Für die Kosten innerhalb der Verwaltung, für die ausreichend gesicherte Parameter vorliegen, sollten diese auch zur Planung der Kostenhöhe für die zukünftige Periode herangezogen werden. Das trifft in aller Regel für große Teile der IT-Kosten, der Kosten für das Personalwesen und für das Rechnungswesen zu.
Abhängigkeit von Fachabteilungen
Die Höhe der IT-Kosten hängt von der Anzahl der Anwender in den Fachabteilungen ab. Planen diese, ihren Mitarbeiterstamm in der kommenden Periode auszubauen, fallen auch mehr Anwender an, die durch die IT versorgt werden müssen. Lizenzkosten entstehen, die neuen Anwender müssen eingewiesen und geschult werden.
Die Kosten in der IT-Abteilung sind aber auch von den geplanten Projekten in den Fachabteilungen abhängig. Wird dort weiter der Ausbau der Digitalisierung betrieben, muss die IT-Abteilung die notwendige Infrastruktur zur Verfügung stellen und Hardware und Software anschaffen und betreiben.
Ähnliche Abhängigkeiten können in vielen anderen Bereichen gefunden werden. Plant z. B. der Vertrieb eine Ausweitung des Verkaufs durch das Angebot von Ratenzahlungen, entsteht im Rechnungswesen zusätzliche Arbeit und damit treten zusätzliche Verwaltungskosten auf. Die Ratenzahlungen müssen gebucht werden, ein Kontrollsystem muss sicherstellen, dass die Raten pünktlich eintreffen.
Wer die Parameter, die Einfluss auf die Höhe der Verwaltungskosten nehmen, kennt, kann diese auch planen. Dazu ist ein enger Kontakt mit den Leistungsempfängern im Unternehmen notwendig, der im Rahmen des Budgetprozesses zu einer Planung der Inanspruchnahme der Verwaltungsdienstleistungen führt. Damit dies geschehen kann, müssen die verantwortlichen Leiter der empfangenden Kostenstellen jedoch wissen, welche Kosten für die Dienstleistung anfallen werden. Nur so können sie entscheiden, ob für sie Alternativen sinnvoll sind. So kann z. B. die Ausweitung der Mitarbeiter im Vertrieb durchaus wenig Sinn machen, wenn dafür hohe Kosten an die IT zu verrechnen sind.
Der Planungsprozess für die Verwaltungskosten, der sich auf die zukünftige Situation bezieht, hat daher folgenden Ablauf:
- Schätzung der Verwaltungskosten in dem zu planenden Bereich (z. B. Informationsverarbeitung) aufgrund der Vergangenheitswerte.
- Bekanntgabe der Kosten je Leistungseinheit für die empfangenden Kostenstellen an die Kostenstellenleiter.
- Planung der Inanspruchnahme der Dienstleistung aus der Verwaltung durch die empfangenden Kostenstellen.
- Ermittlung der exakten Plankosten je Leistungseinheit aufgrund der geplanten Inanspruchnahme.
- Bei erheblichen Abweichungen (positiv wie negativ) neuer Start der Planungsrunde mit den Planungen der Inanspruchnahme bei den neuen "Preisen".
Selbstverständlich muss die situationsbezogene Planung auch berücksichtigen, dass Veränderungen aus der Umwelt des Unternehmens auf die Verwaltung zukommen. Neue Gesetze erschweren die Personalverwaltung, neue Gefahren bedrohen die Informationsverarbeitung, der Gesetzgeber beschließt endlich Vereinfachungen in bestimmten Genehmigungsverfahren oder neue Ansprüche der Geldgeber verlangen zusätzliche Aufgaben (z. B. für die Auswirkungen von Basel II). Diese Kostenveränderungen müssen in der Planung der Verwaltungskosten berücksichtigt werden. Damit wird die Planung bestimmt durch die Größen Vergangenheitswert, interne Inanspruchnahme und externe Einflüsse.
Abb. 2: Bestimmungsgrößen der Planung von Verwaltungskosten
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