Total Cost of Ownership (TCO) / 1.2 Vorgehensweise bei der TCO-Ermittlung

Im Vorfeld muss sich der IT-Manager entscheiden, ob er lediglich eine einmalige TCO-Untersuchung durchführen will oder ob er eine grundsätzliche TCO-Ausrichtung seines IT-Controlling anstrebt.

• Eine einmalige TCO-Untersuchung hat den Nachteil, dass sie einen relativ hohen Aufwand verursacht, dem ein nur kurzfristiger Nutzen gegenübersteht. Darüber hinaus erfolgt auch keine Überprüfung der Entscheidung mithilfe einer Nachkalkulation.
• Bei einer ganzheitlichen TCO-Ausrichtung ist der Einführungsaufwand zwar auch hoch, dem steht allerdings ein geringer Fortführungsaufwand entgegen. Entscheidungsrelevante Informationen sind dann jederzeit verfügbar. Ein Kostenbewusstsein wird geschaffen, d. h., eine "TCO-Kultur" wird gelebt und somit ist ein langfristiger Nutzen sichergestellt.

Die zentrale Aufgabe des IT-Controlling ist der Aufbau von TCO-orientierten Kalkulationen für die einzelnen IT-Produkte und Projekte, um den Status quo zu ermitteln. Auf dieser Grundlage werden dann im Vergleich mit marktüblichen Preisen (Benchmarks) erreichbare Ziele gesetzt und die erforderlichen Maßnahmen eingeleitet.

Folgende Schritte charakterisieren ein typisches TCO-Projekt:^[1]

1. IT-Prozessanalyse und Produktbildung,
2. Strukturierung der IT-Infrastruktur,
3. Ermittlung der Leistungsstandards je IT-Produkt,
4. Aufbau einer leistungsbezogenen Kostenplanung,
5. Kalkulation der IT-Produkte (Stückkostenkalkulation),
6. Kostenträgerrechnung (monatliche Nachkalkulation der IT-Produkte) und Produktergebnisrechnung.

[1] Vgl. Jaeger, F. (2000).