Als Ausgaben i. S. d. § 10b EStG zählen neben Geld- und Sachspenden auch Aufwendungen eines Spenders zur Erfüllung der satzungsmäßigen Zwecke des Zuwendungsempfängers, wenn der Zuwendende auf seinen Aufwendungsersatzanspruch (sog. Aufwandsspenden) verzichtet. Dies gilt auch im Verhältnis eines Spendenempfängers zu seinen ehrenamtlich tätigen Mitgliedern. Die Finanzverwaltung geht allerdings von der Vermutung aus, dass Leistungen ehrenamtlich tätiger Mitglieder und Förderer des Vereins unentgeltlich und ohne Aufwendungsersatzanspruch erbracht werden. Sie hält diese Vermutung jedoch für widerlegt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind[1]:
- Der Aufwendungsersatzanspruch muss durch einen Vertrag (grundsätzlich durch schriftliche Vereinbarung), durch Satzung oder einen rechtsgültigen Vorstandsbeschluss eingeräumt worden sein. Ein derart begründeter Anspruch muss vorliegen, bevor die zum Aufwand führende Tätigkeit begonnen worden ist und die Mitglieder müssen davon Kenntnis erlangen. Wird die Ersatzpflicht erst nachträglich begründet, kommt ein Spendenabzug erst für die anschließend entstandenen Ansprüche in Betracht;
- der Aufwandsersatzanspruch muss ernsthaft eingeräumt sein und er darf nicht von vornherein unter der Bedingung des Verzichts stehen. Indizien dafür sind neben der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Vereins die zeitliche Nähe der Verzichtserklärung zur Fälligkeit des Anspruchs. Die Finanzverwaltung erkennt eine Spende nur an, wenn der Verein bei prognostischer Betrachtung zum Zeitpunkt der Einräumung des Anspruchs in der Lage ist, die eingegangene Verpflichtung zu erfüllen.[2] Die Verzichtserklärung ist dann noch zeitnah, wenn bei regelmäßiger Ausübung der Tätigkeit innerhalb eines Jahres nach Fälligkeit des Anspruchs und bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von 3 Monaten der Verzicht erklärt wird. Regelmäßig ist eine Tätigkeit, wenn sie gewöhnlich monatlich ausgeübt wird;
- der Ersatzanspruch muss sich auf Aufwendungen zur Erfüllung der satzungsmäßigen Zwecke beziehen. Für dessen Höhe ist der vereinbarte Anspruch maßgeblich, wobei ein unangemessen hoher Betrag die Gemeinnützigkeit gefährden kann.[3]
Bei dem Verzicht auf die Aufwandserstattung handelt es sich um eine Geldspende, bei der entbehrlich ist, dass Geld hin- und herfließt. In der Spendenbescheinigung ist deshalb eine Geldzuwendung i. H. d. Aufwands zu bescheinigen. Dazu sind geeignete Angaben über die entstandenen Ausgaben festzuhalten und zur evtl. Überprüfung durch das Finanzamt aufzubewahren.
Aufwandsspende
Ein Mitglied des örtlichen Fußballvereins befördert die Jugendmannschaft mit seinem privaten Pkw kostenlos zu Auswärtsspielen. In der durch die Vereinssatzung gedeckten Reisekostenordnung ist festgelegt, dass den Mitgliedern und Förderern des Vereins die Auslagen für solche Fahrten zu ersetzen sind. Der Verein könnte die Zahlungsverpflichtung aufgrund seiner wirtschaftlichen Situation auch erfüllen. Das Vereinsmitglied unternimmt die Fahrten ehrenamtlich und verzichtet auf den Ersatz der Auslagen. Dieser Verzicht wird in einer Aufstellung über die durchgeführten Fahrten (Datum, Ziel, Entfernung, Zweck) dokumentiert, die das Vereinsmitglied jeweils am Monatsende erstellt.
In Höhe der angemessenen Aufwendungen liegt eine begünstigte Aufwandsspende vor. Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw gilt ein Aufwendungsersatz bis zu 0,30 EUR je km als angemessen.
Anstelle des Verzichts auf den Aufwandsersatz kann sich der Spender den Erstattungsanspruch auch auszahlen und dem Verein als Geldspende wieder zugutekommen lassen. Der Verzicht auf bestehende sonstige Ansprüche wie z. B. Lohn- oder Honorarforderungen (sog. Rückspende) ist unter den dargestellten Voraussetzungen auch dann zulässig, wenn es sich um Beträge handelt, die beim Empfänger unter den Steuerbefreiungstatbestand nach § 3 Nr. 26 EStG (Übungsleiter-Freibetrag bis zur Höhe von 3.000 EUR jährlich) oder nach § 3 Nr. 26a EStG (Ehrenamtsfreibetrag bis zur Höhe von 840 EUR jährlich) fallen.[4]
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