Der Arbeitgeber trägt die Kosten der Übernachtung, wenn der Arbeitnehmer auf seine Veranlassung hin eine Geschäftsreise unternimmt. Das gilt auch für GmbH-Gesellschafter, die Arbeitnehmer ihrer GmbH sind.
Der Arbeitgeber kann die Kosten
- unmittelbar übernehmen oder
- dem Arbeitnehmer erstatten.
Legt der Arbeitnehmer keine Kostenbelege vor, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten im Inland auch pauschal mit 20 EUR ohne Nachweis erstatten.[1] Voraussetzung ist lediglich, dass der Arbeitnehmer auswärts übernachtet hat.
Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten für Übernachtungen nur dann erstatten, wenn die entstandenen Übernachtungskosten durch eine Rechnung nachgewiesen werden. Der Vorsteuerabzug ist möglich, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Die Rechnung muss dann alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten. Das bedeutet, dass die Rechnung nicht auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt sein darf. Vielmehr muss der Unternehmer (die Firma) als Leistungsempfänger aufgeführt sein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto sind geringere Anforderungen zu erfüllen.
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