Reisekosten Ausland für Unt... / 2 Wie bei Auslandsreisen der betriebliche Anlass nachzuweisen ist

Aufwendungen für Reisen ins Ausland dürfen nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Gemischt veranlasste Reisen werden zeitanteilig in einen betrieblichen und einen privaten Anteil aufgeteilt. Insbesondere bei den Reisekosten hat der BFH das Prinzip "Alles oder Nichts" für ungültig erklärt. Ist eine Reise sowohl betrieblich als auch privat veranlasst, dürfen die Kosten aufgeteilt werden. Nimmt der Ehegatte bzw. Lebensgefährte des Unternehmers ohne betrieblichen Grund an der Reise teil, sind dessen Kosten nicht abziehbar. Unabhängig davon kann der Unternehmer aber den beruflichen Teil seiner eigenen Reisekosten steuerlich geltend machen. Aus einer teilweise beruflichen Reise wird allein wegen der Teilnahme des Ehegatten bzw. Lebensgefährten keine private Reise.

Die Aufteilung erfolgt nach feststehenden Zeitanteilen oder einem anderen Aufteilungsmaßstab. Bei doppeltmotivierten Reisekosten kann eine Aufteilung im Verhältnis 50 zu 50 infrage kommen. Es besteht allerdings kein Anspruch darauf, dass zumindest die Hälfte der Reisekosten steuerlich abzugsfähig ist. Wenn der beruflichen Tätigkeit ein bestimmter Zeitaufwand zugeordnet werden kann, erfolgt die Aufteilung hiernach.

 

Praxis-Beispiel

Recherchereise mit dem Lebensgefährten

Eine Schriftstellerin hat mit ihrem Lebensgefährten eine 23-tägige Reise nach Australien und nach Neuseeland unternommen, wo sie 4 Tage im Stadtarchiv von Auckland mit Recherchen für ihren Roman beschäftigt war. Die Reisekosten der Schriftstellerin für diesen Zeitraum sah das Finanzgericht als beruflich veranlasst an und teilte Kosten der Hin- und Rückreise entsprechend auf. Der BFH sah diese Aufteilung als sachlich gerechtfertigt an.

 

Praxis-Tipp

Dokumentation des betrieblichen Anlasses

Wie ein Sachverhalt zu beurteilen ist, hängt von der jeweiligen beruflichen Situation ab. Ein Unternehmer kann den beruflichen Teil der Reise durch Schriftverkehr bzw. den Austausch von E-Mails dokumentieren. Sinnvoll ist es, wenn er den Zeitaufwand für seine beruflichen Tätigkeiten aufzeichnet. Je konkreter er den Umfang seiner beruflichen Tätigkeit darstellen kann, desto besser sind seine Chancen, größere Teile der Reisekosten als Betriebsausgaben abziehen zu können.

2.1 Den Grund der Reise dokumentieren

Das Finanzamt verlangt bei Auslandssachverhalten generell eine erhöhte Mitwirkung aller Betroffenen. Ohne die Mitwirkung des Unternehmers betrachtet das Finanzamt seine Aufwendungen als Kosten der privaten Lebensführung, die steuerlich nicht abziehbar sind. Der Grund, aus dem eine Geschäftsreise unternommen wird, sollte daher immer dokumentiert werden. Das Finanzamt prüft bei Auslandsreisen besonders gründlich, ob es sich teilweise oder eventuell insgesamt um eine private Reise handelt.

2.2 Aufbau von Geschäftsbeziehungen erfordert sorgfältigere Dokumentation

Führt der Unternehmer einen konkreten Auftrag aus, z. B. den Einkauf oder die Auslieferung von Waren oder die Reparatur von Maschinen, liegt der betriebliche Anlass klar auf der Hand. Wenn er aber Geschäftsbeziehungen auf- und ausbaut, sollte er Folgendes tun:

  • den Verlauf der einzelnen Reisetage möglichst genau beschreiben,
  • angeben, welche geschäftlichen Angelegenheiten er am Vormittag und welche er am Nachmittag erledigt hat,
  • festhalten, mit wem er worüber verhandelt hat,
  • festhalten, welche Verträge, Aufträge, Protokolle, Bewirtungsrechnungen usw. im Zusammenhang mit der Geschäftsreise stehen.

Es ist zweckmäßig, den konkreten Anlass einer Reise zu dokumentieren, z. B. den Informationsaustausch mit der deutschen Handelskammer in dem entsprechenden Land.

 

Praxis-Beispiel

Verhandlungen mit zeitlichen Unterbrechungen

Ein Maschinenbauunternehmer fliegt nach New York, um dort mit einem amerikanischen Unternehmer über den Verkauf seiner Maschinen zu verhandeln. Er macht seinem amerikanischen Kollegen ein Angebot, das dieser in seinem Unternehmen prüfen lässt.

Nach 2 Tagen treffen sich beide Unternehmer. Die Verhandlungen gehen weiter, wobei nunmehr der amerikanische Unternehmer festlegt, unter welchen Voraussetzungen er zum Vertragsabschluss bereit ist. Der deutsche Maschinenbauunternehmer lässt nunmehr in seinem Unternehmen in Deutschland prüfen, ob der Auftrag unter diesen Vorgaben noch genügend Profit abwirft. Diese Überprüfung dauert weitere 2 Tage. Anschließend kommt es zum Vertragsabschluss. Der deutsche Unternehmer fliegt am folgenden Tag wieder nach Deutschland zurück.

Ergebnis: An 3 Tagen wurde zwischen den Unternehmern verhandelt. Die dazwischenliegenden vier verhandlungsfreien Tage nutzte der Maschinenbauunternehmer, um sich New York und Boston anzusehen. Die verhandlungsfreien Tage waren nicht vermeidbar, sodass auch die Wartezeit betrieblich veranlasst ist. Es handelt sich also insgesamt um eine betriebliche Reise, auch wenn der deutsche Unternehmer die freien Tage genutzt hat, um sich Sehenswürdigkeiten in der Umgebung anzusehen.

Der Unternehmer sollte den Verhandlungsablauf dokumentieren und kann dann alle Kosten als Betriebsausgaben abziehen. Voll abziehbar sind somit

  • die Kosten für alle Übernachtungen,
  • die Verpflegun...

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