Auch aus Übernachtungskosten der Arbeitnehmer anlässlich einer Dienstreise ist beim Unternehmer (Arbeitgeber) der Vorsteuerabzug zulässig. Dies gilt – unabhängig von der ertragsteuerlichen Behandlung – auch bei Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit und doppelter Haushaltsführung oder wenn der Arbeitnehmer die Hotelrechnung zuerst selbst bezahlt und ihm der Arbeitgeber die Aufwendungen lohnsteuerfrei erstattet (und hierbei den Frühstücksanteil von 5,60 EUR abzieht).
Steuersätze bei Hotelübernachtung und Frühstück
Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass seit dem 1.1.2010 die Hotelübernachtung dem ermäßigten Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG) und das Frühstück bis zum 30.6.2020 dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegt. Seit dem 1.7.2020 ist das Entgelt für Frühstück aufzuteilen. Sämtliche Abgabe von Speisen im Hotel- und Gastwirtschaftsbereich unterliegen seitdem dem ermäßigten Steuersatz, während die Getränke weiterhin dem Regelsteuersatz unterliegen. Die ursprünglich aufgrund der Corona-Pandemie eingeführte Senkung des Steuersatz von 19 % auf 7 % auf die Abgabe von Speisen mit Dienstleistungen bis zum 30.6.2021 wurde bereits mehrfach verlängert – zuletzt bis zum 31.12.2023.
Dienstreise eines Arbeitnehmers mit Hotelübernachtung
Der Maschinenhersteller M aus Köln schickt einen Mechaniker (Arbeitnehmer) nach München zur Reparatur einer Maschine eines Kunden. In der auf M adressierten Hotelrechnung für eine Übernachtung des Mechanikers ist im Gesamtbetrag von 100 EUR ein Betrag von 20 EUR für das Frühstück ausgewiesen. In der Rechnung des Hotels wurde wie folgt die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen: für die Übernachtung 5,23 EUR (80 EUR x 7/107) und für das Frühstück 0,80 EUR (5 EUR x 19/119) und 0,98 EUR ( 15 EUR x 7/107).
Der Vorsteuerabzug ist i. H. v. insgesamt 7,01 EUR zulässig. Da es sich um eine Kleinbetragsrechnung unter 250 EUR handelt, muss in der Rechnung nicht zwingend der Unternehmer als Leistungsempfänger angegeben sein. Wird bei einer Kleinbetragsrechnung nur der jeweilig auf die Übernachtung entfallende Bruttobetrag mit dem zutreffenden Steuersatz von 7 % und auf das Frühstück entfallende Bruttobetrag mit dem zutreffenden Steuersatz von 7 % bzw. 19 % angegeben, kann die Vorsteuer mit 7/107 und mit 19/119 aus dem jeweiligen Bruttobetrag herausgerechnet werden.
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