6.2.1 Höhe der Verpflegungspauschalen
Der Werbungskostenabzug für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt bereits bisher für alle Arten von Auswärtstätigkeiten (Dienstreise, Fahr- und Einsatzwechseltätigkeit) nach einheitlichen Regeln. Der Abzug ist nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Für die berufliche Auswärtstätigkeit sind zeitlich gestaffelte Verpflegungspauschalen anzuwenden. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen.
Seit 2014 gilt eine 2-stufige Staffelung der Pauschalbeträge. Die Höhe der Inlandsverpflegungspauschalen bestimmt sich ausschließlich nach der Abwesenheitszeit am einzelnen Kalendertag.[1] Die zeitlich gestaffelten Verpflegungspauschalen bei einer beruflichen Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bzw. bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit für An- und Abreisetage sowie für Tage mit einer Abwesenheitsdauer von mindestestens 24 Stunden betragen 14 bzw. 28 EUR .
Nach der gesetzlichen Regelung ergeben sich für den Veranlagungszeitraum 2023 die folgenden Inlandsverpflegungspauschalen, deren Höhe sich ausschließlich nach der Abwesenheitszeit am einzelnen Kalendertag bestimmt.[2]
| Abwesenheitsdauer | Pauschbetrag |
|---|---|
| bis 8 Stunden | 0 EUR |
| mehr als 8 Stunden | 14 EUR |
| An- und Abreisetag | 14 EUR |
| mindestens 24 Stunden | 28 EUR |
Für berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland sind wie bisher die vom BMF für die einzelnen Staaten festgesetzten Auslandstagegelder maßgebend.[3] Die Auslandsreisekosten für Verpflegung berechnen sich mit 120 % und 80 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz.
Die Übersicht macht deutlich, dass Verpflegungskosten auch bei eintägigen Reisen begünstigt sind. Die Verpflegungspauschale von 28 EUR setzt aufgrund ihrer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden in der praktischen Anwendung eine mehrtägige (mindestens 3-tägige) berufliche Auswärtstätigkeit voraus. Sie kommt für den bzw. die Zwischentage nach der An- bzw. Abreise zum Ansatz.
6.2.2 An- und Abreisetage
Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, dürfen sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 14 EUR als steuerfreier Spesenersatz bzw. als Werbungskosten angesetzt werden kann, ohne dass es einer zeitlichen Mindestabwesenheit an diesen Tagen bedarf.[1] An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit werden gesetzlich als die Tage definiert, an denen der Arbeitnehmer nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet. Dies kann der Anreisetag oder Abreisetag, aber auch der auf die Anreise folgende bzw. der auf die Abreise vorangehende Tag sein.
Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten
Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt von Montag bis Mittwoch eine 3-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 20.00 Uhr und endet am Mittwoch um 13.30 Uhr in der Firma des Arbeitnehmers.
Der Außendienstmitarbeiter darf für den vollen Reisetag, an dem die Abwesenheitsdauer 24 Stunden betragen hat, die volle Pauschale von 28 EUR und für den An- bzw. Rückreisetag jeweils die Pauschalen von 14 EUR für die während der Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten als Werbungskosten ansetzen. Unerheblich für die An- und Abreisepauschale von 14 EUR ist, wo die Dienstreise beginnt bzw. endet. Ebenso ist für diese Tage die zeitliche Abwesenheitsdauer nicht zu prüfen.
An die Übernachtung sind keine besonderen Anforderungen zu stellen. Ausreichend ist auch die Übernachtung im Zug oder im Fahrzeug. Unerheblich ist auch, ob für die Übernachtung tatsächlich Übernachtungskosten anfallen. Bedeutung hat dies für Lkw- oder Busfahrer, die im Fahrzeug übernachten. Entscheidend ist aber, dass die Übernachtung im Fahrzeug an die Stelle einer "Fremdübernachtung" tritt. Da ihnen keine Kosten für die Übernachtung entstehen, wird die normale Übernachtungspauschale nicht gewährt.[2] Allerdings kann sowohl für den An- und Abreisetag sowie für die Zwischentage die Verpflegungspauschale mit 14 EUR bzw. 28 EUR gewährt werden. Es kommt jeweils nur darauf an, dass der Arbeitnehmer mehrtägig mit Übernachtung auswärts tätig ist.[3]
Schließen sich mehrere Auswärtstätigkeiten ohne zwischenzeitliche Berührung des Arbeitgeberbetriebs oder der Wohnung nahtlos aneinander an, ist die Verpflegungspauschale für 24-stündige Abwesenheit zu gewähren, wenn die Gesamtabwesenheitsdauer länger als 24 Stunden beträgt. Bei den Reise-Zwischentagen handelt es sich um keine An- oder Abreisetage.
Mehrere Dienstreisen als eine mehrtägige berufliche Auswärtstätigkeit
Ein Arbeitnehmer wird von seinem Berliner Arbeitgeber zu einer Auswärtstätigkeit ab Montag nach München entsandt. Am Mittwoch reist der Arbeitnehmer zu einer weiteren Auswärtstätigkeit ohne Zwischenstation bei seinem Arbeitgeber o...
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