Reisekosten / 6.2 Vereinfachte Verpflegungspauschalen durch 2-stufige Staffelung

6.2.1 Höhe der Verpflegungspauschalen

Der Werbungskostenabzug für berufliche Tätigkeiten ­außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt bereits bisher für alle Arten von Auswärtstätigkeiten (Dienstreise, Fahr- und Einsatzwechseltätigkeit) nach einheitlichen Regeln. Der Abzug ist nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Für die berufliche Auswärtstätigkeit sind zeitlich gestaffelte Verpflegungspauschalen anzuwenden. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen.

Nach der gesetzlichen Regelung ergeben sich die folgenden Inlandsverpflegungspauschalen, deren Höhe sich ausschließlich nach der Abwesenheitszeit am einzelnen Kalendertag bestimmt.

 
Abwesenheitsdauer Pauschbetrag
bis 8 Stunden 0 EUR
mehr als 8 Stunden 12 EUR
An- und Abreisetag 12 EUR
mindestens 24 Stunden 24 EUR

Für berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland sind wie bisher die vom BMF für die einzelnen Staaten festgesetzten Auslandstagegelder maßgebend. Die Auslandsreisekosten für Verpflegung berechnen sich mit 120 % und 80 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz.

Die Übersicht macht deutlich, dass Verpflegungskosten auch bei eintägigen Reisen begünstigt sind. Die Verpflegungspauschale von 24 EUR setzt aufgrund ihrer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden in der praktischen Anwendung eine mehrtägige (mindestens 3-tägige) berufliche Auswärtstätigkeit voraus. Sie kommt für den bzw. die Zwischentage nach der An- bzw. Abreise zum Ansatz.

6.2.2 An- und Abreisetage

Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, dürfen sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 12 EUR als steuerfreier Spesenersatz bzw. als Werbungskosten angesetzt werden kann, ohne dass es einer zeitlichen Mindestabwesenheit an diesen Tagen bedarf. An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit werden gesetzlich als die Tage definiert, an denen der Arbeitnehmer nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet. Dies kann der Anreisetag oder Abreisetag, aber auch der auf die Anreise folgende bzw. der auf die Abreise vorangehende Tag sein.

 

Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten

Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt von Montag bis Mittwoch eine 3-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 20.00 Uhr und endet am Mittwoch um 13.30 Uhr in der Firma des Arbeitnehmers.

Der Außendienstmitarbeiter darf für den vollen Reisetag, an dem die Abwesenheitsdauer 24 Stunden betragen hat, die volle Pauschale von 24 EUR und für den An- bzw. Rückreisetag jeweils die Pauschalen von 12 EUR für die während der Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten als Werbungskosten ansetzen. Unerheblich für die An- und Abreisepauschale von 12 EUR ist, wo die Dienstreise beginnt bzw. endet. Ebenso ist für diese Tage die zeitliche Abwesenheitsdauer nicht zu prüfen.

An die Übernachtung sind keine besonderen Anforderungen zu stellen. Ausreichend ist auch die Übernachtung im Zug oder im Fahrzeug. Unerheblich ist auch, ob für die Übernachtung tatsächlich Übernachtungskosten anfallen. Bedeutung hat dies für Lkw- oder Busfahrer, die im Fahrzeug übernachten. Entscheidend ist aber, dass die Übernachtung im Fahrzeug an die Stelle einer "Fremdübernachtung" tritt. Da ihnen keine Kosten für die Übernachtung entstehen, wird keine Übernachtungspauschale gewährt. Allerdings kann sowohl für den An- und Abreisetag sowie für die Zwischentage die Verpflegungspauschale mit 12 EUR bzw. 24 EUR gewährt werden. Es kommt jeweils nur darauf an, dass der Arbeitnehmer mehrtägig mit Übernachtung auswärts tätig ist.

Schließen sich mehrere Auswärtstätigkeiten ohne zwischenzeitliche Berührung des Arbeitgeberbetriebs oder der Wohnung nahtlos aneinander an, ist die Verpflegungspauschale für 24-stündige Abwesenheit zu gewähren, wenn die Gesamtabwesenheitsdauer länger als 24 Stunden beträgt. Bei den Reise-Zwischentagen handelt es sich um keine An- oder Abreisetage.

 

Praxis-Beispiel

Mehrere Dienstreisen als eine mehrtägige berufliche Auswärtstätigkeit

Ein Arbeitnehmer wird von seinem Berliner Arbeitgeber zu einer Auswärtstätigkeit ab Montag nach München entsandt. Am Mittwoch reist der Arbeitnehmer zu einer weiteren Auswärtstätigkeit ohne Zwischenstation bei seinem Arbeitgeber oder seiner Wohnung direkt von München nach Hamburg. Am Freitag kehrt der Arbeitnehmer zu seiner Berliner Wohnung zurück.

Für Montag (Anreisetag) und Freitag (Abreisetag) kann der Arbeitgeber jeweils eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 12 EUR bezahlen. Für Dienstag bis Donnerstag kann jeweils die Verpflegungspauschale für 24-stündige Abwesenheit i. H. v. 24 EUR steuerfrei erstattet werden.

Kehrt der Arbeitnehmer zwischen 2 Dienstreisen – wenn auch nur kurz – zu seinem Arbeitgeber oder seiner Wohnung zurück, handelt es sich bei dem "Zwischentag" um einen An- und Abreisetag. Für diesen Tag kann insgesamt nur einmal die Verpflegungspauschale i. H. v. 12 EUR erstattet werden. Die Gewährung der Verpflegungspauschale i. H. v. 24 E...

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