Rechnung: Kosten sparen mit der elektronischen Rechnung

Zusammenfassung

 
Überblick

Im Fokus der Kosteneinsparung fällt der Blick auch auf die elektronische Rechnung. Ab Juli 2011 wurde die elektronische Rechnungsstellung enorm vereinfacht. Seit Juni 2014 stellt eine Arbeitsgruppe des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie eine weitere Plattform zur Implementierung dieser Rechnungsform vor. Die bisherigen BMF-Schreiben zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung vom 7.11.1995 (GoBS) und zum Datenzugriff vom 16.7.2001 (GdPDU) wurden durch ein neues Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD) ersetzt. Was dazu beachtet werden muss und wie man von den neuen Möglichkeiten profitiert, zeigt dieser Beitrag.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Gesetzliche Regelungen zu finden in: § 14 Abs. 1 UStG, § 14b Abs. 1 UStG, § 15 Abs. 1 UStG, §§ 146, 147 AO

BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

BMF, Schreiben v. 2.7.2012, IV D 2 – S 7287-a09/10004:003, BStBl 2012 I S. 726

BFH, Urteil v. 26.9.2007, I B 53, 54/07, BStBl 2008 II S. 415, Datenzugriff, eingescannte Unterlagen

1 Rechtlicher Rahmen der elektronischen Rechnung

1.1 Umsatzsteuersystem: So wird die Umsatzsteuer erfolgsneutral

  • Umsätze von Unternehmern unterliegen regelmäßig der Umsatzsteuer. Der Steuersatz beträgt derzeit 19 % (in Ausnahmefällen 7 %).
  • Der leistende Unternehmer rechnet seinen erbrachten Umsatz (100 %) ab und schlägt zusätzlich noch einmal 19 % Umsatzsteuer auf. Der Kunde muss dann den Rechnungsbetrag i. H. v. 119 % begleichen.
  • Der leistende Unternehmer führt die 19 % Umsatzsteuer an das Finanzamt ab; es verbleiben ihm die 100 % Umsatz (=umsatzsteuerliches Entgelt).
  • Sofern der Kunde ebenfalls ein Unternehmer ist und er die Leistung für sein Unternehmen bezieht, kann er sich die 19 % Umsatzsteuer des Leistenden vom Finanzamt als Vorsteuer erstatten lassen, sofern er im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung ist. Betriebswirtschaftlich ist er dann nur mit 100 % (= umsatzsteuerliches Entgelt des Leistenden) belastet.

1.2 Gleichstellung von Papier und elektronischer Rechnung

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 wurde eingeführt, dass Rechnungen auch in elektronischer Form gestellt werden dürfen. Damit sind die Rechnung in Papierform und die Rechnung in elektronischer Form weitgehend gleichgestellt. Voraussetzung ist

  • die Zustimmung des Rechnungsempfängers

    und dass

  • die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
  • die Unversehrtheit des Inhalts und
  • die Lesbarkeit des Inhalts

gewährleistet sind.

1.2.1 Zustimmung des Rechnungsempfängers

Für die Zustimmung des Empfängers bedarf es keiner besonderen Form. Sie kann schriftlich, mündlich oder mittels durchgeführter Praxis also stillschweigend erfolgen.

1.2.2 Echtheit der Herkunft

Damit soll sichergestellt werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungsformular genannten Rechnungsaussteller kommt.

1.2.3 Unversehrtheit des Inhalts

Darunter versteht man, dass bei der Übermittlung der Rechnung die in der Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert werden können. Es soll sichergestellt sein, dass beispielsweise die Bezeichnung der Leistung, Bezeichnung des Leistenden, das Entgelt und der Steuersatz nicht verändert werden können.

1.2.4 Lesbarkeit des Inhalts

Bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen will das Finanzamt die Rechnungsbelege einsehen. Dazu müssen in der Firma entsprechende Soft- und Hardware vorgehalten werden. Ein Ausdruck lediglich auf Papier ist nicht zulässig.

1.3 Wie Nachweise erbracht werden können

Nach den Vorschriften des UStG müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts, die Lesbarkeit und Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet sein. Dieses kann durch jedes betriebsspezifische Kontrollverfahren erreicht werden, wenn ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen wird. Z. B. durch Überprüfen von:

  • Übereinstimmung der Rechnung mit dem Lieferschein,
  • gelieferter Art und Menge der Ware bzw. in Rechnung gestellter Leistung oder
  • Kontonummern.

Wichtig sind hier eine detaillierte Beschreibung des Verfahrens, die Dokumentation der Handlungsabläufe sowie die Aufzeichnung durchgeführter Kontrollen.

 
Hinweis

Qualifizierte elektronische Signatur/EDI-Verfahren

Die ehemals geforderte elektronische Signatur, wahlweise mit Anbieter-Akkreditierung bzw. das EDI-Verfahren sind seit 1.7.2011 nicht mehr zwingend erforderlich! Spezielle Verfahren werden nicht mehr vorgeschrieben.

1.4 Pflichten der Unternehmer

1.4.1 Rechnungsempfänger muss eine Rechnung vorweisen

Nur wer eine Leistung erhalten hat und im Besitz der dazugehörigen Rechnung ist, kann Vorsteuer abziehen.

1.4.2 Rechnungsaussteller muss eine Rechnung ausstellen

Um den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers nicht zu gefährden, ist der Leistende zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet.

 
Praxis-Tipp

Widerspruchsrecht des Rechnungsempfängers

Verfügt der Rechnungsempfänger nicht über die Möglichkeit, Rechnungen im elektronischen Format zu empfangen oder zu archivieren, kann er auf die Erteilung einer Rechnung in Papierform bestehen.

1.4.3 Für Gutschriften gelten die gleichen Vorschriften

Sind sich Leistender und Leistungsempfänger einig, dass der Leistungsempfänger mit einer Gutschrift abrechnet, kann diese ebenfalls in Papier- oder elektronischer Form erstellt werden. Die vorgenannten Vorschriften gelten dann entsprechend.

2 Steuerliche Problemfelder

2.1 Rechnungseingang: Diese Voraussetzungen müssen für den Vorsteuerabzug erfüllt sein

Stellt der Leistende eine elektronische Rechnung aus, ist der Vorsteuerabzug m...

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