Maschinenstundensatzrechnung in Handwerk und Produktion: So bestimmen Sie die Auftragskosten richtig

Zusammenfassung

  • In Fertigungs-oder Handwerksbetriebenwerden regelmäßig Maschinen wie Dreh-, Stanz-, Fräs- oder Schleifautomaten eingesetzt, mit stetig steigendem Anteil an den Gesamtkosten. Hingegen sinkt der Anteil manueller Arbeiten, bei denen hauptsächlichLöhne bzw. Personalkosten anfallen, kontinuierlich.
  • Diese Veränderungen gilt es in der Kalkulation zu berücksichtigen. Neben Material, Komponenten bzw. Fertigteilen und Personal sind auch die Kosten für den Einsatz der Maschinen und die übrigen Kosten des Betriebs verursachungsgerecht in Rechnung zu stellen.
  • Für eine vollständige Auftragskalkulation empfiehlt es sich, nach Zusammenstellung aller Kosten für die Herstellung eines Produkts oder die Durchführung eines Auftrags noch Gewinnvorstellungen sowie evtl. zu gewährende Nachlässe etc. einzubeziehen, um gewinnbringend zu arbeiten.
  • Zu diesem Beitrag gibt es eine Excel-Arbeitshilfe "Maschinenstundensatzkalkulation in Handwerk und Produktion" (HI1494729), die Sie bei Ihrer Preiskalkulation unterstützt.

Vorbereitung: Diese Daten werden benötigt

Für die Durchführung der Maschinenstundensatzrechnung ist es notwendig, Arbeits- und Maschinenlaufzeiten zu berechnen oder zu überschlagen. Darüber hinaus müssen Sie Ihre Kosten kennen und diese in Material-, Maschinen- und sonstige Kosten unterteilen können (vgl. Tab. 1):

 
Was Woher
Arbeitsstunden und Maschinenlaufzeiten Eigene Erhebungen, Aufschreibungen oder Schätzungen
Kostenerfassung und Aufstellung Kostenübersicht Buchhaltung oder Steuerberater

Tab. 1: Notwendige Daten

In der Regel verursachen Maschinen unterschiedlich hohe Kosten. Bei einer Maschine ist der Kostensatz niedriger, bei der anderen höher. Um bei allen Maschinen kostendeckend arbeiten zu können muss für jede Maschine ein eigener Kostensatz pro Stunde ermittelt werden. Wenn Sie Ihren Kunden einen einheitlichen Satz für alle Maschinen berechnen, besteht die Gefahr, dass Sie in einem Fall pro Stunde überproportional hohe Gewinne und im anderen Fall Verluste erwirtschaften. Zudem gehen Sie das Risiko ein, dass Sie Aufträge verlieren, wenn Sie z. B. bei einem Auftrag, der mit einer Maschine mit niedrigen Kosten umgesetzt werden kann, einen höheren Durchschnittsatz berechnen und Ihren Kunden so ein zu teures Angebot unterbreiten.

 

Hinweis

Ohne Maschinenpark: Arbeitsstundensatzrechnung als Alternative prüfen

Setzen Sie als Handwerksbetrieb keine größeren Maschinen ein, sollten Sie prüfen, ob es für Sie günstiger ist, die Arbeitsstundensatzrechnung einzusetzen.

Maschinenstundensatzrechnung Schritt für Schritt

Abb. 1: Maschinenstundensatzrechnung richtig durchführen

Schritt 1: Arbeitszeiten ermitteln

Ihre Kosten stellen Sie Ihren Kunden in Form von Arbeits- oder Maschinenstunden in Rechnung bzw. einer Kombination aus Arbeits- und Maschinenstunden. Hinzu kommen Materialkosten. Um Stundensätze für Ihre Arbeitszeit oder Ihre Maschinen berechnen zu können, müssen Sie wissen, wie viele Arbeits- bzw. Maschinenstunden pro Jahr Sie anbieten können. Denn Ihre Kosten müssen Sie über die für Ihre Kunden leistbare Arbeits- bzw. Maschinenzeit wieder "hereinholen".

Der erste Schritt besteht darin, zu berechnen, wie viele Arbeitsstunden Sie und Ihre Mitarbeiter leisten können. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Nehmen Sie als Ausgangsbasis die Kalendertage eines Jahres.
  • Ziehen Sie von den Kalendertagen die Tage, ab an denen Sie grundsätzlich nicht arbeiten, etwa Sonntage, Samstage und Feiertage (Regelungen der Bundesländer beachten).
  • Ziehen Sie von den verbleibenden Tagen die tariflichen Urlaubstage und sonstige Fehlzeiten, etwa für Krankheit oder Fortbildung, ab.
  • Multiplizieren Sie diese Anwesenheitstage mit der täglichen tariflichen Arbeitszeit und Sie erhalten die Anwesenheitsstunden pro Jahr und Mitarbeiter.
  • Schätzen Sie den Anteil der unproduktiven Zeiten. Als unproduktiv gelten Zeiten, in denen Sie nicht für Ihre Kunden arbeiten können, z. B. Zeiten für Akquise, Reklamationsbearbeitung oder administrative Aufgaben. Ein guter Ansatz für eine erste Schätzung sind 20-25 %. Später können Sie den Wert durch Aufschreibungen präzisieren. Durch ständig neue Auflagen und Vorgaben, z. B. Umwelt- und Datenschutz oder Compliance steigt der unproduktive Anteil immer weiter. Inzwischen gibt es Betriebe, die 35-40 % (!) der Zeiten als unproduktiv berücksichtigen müssen.
  • Am Ende erhalten Sie die Anzahl produktiver Stunden, die Sie und jeder Mitarbeiter für Ihre Kunden leisten können.
 
Berechnungsschema
  Kalendertage/Jahr 365 Tage
- Samstage 52 Tage
- Sonntage 52 Tage
- Feiertage 8 Tage
- Urlaubstage 30 Tage
- Krankheitstage 5 Tage
- sonstige Abwesenheitszeiten 3 Tage
= Anwesenheitstage 215 Tage
× tarifliche Arbeitszeit/Tag 8 Std.
= Anwesenheitsstunden/Jahr 1.720 Std.
- Unproduktive Zeit (z. B. Schätzung oder Aufschreibung) 344 Std.
= Produktive Zeit/Mitarbeiter 1.376 Std.

Tab. 2: Schema zur Berechnung der Arbeitszeit

Im Normalfall können alle Mitarbeiter diese Anzahl Stunden für Kunden arbeiten. Allerdings gibt es Personen, die einen höheren unproduktiven Zeitanteil haben. Bspw. sind Geschäftsführer oder Controller regelmäßig mehr als 20 % unproduktiv, da ihre Tätigkeiten wichtige Aufg...

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