Eine deutliche Verbesserung im Sinne des IT-Controlling und der Transparenz von Kostenverursachungen ist durch die Einführung einer Prozesskostenrechnung möglich. Die Vorgehensweise der Prozesskostenrechnung wird in zwei Hauptschritte aufgeteilt. Ausgangspunkt ist zunächst die Bestimmung der betrieblichen Prozesse und ihrer Prozessgrößen, die später als Bezugsgrößen in die Prozesskostenkalkulation eingehen. Aus Gründen der Praktikabilität und Wirtschaftlichkeit ist die Prozesskostenrechnung vor allem für die gut strukturierten und sich wiederholenden Tätigkeiten im IT- Bereich geeignet.
Die Prozesse werden von den Kostenstellenleitern oder weiteren Mitarbeitern erhoben. Jede Kostenstelle muss die Prozessmengen und den Einsatz an Personal- und Sachmitteln angeben, der die Höhe der Kosten bei den einzelnen Prozessen bestimmt.
Die wesentlichen und sachlich zusammenhängenden Prozesse werden kostenstellenübergreifend zu Hauptprozessen verdichtet. Dadurch wird die Identifikation der hinter den Prozessen stehenden Kostentreiber erleichtert.
Für jeden Hauptprozess sind die Prozesskosten zu erheben. Das sind in der Regel Personalkosten, Raumkosten, Energiekosten, kalkulatorische Abschreibungen und kalkulatorische Zinsen von genutzten Anlagen etc. Dabei sind auch die oben genannten direkten und auch indirekten Kosten zu berücksichtigen.
Die Prozessmengen sind die Leistungen, die von den jeweiligen Bereichen abgegeben werden. Diese sind in der Regel in den Service-Level-Agreements festgehalten.
Mit Hilfe dieser Angaben lassen sich nun Prozesskostensätze ermitteln, in dem die Prozesskosten mit den Prozessmengen in Verhältnis gesetzt werden. Damit wird eine deutlich verursachungsgerechtere Verteilung der IT-Kosten auf die verursachenden Bereiche gewährleistet als in den klassischen Verrechungssystemen.[1]
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