IT-Controlling: Kosten- und Leistungstransparenz mit den ... / 3.1 Kostenermittlung

Kostenstellenrechnung

Die Zuordnung von Kosten auf die jeweiligen Kostenstellen stellt heute in der Regel kein wirkliches Problem dar, wird aber auch in vielen Unternehmen nicht ausreichend genutzt. Die Kostenstellen sind gemäß den organisatorischen Gegebenheiten und Verantwortungsbereichen zu strukturieren. Die Kosten können dann präzise den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden.

Sehr viel aufwendiger, aber von entscheidender Bedeutung für das Controlling ist die Information, welche direkten und indirekten Kosten für eine bestimmte Tätigkeit oder einen Prozess anfallen.

• Direkte Kosten entstehen bei der Beschaffung und dem Betrieb von Hard- und Software. Sie sind für die Verantwortlichen sichtbar und deshalb transparent. Hierzu zählen die Anschaffungskosten und Prozesskosten der Beschaffungsprozesse, der Aufwand für die Installation von Hardware und Software, die Schulung der Mitarbeiter, Wartung und Support, Betrieb von Help-Desks, Netzwerkbetrieb und Raumkosten.
• IT-Arbeitsplätze und Informationssysteme verursachen enorme indirekte Kosten (z. B. durch Fehlbedienung und/oder mangelhafte Schulung), die sich der einfachen Messung entziehen.

Praxis-Beispiel

Ursachen für indirekte Kosten

• Der Kaufpreis eines typischen Arbeitsplatzcomputers beträgt nur etwa 14 – 15 % der gesamten Kosten, die er im Laufe seiner Lebensdauer insgesamt verursacht. Die restlichen Kosten werden häufig nicht transparent, da sie dem betrieblichen Rechnungswesen nicht zu entnehmen sind.
• Produktivitätsverluste der Mitarbeiter (z. B. fehlende Ausbildung)
• Ausfallzeiten bei unzureichender Wartung oder Fehlfunktionen
• Opportunitätsverluste durch Nichtnutzung von technologischen Möglichkeiten (z. B. Datensicherungskonzept, Laufwerke im Netz), deren Nicht-Nutzung höhere Kosten verursacht als ihr konsequenter Einsatz.
• Ein fehlendes Datensicherungskonzept kann zu einem Datenverlust führen, wenn ein Mitarbeiter Unternehmensdaten auf einem Laptop aufbewahrt und diesen verliert.
• Der Ausfall eines zentralen Mailservers, ein Virenangriff auf das Unternehmensnetz oder nur ein nicht korrekt eingespieltes Upgrade eines Textverarbeitungsprogramms verursachen Arbeitszeitausfälle und Folgekosten durch nicht erfasste Aufträge.

Das in diesem Zusammenhang häufig genannte Argument, dass die Erfassung dieser Kosten schwierig bis unmöglich ist darf das IT-Controlling nicht gelten lassen. Bereits eine qualifizierte Schätzung oder der Einsatz von statistischen Methoden führen zu ersten sinnvollen Ergebnissen. Diese sind daraufhin solange zu verbessern, bis zusätzliche Informationen keinen ernsten weiteren Erkenntniswert haben.