Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur insoweit, als auch eine Aufzeichnungspflicht besteht. Sofern Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke geführt werden müssen, sind sie insoweit auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig. Das gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG im Rahmen einer Einnahme-Überschussrechnung ermitteln. Dabei ist zu beachten, dass sich Aufbewahrungspflichten auch aus materiellrechtlichen Vorschriften ergeben können (z. B. § 14b UStG). Die der Aufbewahrungspflicht unterliegenden Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Dabei wird ein bestimmtes Ordnungssystem nicht vorgeschrieben.
Die insgesamt aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können bis auf wenige Ausnahmen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder Datenträger aufbewahrt werden. Bedingung ist jedoch, dass dies der GoB entspricht. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe der Daten mit den empfangenen Unterlagen und Buchungsbelegen bildlich und inhaltlich identisch sind, wenn sie lesbar gemacht werden. Ferner müssen die aufbewahrten Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
Grundsätzlich sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen in der Form aufzubewahren, in der sie eingegangen oder entstanden sind. Es ist sicherzustellen, dass sie vor Ablauf der Aufbewahrungsdauer nicht gelöscht werden; d. h., sie müssen unveränderbar erhalten bleiben. Dabei ist es unerheblich, ob die Archivierung im Produktivsystem oder in einem ausgelagerten, anderen DV-System erfolgt. Nicht beanstandet wird die Aufbewahrung elektronisch erstellter Korrespondenz, die in Papierform verschickt wird, in Papierform. Auf das Beispiel 9 in Rz 120 des BMF, Schreiben v. 28.11.2019 wird insoweit verwiesen.
Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht kommt es sowohl für die Daten und Dokumente als auch für Papierbelege in erster Linie auf deren Inhalt und Funktion und nicht auf deren Bezeichnung an. Beispielsweise stellt eine E-Mail in der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs ein aufbewahrungspflichtiges Dokument dar. Dient eine E-Mail jedoch nur dem Transport einer beispielsweise elektronisch angehängten Rechnung ohne eigentliche Informationen, ist die E-Mail nicht, die Rechnung jedoch aufbewahrungspflichtig.
Ein elektronisches Dokument muss zur Ablage mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index versehen werden. Die Verknüpfung zwischen Dokument und Index muss für die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Ferner muss sichergestellt werden, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index auch verwaltet werden kann. Kann und wird ein Dokument auch ohne Index verwaltet, kann das unschädlich sein. Bedingung ist jedoch, dass eine Überprüfung in angemessener Zeit möglich ist. Damit die Prüfbarkeit des Originalzustands des elektronischen Dokuments sowie seiner Ergänzungen möglich ist, müssen sämtliche elektronischen Bearbeitungsvorgänge protokolliert werden.
Die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften ist im BMF, Schreiben v. 26.11.2010[1] ausführlich dargestellt.
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