Aufgezeichnete Geschäftsvorfälle dürfen nicht verändert werden. Ihr ursprünglicher Inhalt muss immer feststellbar bleiben. Auch der Buchungszeitpunkt muss immer erkennbar bleiben. Änderungen elektronischer Buchungen müssen zwingend protokolliert werden. Ebenso dürfen elektronische Belege grundsätzlich nicht verändert werden. Sind Änderungen dennoch notwendig, dürfen sie nicht ohne Protokollierung vorgenommen werden. Dabei muss die ursprüngliche Ausfertigung bzw. Fassung als geänderter Vorgang klar und eindeutig sichtbar sein. Ferner muss erkennbar sein, wie der Vorgang geändert worden ist. Auch notwendige Änderungen von Stammdaten müssen so protokolliert werden, dass deren Veränderungen sich nachvollziehen lassen. Zudem sind Änderungen im elektronischen Verfahren immer zwingend zu dokumentieren. Hierbei sind beispielsweise Verarbeitungsprotokolle und Verfahrensdokumentationen hilfreich.
Veränderung von Stammdaten
Geschäftspartner G verlegt im Jahr 01 seinen Betriebssitz in eine andere Stadt. Die neue Anschrift wird richtigerweise in den Stammdaten eingepflegt. Auch in späteren Jahren muss anhand der elektronischen Daten ersichtlich sein, wann G seine Geschäftsanschrift geändert hat und wo sein Sitz vorher war.
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