Die Buchungsbelege – klassisch wie elektronisch – müssen erfassungsgerecht aufbereitet sein. Die Aufbereitung ist bei Fremdbelegen besonders wichtig, da der Unternehmer i. d. R. keinen Einfluss auf die Ausgestaltung dieser Dokumente hat. Werden für Vorgänge elektronische Meldungen ausgestellt und versandt, stellen diese Dateien mit ihrem vollständigen Inhalt die Belegfunktion dar. Sie müssen mit ihrem vollständigen Inhalt gespeichert und aufbewahrt werden. Der Inhalt eines elektronischen oder klassischen Belegs wird schlussendlich auch durch die fortwährend weiterentwickelten GoBD und materiellen steuerrechtlichen Vorschriften definiert.
Die erfassungsgerechte Aufbereitung sowohl der Papier- als auch elektronischen Belege erfordert, dass neben bildhaften Urschriften auch elektronische Belege ausgestellt (z. B. Meldungen, Datensätze) und gesichert werden. Dabei können die Daten in den tatsächlich weiterverarbeiteten Formaten aufbewahrt werden, wenn diese über die höchste, maschinelle Auswertbarkeit verfügen. In Fällen dieser Art erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit und dessen vollständigem Dateninhalt die sogenannte Belegfunktion. In diesem Fall ist diese Datei mit dem vollständigen Inhalt zu speichern. Sofern das so nicht zutrifft, sind sämtliche Formate aufzubewahren. Dies gilt insbesondere gerade dann, wenn mehrere elektronische Meldungen oder Datensätze ohne bildhafte Urschrift ausgestellt werden. Dasselbe gilt auch für elektronische Meldungen (z. B. Kontoauszüge im CSV-Format oder als SML-File), für die inhaltsgleichen Dokumente bildhafter Art zusätzlich ausgestellt werden. Eine zusätzliche Archivierung inhaltsgleicher Kontoauszüge im PDF-Format oder auf Papier kann nur dann entfallen, wenn die strukturierten Kontoauszugsdaten die geforderte Belegfunktion erfüllen.
Setzt der Unternehmer ein Fakturierungsprogramm ein, muss unter Berücksichtigung der genannten Voraussetzungen keine dauerhaft-bildliche Kopie der Ausgangsrechnung ab Erstellung gespeichert werden. Bedingung dabei ist jedoch, dass jederzeit auf Anforderung ein Doppel der Ausgangsrechnung erstellt werden kann. Um davon Gebrauch machen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:
- Die entsprechenden Stammdaten werden laufend historisiert.
- Die AGB werden ebenfalls dauernd historisiert. Zudem muss aus der Verfahrensdokumentation hervorgehen, welche Version der AGB bei Erstellen der Originalrechnung Gültigkeit hatte.
- Das Original-Layout des verwendeten Geschäftsbogens wird als Muster ebenfalls historisiert. Dabei muss auch ersichtlich sein, welches Format bei Erstellung der Originalrechnung verwendet worden ist.
- Die Daten des Fakturierungsprogramms wurden in maschinell auswertbarer Form unverändert aufbewahrt.
Die Form der Belege, die einen Geschäftsvorfall dokumentieren, ist an bestimmte inhaltliche Voraussetzungen gebunden. Das BMF, Schreiben v. 28.11.2019 enthält unter Rz 77 hierfür – ähnlich wie § 14 UStG – einen Katalog von Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen. In diesem Absatz wird auch darauf hingewiesen, dass für umsatzsteuerliche Zwecke weitere Erfordernisse vorausgesetzt werden können.
Sofern Buchungsbelege und/oder Geschäftskorrespondenz in Papierform oder elektronisch Informationen enthalten, die für das Verständnis und die Überprüfung notwendig sind, müssen diese ebenfalls entsprechend aufbewahrt werden. Einzelheiten hierzu enthält die Rz 79 des BMF, Schreiben v. 28.11.2019.
Besonderheiten
Werden im Unternehmen DV-gestützte Prozesse verwendet, kann der Nachweis der zutreffenden Abbildung von Geschäftsvorfällen oftmals nicht mehr durch konventionelle (Papier) Belege erbracht werden. Die Belegfunktion muss dabei durch die ordnungsgemäße Anwendung des betroffenen Verfahrens wie nachfolgend erläutert, nachgewiesen werden:[1]
- Dokumentation der programminternen Vorschriften zur Generierung der Buchungen.
- Nachweis, dass die in der Dokumentation enthaltenen Vorschriften einem autorisierten Änderungsverfahren unterlegen haben; dabei sollten insbesondere der Zugriffsschutz, die Versionsführung sowie das Test- und Freigabeverfahren besonders betrachtet werden.
- Nachweis der Anwendung des genehmigten Verfahrens.
- Nachweis der tatsächlichen Durchführung der einzelnen Buchungen.
Bei Dauersachverhalten gelten die Ursprungsbelege als Basis für mögliche Automatikbuchungen. So sind beispielsweise bei monatlichen AfA-Buchungen nach Anschaffung eines abnutzbaren Wirtschaftsguts der Anschaffungsbeleg mit der Ermittlung der Nutzungsdauer aufbewahrungspflichtig.
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