GoBD: Von A wie Aufzeichnungen bis Z wie Zwangsgeld / 5.2 Formen des Datenzugriffs

Das Finanzamt kann zwischen verschiedenen Möglichkeiten des Datenzugriffs wählen.^[1] Es kann diese Möglichkeiten auch kumulativ in Anspruch nehmen. Folgende Zugriffsmöglichkeiten bestehen:

• Unmittelbarer Datenzugriff (sog. "Z1-Zugriff"):^[2]

  • Nur Lesezugriff des Prüfers am betriebseigenen EDV-System
  • Zugriff auf verknüpfte Tabellen und Datenbanken
  • Auswertungen mit den Möglichkeiten des Systems
  • Fernabfrage/Online-Zugriff/Remote sind nicht zulässig.^[3]

• Mittelbarer Datenzugriff (sog. "Z2-Zugriff"):^[4]

  • Die Zugriffe und Auswertungen entsprechend des unmittelbaren Zugriffs werden nicht vom Außenprüfer selbst, sondern vom Unternehmer oder einer vom Unternehmer beauftragen dritten Person vorgenommen.

• Datenträgerüberlassung (sog. "Z3-Zugriff"):^[5]

  • Datenexport auf einen maschinell auswertbaren Datenträger (i. d. R. CD-ROM bzw. DVD oder USB-Stick)
  • Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware möglich sein.^[6]
  • Entschlüsselung der Daten spätestens beim Einlesen^[7]
  • Die überlassenen Daten dürfen im Laptop des Prüfers gespeichert werden.^[8]
  • Datenzugriff und Auswertung mussten in der Vergangenheit in den Geschäftsräumen oder im Finanzamt stattfinden.^[9] Im Zuge der Änderung der AO im Rahmen der Modernisierung der Außenprüfung wurde für alle ab 1.1.2023 anhängige Verfahren^[10] gesetzlich geregelt, dass eine Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten auch auf mobilen Datenverarbeitungssystemen der Finanzverwaltung, unabhängig von deren Einsatzort, zulässig ist, sofern die Systeme unter Berücksichtigung des Stands der Technik gegen unbefugten Zugriff gesichert sind.^[11]
  • Nach Auswertung, spätestens nach Bestandskraft der Steuerbescheide ist der Datenträger zurückzugeben.^[12] Ebenso sind die auf mobilen Datenverarbeitungssystemen der FInanzverwaltung gespeicherten Daten nach Unanfechtbarkeit der die Daten betreffenden Bescheide zu löschen.^[13]

• Ausdruck:

  Auf Verlangen der Finanzbehörde hat der Steuerpflichtige auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.^[14]

• Die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit sind zu beachten.^[15]

[1] § 147 Abs. 6 AO.

[2] § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 AO.

[3] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 165.

[4] § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 2 AO.

[5] § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 3 AO.

[6] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 176.

[7] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 176.

[8] BFH, Urteil v. 16.12.2014, VIII R 52/12.

[9] BFH, Urteil v. 16.12.2014, VIII R 52/12.

[10] Art. 97 § 37 Abs. 1 EGAO.

[11] § 147 Abs. 7 Satz 1 AO.

[12] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 169.

[13] § 147 Abs. 7 Satz 2 AO.

[14] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 156.

[15] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 170.