Im BMF-Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wird der Begriff "bildliches Erfassen" verwendet.
Durch bildliches Erfassen werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt. Das umfasst z. B. auch das Fotografieren mittels Smartphone.
- Beim bildlichen Erfassen muss sichergestellt sein, dass das Ergebnis mit dem Original übereinstimmt.[1]
- Wird beim bildlichen Erfassen eine OCR-Datei (Texterkennung) erstellt, ist auch diese mit dem Ergebnis zu verknüpfen und aufzubewahren.[2]
- Das bildliche Erfassen selbst muss dokumentiert werden. Diese Dokumentation ist aufbewahrungspflichtig.[3]
Die Organisationsanweisung zur bildlichen Erfassung ist aufbewahrungspflichtig und regelt:[4]
- wer bildlich erfassen darf (Zugangskontrolle),
- zu welchem Zeitpunkt bildlich erfasst wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung oder Erhalt eines Reisekostenbelegs) (Zugriffskontrolle),
- welches Schriftgut bildlich erfasst wird,
- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist (Erfassung von Metadaten),
- die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
- die Protokollierung von Fehlern.
- Eine Farbwiedergabe ist notwendig, wenn sie für das Verständnis erforderlich ist.[5] Das ist z. B. der Fall, wenn Minusbeträge in Rot dargestellt werden.
- Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich.[6]
- Nach dem Scannen dürfen nur noch die elektronischen Belege bearbeitet werden (z. B. Anbringen einer lfd. Nummer, Anbringen eines elektronischen Vermerks), nicht jedoch der ursprüngliche Papierbeleg.[7]
- Die Papierbelege dürfen nicht weiter bearbeitet werden, d. h. z. B. dürfen keine Bemerkungen angebracht werden, die nicht gescannt sind.[8]
- Durch Scannen digitalisierte Unterlagen müssen über das Datenverarbeitungssystem lesbar gemacht werden. Ein Ausdruck in Papierform ist nicht ausreichend.[9]
- Die bildliche Erfassung ist an keine bestimmte Hardware gebunden. Zulässige Erfassungsgeräte sind z. B. Smartphone, Multifunktionsgeräte oder Scan-Straßen.[10]
- Auch eine bildliche Erfassung von im Ausland entstandenen Belegen im Ausland ist zulässig (Erfassung von Reisekostenbelegen bei Auslandsreisen).[11]
Bei genehmigter Verlagerung der Buchführung im Ausland, dürfen im Inland entstandene Belege im Ausland erfasst und digitalisiert werden, sofern dies zeitnah nach der Verbringung erfolgt.[12]
Als Ausland i. S. dieser Vorschrift gelten die Drittländer, also Nicht-EU-Länder. Die Verlegung der Buchführung in ein EU-Land ist nicht (mehr) genehmigungspflichtig.
- Nach dem bildlichen Erfassen dürfen die Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden.[13]
Keine voreilige Vernichtung von Papierbelegen
Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren – auch außersteuerliche – Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen.
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