Gemeinkostenoptimierung: Erfahrungen mit dem 4-Phasen-Mo ... / 4.1 Neue Struktur der Gemeinkostenbereiche durch ­Warengruppenschlüssel

Einführung von jeweils eindeutigen Warengruppenschlüsseln

Als erster analytischer Schritt des Kostenoptimierungsprojektes wurden die Warengruppen und der jeweils dazugehörige Warengruppenschlüssel überprüft. Anschließend wurden alle Gemeinkostenthemen detailliert aufgenommen und die Zuständigkeiten innerhalb der Organisation geklärt. Dies deckte einen wesentlichen Problembereich auf: Waren bisher die Gemeinkosten nicht deutlich klassifiziert, fühlte sich auch von den Zuständigkeiten kein Mitarbeiter eindeutig verantwortlich.

In vielen gemeinkostenrelevanten Themen konnten die Strukturen nicht über den Einkauf eindeutig dargestellt werden, sondern mussten unter Einbeziehung von Lieferanten sowie der Buchhaltung ermittelt werden. Gerade Warengruppen, die abteilungsübergreifend genutzt werden, zeigten hierbei keine klaren Strukturen. So wurden beispielsweise die Mietwagen von den Teamassistenten unterschiedlicher Bereiche genutzt. Die Buchung erfolgte bei verschiedenen Anbietern und jeweils am Tagespreis orientiert oder aber nach Vorlieben der entsprechenden Abteilungen. Dabei stellte sich weniger der bisherige Prozess als Schwierigkeit heraus, vielmehr wurde die Nutzung dieser Fahrzeuge nicht eindeutig zugeordnet. In verschiedenen Abteilungen wurden die Kosten einem direkten Projekt zugeordnet, andere Abteilungen besaßen hierfür einen extra Buchungsposten und wiederum andere Abteilungen buchten diese Vorgänge in die Reisekostenaufwendungen.

Datentransparenz durch zusätzliche Warengruppen

Durch intensive Bearbeitung dieser Themenbereiche war nach der ersten Projektphase eine eindeutige Zuordnung des jeweiligen Warengruppenschlüssels möglich. Der bisherige Warengruppenschlüssel wurde um den eindeutigen Bereich der Gemeinkosten ergänzt und erhielt weitere 27 Unterkategorien. Dies war vor allem deshalb wichtig, um eine spätere Überprüfung dieses Bereichs vorzunehmen. So konnte garantiert werden, dass hier keine Zweideutigkeiten mehr bestehen, welche das Kosten-Controlling verfälschen könnten.