Grundsätzlich liefern die einzelnen Fachbereiche wie Einkauf, Verkauf, Produktion alle Daten, die im Rechnungswesen verarbeitet werden. Einige davon sind kritisch für den Fast Close. Für diese kritischen Inhalte müssen alle Buchungen zeitnah erfolgen, so dass kurz nach Periodenende die notwendigen Inhalte zur Verfügung stehen. Bei anderen Daten bietet es sich an, die Entscheidungen sofort zu treffen, wenn sie anfallen, und nicht bis zum Periodenende zu warten.
Zeitnahe Buchungen
Einige Beispiele, die während des Projektes aufgefallen sind:
- Die Bestände, die nicht mehr genutzt werden können, werden sofort bei Sperrung durch die Qualitätssicherung bewertet. Bisher wurde das erst zum Periodenende erledigt.
- Fertigungsaufträge werden spätestens bis zum Ende des ersten Arbeitstages nach Periodenende fertig gemeldet und verbucht.
- Für die Klärung von Rechnungsdifferenzen mit dem Vertrieb dürfen nur noch maximal drei Arbeitstage verwendet werden. Damit sind die notwendigen Buchungen in der Debitorenbuchhaltung zeitnah möglich.
Digitalisierung nutzen
Durch die weitgehende Digitalisierung des Unternehmens, auch eine Entwicklung, die aus dem neuen Mutterkonzern kommt, stehen viele Informationen vor allem aus den technischen Fachbereichen sehr viel detaillierter und vor allem früher zur Verfügung. Gemeinsam mit den Controllern haben die Buchhalter einige Bereiche identifiziert, die durch sofortige Verarbeitung der Informationen zur besseren Genauigkeit des Fast Close beitragen können. Die dazu notwendigen Änderungen werden jetzt umgesetzt und zu einer deutlichen Entspannung während der Fast-Close-Tage führen.
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