Datenqualität in der Kostenrechnung: Maßnahmen zur Verbe ... / 5 Die Datenqualität ...

Reinhard Bleiber

Die Gründe für mangelhafte Qualität der Daten, die in der Kostenrechnung ankommen, sind also sehr vielschichtig. Das erschwert das Finden und Erkennen der Fehler, bietet auf der anderen Seite aber auch viele Chancen, die Situation zu verbessern. Das wird vorwiegend auf 3 Ebenen in Angriff genommen:

Die Wissensbasis aller beteiligten Mitarbeiter wird verbessert.
Durch Organisation und Automatisierung werden Fehlerquellen eliminiert.
Durch Kontrollen wird die Wiederholung verhindert.

Gemeinsam erfolgreich

Beziehen Sie bei allen Aktivitäten zur Verbesserung der Datenqualität in den Fachbereichen die dort arbeitenden Menschen in Ihre Überlegungen ein. Diese können Ihnen mit vielen Hinweisen hilfreich sein. Auch erhöhen Sie die Akzeptanz neuer Regeln bei den Betroffenen. Je höher der Grad der Digitalisierung im Unternehmen ist, desto wichtiger ist die Hilfe der IT-Abteilung.

5.1 Die Wissensbasis

Eine Vielzahl von Fehlern in den Daten lässt sich auf mangelhaftes Wissen der Beteiligten zurückführen. Dies muss von 2 Seiten angegangen werden. Zum einen fehlt es an den Kenntnissen über die Sachverhalte, zum anderen an dem Wissen über die Notwendigkeit der Datenweitergabe.

Welche Kostenstelle und wozu?

Im Fuhrpark wurden die Fahrzeuge von einem dort Beschäftigten regelmäßig in einer externen Waschanlage gewaschen. Auf der Quittung für das Entgelt dafür musste die Kostenstelle, der das Fahrzeug zugeordnet war, notiert werden. Diese wurde in der Buchhaltung bei der Buchung der Kasse entsprechend erfasst. Der zuständige Fuhrparkmitarbeiter hatte keine Übersicht über die einzelnen Kostenstellen und die Zuordnung der Fahrzeuge, er trug immer nur die Fuhrparkkostenstelle ein, die ihm als einzige bekannt war. Ihm fehlte das Wissen über den Kostenstellenaufbau. Gleichzeitig wusste er auch nicht, warum diese Zuordnung so wichtig war, sonst hätte er sich entsprechend erkundigt.

Die Strategie zur Verbesserung der Datenqualität durch die Stärkung der Wissensbasis umfasst 3 Schritte: Zunächst muss das notwendige Wissen vermittelt werden. Dieses ist dann auf dem erreichten Niveau zu halten. Gleichzeitig muss das vorhandene Wissen für die Zukunft gesichert werden, z. B. für den Fall, dass ein Mitarbeiter ausscheidet.

Wissen vermitteln

Die Mitarbeiter erhalten eine Ausbildung, die sowohl die Gründe für die Datenerfassung in der Fachabteilung als auch die notwendigen Sachverhalte umfasst.
Ein Schulungsplan ermittelt die Wissenslücken und schließt sie durch geeignete Schulungsmaßnahmen.
Unterstützt wird dies durch Hilfsmittel, die den Sachverhalt festhalten. Dazu gehören u. a. Kostenstellenlisten, Kostenartenbeschreibungen, aktuelle Tabellen z. B. für die Maschinenbelegung, Nachschlagewerke mit Definitionen.
Die Mitarbeiter aus der Fachabteilung bekommen einen festen Ansprechpartner in der Kostenrechnung, den sie bei Unklarheiten fragen können. In der Praxis bewährt hat sich eine entsprechende Hotline.

Individualität schaffen

Sie erhöhen die Wirksamkeit der Wissensvermittlung, wenn Sie diese individuell gestalten. Schulen Sie jeden Mitarbeiter entsprechend seiner Aufgabe. Reduzieren Sie die Hilfsmittel auf das Maß, das für die Arbeit an dieser Stelle notwendig ist. Muss z. B. ein Mitarbeiter Kostenverteilungen in der Fertigung kontieren, benötigt er nicht auch die Kostenstellenstruktur der Verwaltung. Das würde nur neue Fehlerquellen schaffen.

Wissen aktuell halten

Mit einem geeigneten Änderungsdienst für die Unterlagen mit Kostenstellen, Kostenarten, Projekten, Prozessen und sonstigen Zuordnungsinformationen wird erreicht, dass das mühsam aufgebaute Wissen aktuell gehalten wird. Dabei kann auch ein IT-gestütztes System helfen.
Die Arbeitsmittel, die in den Fachabteilungen zur Verfügung stehen, müssen regelmäßig geprüft werden.
Gespräche zwischen den Mitarbeitern in der Kostenrechnung und denen in den Fachbereichen lassen Informationen fließen und Reaktionsbedarf, z. B. für Nachschulungen, erkennen.

Wissen sichern

Mühsam wird das notwendige Wissen aufgebaut, Zeit wird investiert, um die Datenqualität an einer bestimmten Stelle zu verbessern. Und dann scheidet dieser Mitarbeiter aus. Mit ihm verliert man die Kenntnisse, die für die Daten in der Kostenrechnung so dringend benötigt werden. Dagegen gibt es Mittel:

Die Vorgaben und Abläufe bei der Erfassung der Daten für die Kostenrechnung müssen schriftlich verfasst werden.
Die Stellenbeschreibung enthält einen ausdrücklichen Hinweis auf die Aufgabe der Datenermittlung für die Kostenrechnung.
Der Ablauf für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird ergänzt um den Punkt der Übergabe des Wissens bezüglich der Kostenrechnungsinformationen. Manchmal wird die Ausbildung neu beginnen müssen.

Auch in der Kostenrechnung

Auch in der Kostenrechnung führt fehlendes Wissen, diesmal über die Abläufe in den Fachbereichen, zu mangelhafter Datenqualität. Daher muss auch hier Wissen aufgebaut, aktualisiert und gesichert werden. Es gelten die gleichen Überlegungen wie bei den Mitarbeitern in den Fachabteilungen.