Datengesteuerte Entscheidungsfindung: Transformations-Benchmarking von Planungsprozessen

Zusammenfassung

• Die zunehmende Dynamik des Unternehmensumfelds erfordert grundlegende Veränderungen in der Planung. Hierzu wurde eine Benchmarking-Studie durchgeführt, die die Transformation zentraler Controlling-Prozesse untersucht.
• Die Vision idealer Planung umfasst den Wunsch nach besseren Daten in kürzerer Zeit und einen klaren Beteiligungsprozess für strategisches Agieren.
• Der Status quo weist eine große Diskrepanz zu den Visionen idealer Planung auf. Die strategische Planung ist häufig nicht als Prozess etabliert, während die operative Planung zu starren Prozessvorgaben folgt.
• Controller sind mit einer multiplen Planungs-Ambidextrie konfrontiert. Herausfordernd ist dabei, "beidhändig" Bestehendes effizient zu verbessern sowie Neues flexibel in den Planungsprozess zu integrieren.
• Der Umgang mit der Planungs-Ambidextrie wird für Controller zur zentralen Transformationsherausforderung. Über die Implementierung digitaler Tools hinaus müssen die Prozesse selbst neu bewertet werden.

1 Unter der Lupe: Benchmarking-Studie zu Planungsprozessen

Die zunehmende Dynamik und stetige Veränderung des Unternehmensumfelds, wofür oftmals das Akronym VUCA steht^[1], erfordert grundlegende Veränderungen in Planungsprozessen. Schon während der letzten Jahre hat sich abgezeichnet, dass die Unternehmensplanung agiler, aktueller und digitaler werden muss, um eine datengesteuerte Entscheidungsfindung im Unternehmen zu ermöglichen.^[2]

[1] Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity, vgl. z. B. bei Horváth et al., 2020, S. 3f.

[2] Vgl. Kappes/Brosig, 2022, S. 19ff.

1.1 Fokus und Durchführung der Benchmarking-Studie

Die Corona-Krise hat verdeutlicht, dass inzwischen selbst das Unvorhersehbare planbar und steuerbar sein muss. Es ist das Bewusstsein dafür gewachsen, dass eine zeitgemäße Planung maßgeblich dazu beiträgt, die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens insbesondere in volatilen Zeiten zu sichern. In der Konsequenz sehen sich Controller mit neuen Anforderungen konfrontiert, welche die vorherrschenden Planungsprozesse in Frage stellen und eine Transformation dieser zentralen Controlling-Prozesse notwendig erscheinen lässt.

Das Centre for Performance Management & Controlling (CPMC) der Frankfurt School of Finance & Management führte in Kooperation mit Henkell-Freixenet eine Benchmarking-Studie zum Thema Transformation im Controlling durch. Im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung und deren Potenzial zur datengesteuerten Entscheidungsfindung sowie zur Effizienzsteigerung der Aktivitäten wurden zentrale Controlling-Prozesse hinsichtlich ihres Digitalisierungsgrades und Transformationsüberlegungen untersucht.

Die Untersuchung fand in 2021 anhand strukturierter Interviews in zwölf Unternehmen mit einer Umsatzgröße von 160 Mio. EUR bis 13,6 Mrd. EUR in der Mehrheit Konsumgüterproduzenten statt und richtete sich insbesondere an die dortigen Chief Financial Officers (CFOs) und Leiter von Controlling-Abteilungen (s. Tab. 1).

Benchmarking-Studie zum Thema Transformation im Controlling
Durchführung: Centre for Performance Management & Controlling (CPMC) der Frankfurt School of Finance & Management in Kooperation mit Henkell Freixenet.	Fokus: Digitale Transformation von zentralen Controlling-Prozessen (Strategische Planung, Planung, Budgetierung und Forecast, Reporting und Business Partnering.	Methode: Strukturierte Interviews in 2021 mit CFOs und Leiter von Controlling-Abteilungen in 12 Unternehmen einer Umsatzgröße von 160 Mio. Euro bis 13,6 Mrd. Euro.

Tab. 1: Übersicht Benchmarking-Studie

1.2 Ergebnisübersicht der Benchmarking-Studie

Die Benchmarking-Studie hat gezeigt, dass in den Unternehmen ein Bewusstsein dafür herrscht, dass sich die Planungsprozesse grundlegend verändern müssen. Während viele Controller hierfür bereits visionär denken, agieren sie häufig noch in alter Manier. Unsere Analysen zeigen, dass die Herausforderung bei der Umsetzung ihrer Visionen in dem Umgang mit einer der vier VUCA-Komponenten, nämlich der Planungs-Ambidextrie, wörtlich "Beidhändigkeit", liegt.

Der Begriff der Ambidextrie beschreibt im Allgemeinen die Fähigkeit eines Unternehmens, gleichzeitig effizient Bestehendes zu verbessern (Exploitation) und flexibel Neues zu erschließen (Exploration). Mit der Transformation im Controlling zeigt sich in den Planungsprozessen eine mehrdimensionale Form der Ambidextrie:

1. manuell und digital,
2. exakt und aktuell,
3. stabil und adaptiv,
4. detailliert und übersichtlich,
5. etabliert und neuartig.

Die Benchmarking Studie verdeutlicht dabei, dass der Erfolg einer Transformation von Planungsprozessen maßgeblich damit zusammenhängt, wie ein Unternehmen diese vielschichtige Planungs-Ambidextrie bewältigt.

2 Ein weiter Weg: Große Diskrepanz zwischen Vision und Status Quo von Planungsprozessen

Eine Transformation dient dazu, eine Vision zu verwirklichen, indem der Status quo verändert wird. Die Benchmarking-Studie zeigt den Weg auf, der im Controlling gegangen werden muss, um bestehende Planungsprozesse zu transformieren. Derzeit denken Controller zwar visionär, häufig handeln sie jedoch noch nach "alter Manier" (s. Abb. 1).

Abb. 1: Status Quo und Vision in der Planungs-Transformation

2.1 Visionär denken: Moderne Planung als Basis für datengesteuerte Entscheidungsfindung

Mit einem wachsenden Bewusstsein für die Veränderungsnotwendigkeit von Planungsprozessen beginnen C...