Verbesserter Planungsprozess: Merck gewinnt ICV Controlling Excellence Award

Höhere Flexibilität und Effizienz in der Unternehmenssteuerung überzeugt die Jury

Die Jury um Prof. Dr. Utz Schäffer (WHU Otto-Beisheim School of Management) zeichnete das Transformationsprojekt "Enabling High-impact Culture in Financial Steering" aus. Insbesondere die höhere Flexibilität und Effizienz in der Unternehmenssteuerung sowie die Einbettung in ein kulturelles Transformationsprojekt haben die Jury überzeugt. Der Preis wurde auf dem 47. Congress der Controller am 15. Mai in München von Prof. Dr. Utz Schäffer und Prof. Dr. Heimo Losbichler (ICV-Vorsitzender) verliehen. 

Finanzieller Planungsprozess wurde effizienter gestaltet

Angetrieben durch die Ambition „Enabling High-impact Culture in Financial Steering“ hat ein interdisziplinäres Team von Merck den bis dahin bestehenden finanziellen Planungsprozess reformiert. Ziel war es unter anderem, den Prozess effizienter, schneller und flexibler zu machen. Denn die bisherige Planung war aufgrund des hohen manuellen Anteils recht zeitaufwändig.. Zudem war sie fokussiert auf interne Budgets und der darauf basierenden Incentivierung. Die vereinbarte Ressourcenallokation konnte nicht unterjährig verändert werden. Dass sich im Planungsprozess die Aufgaben strategische Planung, operative Planung, finanzielle Zielsetzung und Forecasting in verschiedenen Phasen überschnitten, führte ebenfalls zu Herausforderungen. 

Mit dem Projekt „LEAP“ sollten diese Nachteile beseitigt und weitreichende Verbesserungen realisiert werden:

• Der Fokus sollte – im Einklang mit der kurz zuvor bei Merck eingeführten High-Impact Culture - mehr auf externe Faktoren wie Markt und Kunden gelegt werden.
• Statische und ineffiziente Prozesse sollten modernisiert und vereinfacht werden, um die Dynamik sich schnell verändernder Märkte besser adressieren zu können.
• Das Potenzial von neuen Technologien sollte ausgeschöpft werden, um die bisherige manuelle Planungsarbeit zu erleichtern.

Dabei hatte das Team den Anspruch, den Prozess nicht nur zu verbessern, sondern von Grund auf neu zu denken. Dies hatte auch großen Einfluss auf die finanzielle Steuerung. 

Im Ergebnis gelang es,

1. die Dauer des Prozesses Strategische Entwicklung von 6 auf 3 Monate zu halbieren
2. den operativen Planungsprozess ersatzlos zu streichen,
3. den Prozess der finanziellen Zielbildung (früher in OP) top down durchzuführen und auf 6 Wochen zu beschränken und 
4. die Forecastprozesse von einem Jahresend-Forecast auf einen rollierenden Forecast umzustellen, der Transparenz über das Geschäftsjahr hinaus gibt.

Abb: Alter und neuer Steuerungsprozess im Vergleich

Quelle: Merck KGaA, Präsentation auf dem Congress der Controller 2023

Das Projekt war kein Selbstläufer. Die technologische Lösung wurde zunächst - im Zuge einer agilen Produktenwicklung – als MVP (Minimum Viable Product) etabliert, und wird nun - basierend auf Feedback der Nutzer - inkremental erweitert. Darüber hinaus war eine Veränderung des Mindsets erforderlich – ein Prozess, der durch aktives Change Management vorangetrieben wird.

Weitere Nominierte: Henkel und TX Group

Neben Merck waren auch Controller Teams von Henkel und der TX Group nominiert:

• Das Team von Henkel entwickelte eine Lösung zur Priorisierung und Umsetzung digitaler Initiativen im Group Financial Controlling. Der Jury gefiel der agile und iterative Projektansatz mit Skalierung im Erfolgsfall. Die Roadmap zielte parallel auf eine Effizienzsteigerung durch Automatisierung, höhere Wertstiftung durch bessere Analysen und umfassende Qualifikation der Controllerinnen und Controller.
• Das Team der TX Group führte Predictive Analytics mit „Bordmitteln“ ein. Nachdem der bisherige Forecastprozess sich als aufwändig und gleichzeitig unzuverlässig erwies, entwickelten die TX Controller in Eigeninitiative eine Predictive-Analytics-Lösung – schnell, kostengünstig und ohne externe Unterstützung. Mit dem neuen Tool werden die Forecastprozesse weiterentwickelt und die Rolle als Business Partner gestärkt.