Datenaustausch: Externe Schnittstellen zur Buchhaltung / 3.2 Risiken der digitalen externen Schnittstellen

Die Risiken in der Nutzung der digitalen Technik sind in der öffentlichen Wahrnehmung durch Sicherheitsbedenken geprägt. Diese zu lösen, ist Aufgabe der IT, sicher auch in Zusammenhang mit den Menschen, die sich entsprechend sicher verhalten müssen. Darüber hinaus gibt es spezielle Risiken, die in der Buchhaltung bei der Nutzung externer digitaler Schnittstellen berücksichtigt werden müssen:

• Alle digitalen Schnittstellen werden durch die Informationstechnik ermöglicht. Fällt diese aus oder arbeitet sie fehlerhaft, liefern auch die Schnittstellen nicht oder nicht einwandfrei. Die Abhängigkeit von der Technik steigt, auch von der Technik der externen Partner, die nicht kontrolliert werden kann. Je mehr die Digitalisierung voranschreitet, desto zuverlässiger wird die Technik, da viele Kommunikationswege genutzt werden, Alternativen also vorhanden sind. Dennoch ist die Problematik gerade bei der oft von Terminvorgaben bestimmten Arbeit der Buchhaltung zu berücksichtigen.
• Neben der Abhängigkeit von der Technik entsteht auch eine Abhängigkeit von den Partnern, mit denen die externe digitale Schnittstelle verbunden ist. Vor allem, wenn die Buchhaltung Daten empfängt, ist sie auf einen pünktlichen Eingang und auf Korrektheit der Werte angewiesen. Wenn der Partner auf der anderen Seite der Schnittstelle diese Problematik nicht erkennt, kann es zu Problemen kommen.
• Der Partner, der über die Schnittstelle Daten aus der Buchhaltung erhält, hat ebenfalls Ansprüche an Zeitpunkte und Dateninhalte. Wenn die Buchhaltung diese nicht oder nur schwer erfüllen kann, kommt es immer wieder zu Problemen.
• Die Datenqualität der externen digitalen Schnittstellen mit der Buchhaltung ist immer wieder ein Problem. Das Risiko ist hoch, dass Inhalte sich verändern und die Qualität schwankt. Je länger die Schnittstelle betrieben wird, desto eher werden Datenquellen extern ersetzt, ohne dass der Buchhalter dies erfährt. Hier können nur eine besonders sorgfältige Auswahl der Datenlieferanten und regelmäßige Kontrollen helfen.
• Eine optimale digitale Schnittstelle liefert Daten, die in der Buchhaltung sofort digital weiterverarbeitet werden. Gibt die Buchhaltung Daten ab, geschieht dies auch automatisch, direkt nach der Entstehung der Ergebnisse. Das ist für viele Buchhalter zu schnell. Es fehlt die Möglichkeit, die Werte zu prüfen, bevor sie verarbeitet bzw. verschickt werden.

Hinweis

Autonome Abläufe

Die Digitalisierung in der Buchhaltung führt zu komplexen autonomen Abläufen für wichtige Aufgaben. Manuelle Entscheidungen werden durch autonome Entscheidungen des digitalen Systems ersetzt. Dazu sind Regeln und vor allem digitale Daten notwendig. Dieser Entwicklung kann sich auf Dauer kein Buchhalter entziehen. Es ist sinnvoller, die Energie nicht in den Kampf gegen die Digitalisierung buchhalterischer Aufgaben zu stecken, sondern sie für die Sicherstellung der korrekten Funktion der externen Schnittstellen zu verwenden.

• Die Arbeit in der Buchhaltung ist von vielen Vorschriften geregelt. Unter anderem muss sie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen. Für die digitale Buchhaltung gelten weiterhin die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Regeln müssen auch bei der Schaffung externer digitaler Schnittstellen berücksichtigt werden.