Controlling-Prozesskennzahlen / 4.3 Operative Planung und Budgetierung

4.3.1 Kurzdarstellung des Prozesses

Ziele und Inhalte

Ziel der operativen Planung und Budgetierung ist es, die aktive und systematische Auseinandersetzung mit Zielen, Maßnahmen und Budgets in den Organisationseinheiten zu fördern. Sie schafft unter Berücksichtigung der strategischen Ziele ein Orientierungsgerüst für Aktivitäten und Entscheidungen in kurz- bis mittelfristigem Zeithorizont. Für das Unternehmen sowie seine einzelnen Einheiten werden Ziele, Maßnahmen und Ressourcen zugeordnet und finanziell quantifiziert. Gegenstände sind u. a. GuV, Bilanz, Cashflow, Umsatz, Kosten, Ergebnis, Investitionen, Projekte, Mengen, Kapazitäten und Mitarbeiter.^[1]

[1] Vgl. International Group of Controlling (Hrsg.), 2011, S. 25.

4.3.2 Prozessqualität

IGC-Tipp: Anschluss an strategische Vorgaben

Die Planung und Budgetierung müssen einen inhaltlichen Konnex zur strategischen Planung aufweisen und die darin enthaltenen Ziele und Zielwerte ("Vorgaben") operationalisieren. Der Anschluss der operativen an die strategische Planung kann überprüft werden, indem anhand einer oder mehrerer zentraler Größen (z. B. EBIT) verglichen wird, wie stark ein verabschiedetes Budget vom ersten Etappenziel der Mittelfristplanung abweicht.

KPI "Vorgabenabweichung"

Berechnung	Einheit
(EBIT verabschiedetes Budget – EBIT lt. Jahr 1 der Mehrjahresplanung (EUR))/EBIT lt. Jahr 1 der Mehrjahresplanung (EUR) * 100	%

Interpretationshinweis:

Je größer die Abweichung zwischen Budget und Jahr 1 der Mehrjahresplanung ist, desto schlechter ist die Datenqualität in einer der beiden Planungen und desto weniger verbindlich ist die Mehrjahresplanung. Potenzielle Probleme treten bei sequenzieller Planung von Mehrjahresplanung und Budget auf. Abweichungen können durch externe Einflussfaktoren entstehen und durch Integration der Mehrjahresplanung und der operativen Planung vermieden werden.

IGC-Tipp: Qualitäts- und anspruchsvolle Zielvereinbarungen

Zielvereinbarungen müssen realistisch, zugleich inhaltlich aber qualitäts- und anspruchsvoll sein. Das Anspruchsniveau, der "Anspannungsgrad" der Zielwerte, kann zeitnah gemessen werden, indem die im Budget enthaltenen Ziele mit dem Ergebnis lt. aktueller Vorschau verglichen werden. Ein defensives Budget wird den Forecast evtl. sogar unterschreiten, aggressive Ziele werden deutlich über das im Forecast Erwartete hinausgehen.

KPI "Anspannungsgrad"

Berechnung	Einheit
EBIT Budget (EUR)/EBIT Forecast (EUR) * 100	%

Interpretationshinweis:

Der Anspannungsgrad ist ein Indikator für die "Sportlichkeit" der Budgetziele im Vergleich zu jenem Forecast, der der Planung zugrunde liegt. Die Kennzahl kann aber auch durch externe Faktoren beeinflusst werden. Leistungs- und Mengenbezug stellen somit die wichtigste Planungsgrundlage dar.

Aufbauend auf den Werten des Budgets und den vorliegenden Istdaten kann dann ex post plausibilisiert werden, ob die ursprünglichen Vereinbarungen realistisch waren bzw. erreicht wurden.

4.3.3 Zeitnähe und Termintreue

IGC-Tipp: Kurzer Planungsprozess

Durch eine Verkürzung der Planungsprozesse werden sowohl ein geringerer Ressourceneinsatz als auch Qualitätsverbesserungen angestrebt. Eine Verkürzung der Planung ermöglicht es, den Planungsprozess in Richtung Jahresende zu verschieben, aktuellere Werte zu verarbeiten sowie validere Vorschaudaten zu nutzen.

KPI "Durchlaufzeit"

Berechnung	Einheit
Arbeitstage von Start (Planungsbrief) bis Ende ­((AR-)Genehmigung)	AT

Interpretationshinweis:

Eine Verkürzung des Planungsprozesses steigert die Effizienz der Planung. Zusätzlich ermöglicht dies einen späteren Planungsstart und damit einen valideren Aufsetzpunkt der Planung. Allerdings wirken diverse Einflussfaktoren und Rahmenbedingungen auf die Planungsdauer und können damit die Interpretation erschweren (Komplexität der Organisation bzw. des Geschäfts, Detaillierungsgrad der Planung, …). Es wird angenommen, dass Beschleunigung ohne Qualitätsverlust möglich ist (z. B. durch Reduktion von Liege-/Leerzeiten).

Aus der Reduktion von Überarbeitungszyklen resultiert eine Kostenersparnis. Es kann daher zweckmäßig sein, die Anzahl der Planungsschleifen zu überprüfen. Viele Planungsschleifen sind auch ein Indikator für qualitative Probleme in der Planung.

Praxis-Tipp

Empfehlungen zum Prozess "Operative Planung und Budgetierung"

… zur Steigerung der Prozessqualität:

• Eine zeitlich verschränkte Erstellung von Mittelfristplanung und Budget stellt den inhaltlichen Konnex zwischen den Zeithorizonten sicher.
• Die Planung sollte top down mit operationalen Zielideen starten.
• Um geplante Ziele zu erreichen, sind Budgets möglichst vollständig mit Maßnahmen zu hinterlegen.
• Um unrealistische Planungen zu vermeiden, ist sowohl eine Rückschau auf vergangene Jahre als auch ein Hinterfragen wesentlicher Abweichungen zum aktuellen Forecast notwendig.

… zur Verbesserung von Zeitnähe und Termintreue:

• Ein verbindlicher Terminkalender ist aufzustellen, zeitgerecht an alle planenden Stellen zu kommunizieren und über eine Statuskontrolle durch die Controller zu monitoren.

… zur Optimierung der Prozesskosten:

• Eine klare Trennung dezentraler Planungsaktivitä...