Compliance für den Vertrieb: Merkblatt erläutert Lösungs ... / 3.5 Datenschutz

Thema	Rechtliche Vorgaben – Problem- oder Fragestellung – Lösungsvorschlag
Kundendaten	Problem: Angaben über Kunden, einschließlich Namen und Vornamen von Ansprechpartnern, sind personenbezogene Daten und dürfen dann nur unter Beachtung der Datenschutzregeln verwendet werden. Hier wurden durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 neue und strengere Regelungen eingeführt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Kunden ist zulässig, wenn dies für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke der Werbung kann im Einzelfall auch als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden, sofern nicht die Interessen der betroffenen Person überwiegen (Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO, Erwägungsgrund 47). Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, bedarf es einer Einwilligung des Betroffenen. Hierbei ist der Grundsatz der Datensparsamkeit zu beachten. Lösungsvorschlag: Mittlerweile gibt es durchaus übliche Verfahren, wie die Gewinnung und Verwendung von kundenbezogenen Daten im Vertrieb rechtlich abgesichert werden kann. Solche Verfahren sind mit dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten abstimmen und einführen, Vertriebsmitarbeiter und Service-Kräfte schulen. Wenn der Vertrieb hier nicht bereits sensibilisiert ist, zeigt das Beratungs- und Handlungsbedarf an.
Adressgewinnung	Problem: Daten von Nichtkunden sind (noch) nicht für die Begründung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses erforderlich. Lösungsvorschlag: Nichtkunden müssen einwilligen, wenn ihre Daten festgehalten werden sollen (auch in Papierform). Einkauf von Zieladressen zulässig. Darauf achten, dass erworbene Adressen rechtmäßig gesammelt worden sind und weitergegeben werden dürfen. Keine Adressgewinnung durch Cold Calling (siehe oben UWG).
E-Mail-Adressen	Problem: E-Mail-Adressen enthalten häufig Vor- und Nachname, also personenbezogene geschützte Daten. Massen-E-Mails mit den für alle Adressaten zugänglichen Adressen ohne gesetzliche Grundlage (siehe Art. 6 DSGVO) sind daher datenschutzrechtlich bedenklich und können Bußgeld auslösen. Lösungsvorschlag: Vertriebsverantwortlichen und Datenschutzbeauftragten im Rahmen der routinemäßigen Befassung mit Datenschutz im Risiko- und Compliance-Koordinationsausschuss nach der Handhabung von Massen-E-Mail-Kommunikation oder Newsletter fragen. Wenn der Vertriebsverantwortliche und Datenschutzbeauftragte auf die Fragestellung nicht eingestellt sind, zeigt das Beratungs- und Handlungsbedarf an.
Kundenprofile	Problem: Kundenprofile für Vertriebszwecke enthalten häufig Daten, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Vertragsverhältnisses nicht erforderlich sind und daher nicht gespeichert werden dürfen (z. B. Geburtstag, persönliche Vorlieben, Hobbies). Lösungsvorschlag: Ohne Einwilligung keine Lösung möglich.