Berichtswesen und Kennzahlen haben die Aufgabe, Geschäftsleitung, Führungskräfte, Mitarbeiter und interessierte Dritte über ausgewählte und wichtige Sachverhalte des Betriebes gezielt zu informieren. Dabei wird vor allem in kleinen und mittelständischen Betrieben zu einem großen Teil auf selbst erstellte Lösungen mit Microsoft-Produkten, etwa Excel und/oder Powerpoint, zurückgegriffen. Aber auch professionelle Standard-Berichtssoftware kommt immer stärker zum Einsatz.
Unabhängig davon, welche Lösung vom Unternehmen verwendet wird, verführt der Leistungsumfang der Werkzeuge dazu, Berichte, Darstellungen und Abbildungen unbeabsichtigt mit Zusatzinformationen, Clip-Arts oder anderen grafischen Elementen zu überfrachten. Zwar zeigt der Ersteller der Berichte auf eindrucksvolle Art und Weise, dass er den Umgang mit der jeweiligen Software beherrscht. In der Folge geht aber ein Großteil der eigentlich wichtigen Aussagen verloren und erreicht die Empfänger nicht.
Ein gutes Berichtswesen zeichnet sich im Wesentlichen durch drei Dinge aus: Erstens: strikte Ausrichtung an den Wünschen der Empfänger. Zweitens: Neben der Darstellung der Entwicklung in der Vergangenheit werden mögliche Abweichungen, geeignete Steuerungsmaßnahmen und ein Ausblick auf die voraussichtliche Entwicklung bis zum Ende der laufenden Periode gezeigt. Drittes: Beschränkung auf möglichst wenige zentrale Aussagen und Darstellungen.
Um diese Zielsetzung zu erreichen und die Empfänger dazu zu bewegen, die bereitgestellten Informationen intensiv zu nutzen und mit ihnen zu arbeiten, sollten Kostenrechnung und Controlling mit den Adressaten gemeinsam an der Konzeption eines spezifischen Berichtswesen arbeiten.
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