Bargeldlose Geschäfte: Aufbewahrung der Kassenbons

OFD Düsseldorf, 20.11.2000, S 0317 - 14 - St 411 - K

Im Einzelhandel werden die Geschäfte inzwischen zu einem erheblichen Teil bargeldlos, z.B. mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift oder EC-Karte mit Geheimnummer (EC-Cash) abgewickelt. Der Anteil der Bargeschäfte nimmt in vielen Branchen ständig ab.

Es stellt sich die Frage, ob bei diesen bargeldlosen Geschäften eine Einzelaufzeichnungspflicht sowie eine Aufbewahrungspflicht der von den Kassenterminals erstellten Bons besteht, die bei Zahlung mit Kreditkarte oder EC-Karte im Einzugsverfahren mit der Unterschrift des Kunden versehen sind. Hierzu wird folgende Rechtsauffassung vertreten:

Grundsätzlich gehören die von den Kassenterminals erstellten Bons zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, die, soweit sie Grundlage der einzelnen Eintragungen in die Bücher und Aufzeichnungen sind und eine Belegfunktion ausüben, 10 Jahre, und soweit sie keine Buchungsbelege, jedoch für die Besteuerung von Bedeutung sind, 6 Jahre aufbewahrt werden müssen § 147 Abs. 2 AO).

Der BFH hat in seinem Grundsatzurteil vom 12.5.1966 (BStBl 1966 III S. 371) zur Frage der Einzelaufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht bei Bargeschäften buchungspflichtiger Stpfl. ausführlich Stellung genommen. Danach bedeuten Einzelaufzeichnungen nicht nur die Erfassung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Die Grenzen der Einzelaufzeichnungspflicht zieht der BFH jedoch dort, wo die Zumutbarkeit endet, weil sie technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist. Die praktischen Probleme veranlassten den BFH, immer dann, wenn in Einzelhandelsunternehmen, in denen Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Anzahl nicht bekannter, auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, auf eine Einzelaufzeichnung zu verzichten. Jedoch müssten auch in diesen Fällen grundsätzlich die angefallenen Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstigen Belege aufbewahrt werden, soweit nicht der Aufbewahrungszweck auf andere Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der von Registrierkassenstreifen übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben sei.

Die vom BFH aufgestellten Grundsätze sind auch auf die unbaren Geschäfte mit Kreditkarten, EC-Karten im Lastschriftverfahren und EC-Karten mit Geheimnummer entsprechend anzuwenden.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind nicht festschreibbar, sondern unterliegen im Hinblick auf die ständige organisatorische und technische Weiterentwicklung im Buchführungsbereich einem ständigen Wandel. Gerade auch im Einzelhandel hat sich das Bild inzwischen grundlegend geändert, wo ein Großteil der Geschäfte nur noch im Kreditkarten- und Telecashverfahren abgewickelt wird. Auch hier kann, abgestellt auf Zumutbarkeit und praktische Durchführbarkeit, auf die Einzelaufzeichnung verzichtet werden. Gleichzeitig ist auch die Aufbewahrung der von den Kassenterminals erstellten Einzelbons nicht erforderlich, wenn der Aufbewahrungszweck auf andere Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit gegeben ist. Dies ist dann der Fall, wenn in entsprechender Anwendung des BMF-Schreibens vom 9.1.1996, IV A 8 – S 0310 – 5/95 (BStBl 1996 I S. 34) zum Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen, die dort genannten Voraussetzungen erfüllt und die sog. Kassenabschlüsse aufbewahrt werden. Hierbei muss jedoch gewährleistet sein, dass anhand des Kassenabschlusses ein Abgleich mit den Abrechnungen der Kreditkartenunternehmen und den Kontoauszügen der Kreditinstitute zur Überprüfung der Betriebseinnahmen auf ihre Vollständigkeit vorgenommen werden kann.

Normenkette

AO § 147