Das Beispiel RPA zeigt nicht nur den konkreten Nutzen einer Digitalisierungslösung, es demonstriert auch den Vorteil, den viele Treiber der Digitalisierung mit sich bringen: eine hohe Flexibilität bzw. universale Anwendbarkeit. Ebenso wie RPA können auch andere Treiber wie Advanced Analytics, Big- oder Real-Time Data oder Integrated Services auf viele unterschiedliche Prozesse angewendet werden. Entsprechend groß ist auch die grundsätzliche Betroffenheit der wesentlichen Finanzprozesse in den Bereichen Accounting und Controlling durch die Digitalisierung.
Abb. 3: Auswirkungen der Digitalisierung auf die Finanzprozesse[1]
Noch interessanter als die Frage nach der generellen Betroffenheit durch die Digitalisierung sind die konkreten Auswirkungen auf die einzelnen Finanzprozesse. Über alle Prozesse hinweg lässt sich hierbei die größte Veränderung im Bereich des Prozessablaufs festhalten. Ein Beispiel für eine solche prozessuale Veränderung mit der entsprechenden universalen Anwendbarkeit wäre die zuvor beschriebene Prozessautomatisierung durch Roboter. In den großvolumigen Prozessen wie beispielweise der Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung wird es durch den weiterhin hohen Effizienzdruck und die neu gewonnenen Möglichkeiten im Rahmen der Digitalisierung zudem auch zu deutlichen Auswirkungen in der Aufbauorganisation kommen. Diese Veränderungen können unter anderem in dem Aufbau oder der Weiterentwicklung von Service-Centern im Zuge der fortschreitenden systemischen Verknüpfung oder auch in der Verdichtung der Personalressourcen durch den Einsatz von Robotern bestehen. Zudem hat die Digitalisierung auch Auswirkungen auf die Kompetenzen der Mitarbeiter in den Unternehmen. Hiervon betroffen sind vor allem Prozesse, die stark von Analyse- und Vorschauinhalten geprägt sind, wie beispielweise Forecast, Treasury und Risikomanagement. Durch neue Analysetools wie Advanced Analytics oder auch der umfassenderen Datenverarbeitung im Rahmen des Predictive Analytics werden neue Fähigkeiten, z. B. für die Integration von externen Daten, die Entwicklung von Modellen und Szenarien und das Verständnis von tiefergehenden Wirkzusammenhängen, notwendig.
3.1 Systemübergreifende Prozessautomatisierung durch Robotic Process Automation
RPA-Lösungen sind vergleichsweise einfach zu implementieren, da sie als minimalinvasive Applikationen auf den gleichen Systeminfrastrukturen und Oberflächen operieren wie menschliche Anwender. Indem sie menschliche Tätigkeiten nachahmen, besteht kein großer technischer Aufwand, weil sie die bestehenden Anwendungen nutzen und sogar zwischen verschiedenen Systemen hin und her wechseln können. Diese Flexibilität ermöglicht wiederum eine große Zahl von Anwendungsfällen, sowohl im Controlling als auch im Accounting.
Während bspw. im Controlling häufig die Erstellung von Reports durch Roboter ausgeführt wird, ist ein RPA-Musterprozess im Accounting die Buchung von Geschäftsvorfällen. Nach einer entsprechenden Programmierung sind die Bots, d. h. Software zur automatischen Bearbeitung von Routinen, in der Lage, automatisch E-Mail-Anhänge mit Rechnungen zu öffnen, den Inhalt der Rechnungen auszulesen und nach einer Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit einem Buchungsvorgang zuzuordnen. Sollte es bei der Rechnungsprüfung zu Diskrepanzen kommen, versendet der Roboter automatisch eine entsprechende Benachrichtigung an den Verantwortlichen. Treten bei der Prüfung keine Probleme auf oder sind diese geklärt worden, bucht der Bot den Geschäftsvorfall im System und archiviert die Belege. Mit diesem letzten Schritt ist der gesamte Buchungsvorgang abgeschlossen. Dieser Anwendungsfall zeigt, dass bei hoch standardisierten Vorgängen eine nahezu hundertprozentig automatisierte Ausführung durch einen Roboter erfolgen kann
Rechtskonformität durch umfangreiche Tests und klare Governance sicherstellen
An dieser Stelle ist in der Praxis häufig auch die Frage zu diskutieren, wie die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (z. B. GoB-konformes Buchen) bei der Ausführung durch Roboter sichergestellt werden kann. Neben einer umfänglichen Testphase zur Eliminierung von Fehlern, werden eine klare Governance (Scope der Roboter-Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten, Audits) und die Anpassung des internen Kontrollsystems notwendig.
Stellt man sich vor, wie viele solcher Buchungsvorgänge pro Tag bei großen mittelständischen Unternehmen oder globalen Konzernen anfallen, so erschließt sich das Potenzial und der immense Nutzen, den eine solche automatisierte Lösung mit sich bringt.
Aber auch komplexere Anwendungsfälle bestehen bereits für den Einsatz von Robotics im Accounting. So lassen sich z. B. die Abschlusstätigkeiten zum Periodenende größtenteils durch RPA-Lösungen automatisieren. Zu Beginn werden durch die programmierten Bots die Abschlussaktivitäten angestoßen und eine Prüfung zur Durchführbarkeit des Abschlusses initiiert. Anschließend erfolgt der automatische Ausgleich aller relevanten Konten und die Abfrage noch ausstehender relevanter Daten. Nachdem die Daten eingeh...
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