Ein Angebot besteht im Anlagenbau aus mehreren unterschiedlichen Dokumenten. Der kommerzielle Teil ist dabei vom zeitlichen und personellen Umfang verhältnismäßig gering, weshalb er im Folgenden nicht näher betrachtet wird. Der angebotene Lieferumfang ist in kundenindividuelle Anlagensektionen unterteilt, wodurch sich das Ausarbeiten diverser Anhänge, wie technische Basisdaten, Lieferumfang mit Produktbeschreibung oder Leistungs- und Garantieparameter weitaus umfangreicher gestaltet. In der Angebotserstellung sind daher unterschiedliche Rollen und Teams involviert. In diesem Abschnitt wird ein kurzer Überblick gegeben, wie diese bei Dieffenbacher aufgeteilt sind und miteinander interagieren (s. Abb. 1).
Abb. 1: Vereinfachtes Schema von Rollen und Teams bei der Angebotserstellung
Der Gebietsverkaufsleiter/Key Account Manager bildet zusammen mit regionalen Vertriebsbüros und Vertretern die direkte Schnittstelle zum Kunden und ist über den gesamten Angebotsprozess dessen zentraler Ansprechpartner. Er begleitet den Kunden von der ersten Anfrage bis zur Vertragsverhandlung.
Das Angebotsteam setzt sich wie folgt zusammen:
- Planungsingenieure erstellen Anlagenkonzepte mit entsprechender Verfahrenstechnik basierend auf den Kundenanforderungen. Darüber hinaus spezifizieren sie Maschinen und Komponenten zur Anfrage bei Fachabteilungen oder Einkauf.
- Angebotsersteller sind für Koordination und Sammeln aller erforderlichen Informationen verantwortlich. Zu ihren Aufgaben gehören auch das Erstellen der finalen Verkaufspreiskalkulation sowie des finalen Angebots.
Das Angebotsteam wird jeweils projektbezogen aus einem zentralen Mitarbeiterpool zusammengestellt, der für alle Vertriebsgebiete gleichermaßen zur Verfügung steht. Die zeitliche und personelle Koordination erfolgt durch einen designierten Angebotsmanager.
Für die einzelnen Anlagensektionen und deren Maschinen sind, sofern durch das eigene Produktportfolio abgedeckt, spezialisierte Fachabteilungen verantwortlich. Diese sind in den Prozess der Angebotserstellung eingebunden und übernehmen die detaillierte Produktkonfiguration, das Ermitteln der Herstellkosten sowie das Erstellen entsprechender Angebotstexte. Darüber hinaus stehen sie für alle Fragen des Vertriebs beratend zur Verfügung. Sofern Produkte nicht durch das eigene Portfolio abgedeckt sind, erfolgt die Anfrage analog über die Einkaufsabteilung.
Die Technologen sind auf die Verfahrenstechnik spezialisiert und unterstützen die Angebotserstellung mit ihrem Fachwissen. Sie prüfen die Machbarkeit einer Anfrage und definieren, unter welchen technologischen Rahmenbedingungen diese realisierbar ist. Dabei verantworten sie auch die Leistungsparameter, die Kunden gegenüber garantiert werden.
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