Vorarbeiten für den Jahresabschluss bei Forderungen

Die Debitorenbuchhaltung liefert wichtige Informationen

Die Debitorenbuchhaltung beginnt nach erfolgter Warenlieferung oder Erbringung der Dienstleistungen. Elementare Aufgaben sind:

• korrekte und zeitnahe Rechnungsstellung,
• Datenhaltung der Kunden, wie z. B. Adressen, Bankverbindung wegen Lastschrifteinzugsermächtigung,
• Kontrolle und Verwaltung der offenen Forderungen, wie Überwachung der Fälligkeiten.

Die Debitorenbuchhaltung muss wichtige Informationen über Zahlungsverhalten und Änderungen in der Geschäftsführung der Kunden etc. an die eigene Geschäftsführung weiterleiten, damit diese wiederum beim künftigen Kunden risikogerechte Vereinbarungen treffen kann.

Soweit die Forderungen fällig geworden sind, setzt das Mahn- und Inkassoverfahren ein.

Verjährung von Forderungen: Die 3-Jahresfrist im Blick behalten

Jährlich gehen Millionenbeträge durch Nichtbeachtung der Verjährungsfristen von Zahlungsansprüchen verloren. Ein wichtiger Stichtag ist hierbei immer der 31.12. eines jeden Jahres. Mit Ablauf des 31.12. verjähren alle Zahlungsansprüche des täglichen Geschäftsverkehrs, die der regelmäßigen Verjährungsfrist unterliegen. Das bedeutet, dass sich nach Ablauf der gesetzlich festgelegten Frist von 3 Jahren (Regelverjährungsfrist) für Forderungen aus Kauf- und Werkverträgen der Schuldner auf die Verjährung seiner Schuld berufen und die Erfüllung des Anspruchs verweigern kann. Unternehmer können ihren Anspruch nicht mehr erfolgreich gerichtlich durchsetzen – obwohl dieser rechtlich gesehen weiterhin besteht –, wenn sich der Schuldner auf die Verjährung beruft.

Praxis-Tipp: Vor Ablauf des Jahres 2015 alte Forderungen aus 2012 prüfen

Mit Ablauf des 31.12.2015 verjähren alle Forderungen, die in 2012 entstanden sind. Entstanden ist der Anspruch auf den Kaufpreis oder den Werklohn, wenn der Unternehmer seine vertragliche Leistung erbracht hat. Auf eine Rechnungsstellung kommt es nicht an. Unternehmer müssen also rechtzeitig vor dem 31.12.2015 prüfen, ob sie in 2012 Leistungen/Lieferungen an Kunden erbracht haben, die noch nicht gezahlt haben, und sich für geeignete Maßnahmen entscheiden.

§ 204 BGB und § 212 BGB regeln die Möglichkeiten der Hemmung und der Unterbrechung (Neubeginn) der Verjährung.

Praxis-Hinweis:

Mahnungen – in welcher Form auch immer – haben keinen Einfluss auf die Verjährung! 

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