Unternehmer können grundsätzlich alle durch den Betrieb veranlassten und direkt zuordenbaren Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend machen. Aber wie verhält es sich mit gemischt veranlassten Kosten? Sind diese abzugsfähig? Und was gilt es hierbei zu beachten?
Grundsätzliches hinsichtlich des Betriebsausgabenabzugs
Gemäß dem Einkommensteuergesetz ist bei der Einteilung von Aufwendungen des Unternehmers in die folgenden Bereiche zu unterscheiden:
- Ausschließlich durch den Betrieb veranlasste Aufwendungen: Diese sind regelmäßig als Betriebsausgaben voll abzugsfähig.
- Ausschließlich durch private Zwecke veranlasste Aufwendungen: Diese sind als Kosten der privaten Lebensführung von der Geltendmachung ausgeschlossen (§ 12 EStG).
- Gemischt veranlasste Aufwendungen, d.h. Aufwendungen, die sowohl den betrieblichen/beruflichen als auch den privaten Bereich betreffen: Die Abzugsfähigkeit ist einzelfallbezogen zu prüfen.
Nicht immer lassen sich die Nutzung von Gegenständen oder Reisen klar einem Bereich zuordnen. So können gemischt veranlasste Aufwendungen bei Unternehmern auftreten. Eine gemischte Veranlassung liegt z.B. bereits dann vor, wenn der Unternehmer den betrieblichen PC einmal für die Beantwortung seiner privaten Mails nutzt. Aber auch die Verlängerung einer Dienstreise für die private Städteerkundung um 2 Tage führt zu einer gemischten Veranlassung der hieraus entstehenden Kosten.
Wann sind gemischte Aufwendungen als Betriebsausgaben zu berücksichtigen?
Tätigt der Unternehmer Aufwendungen, die sowohl den privaten als auch den betrieblichen Bereich betreffen (z.B. Reisekosten des Unternehmers, Anschaffung von Betriebsmitteln) ist ein Abzug dieser gemischt veranlassten Kosten grundsätzlich nur insoweit möglich, als sie auf den betrieblichen Bereich entfallen. Um eine Abzugsfähigkeit der Kosten zu erreichen, müssen die Kosten gemäß Rechtsprechung und Finanzverwaltung nach objektiven Merkmalen und vorweisbaren Unterlagen leicht und einwandfrei in die privaten und beruflichen Veranlassungsbereiche trennbar sein (BMF, Schreiben v. 6.7.2010, IV C 3 - S 2227/07/10003:002 BStBl 2010 I S. 614, BFH, Urteil v. 21.4.2010, VI R 5/07). Hierbei sind folgende Grundsätze zu beachten:
- Eine Aufteilung der gemischten Aufwendungen ist ausgeschlossen, soweit der betriebliche/berufliche Anteil < 10 % beträgt.
- Im Umkehrschluss davon, kann aber auch auf eine Aufteilung der gemischten Aufwendungen verzichtet werden, soweit der private Anteil < 10 % ist, soweit keine anderen gesetzlichen Beschränkungen einem Abzug entgegenstehen.
- Ist der betriebliche/berufliche Anteil nicht von untergeordneter Bedeutung, erfolgt die Aufteilung grds. nach einem sachgerechten Aufteilungsmaßstab.
- Dieser sachgerechte Aufteilungsmaßstab richtet sich nach Art und Anlass der Entstehung der gemischten Aufwendungen. So können z.B. Zeitanteile, Zahl der teilnehmenden Personen o.ä. als Maßstab herangezogen werden.
- Eine Aufteilung im Schätzungswege (Prozentanteile) ist ausschließlich dann möglich, wenn der betriebliche Anteil nicht von untergeordneter Bedeutung ist und die verlässliche Aufteilung der Kosten mit unverhältnismäßigen Kosten verbunden wäre.
Praxis-Hinweis: Wann eine Aufteilung von der Finanzverwaltung abgelehnt wird
Greifen der betriebliche und der private Nutzungsanteil so ineinander, dass eine Trennung nicht möglich ist, ist eine Aufteilung gemäß der Finanzverwaltung grundsätzlich zu versagen. Dies ist zum Beispiel der Fall bei allgemeinbildender Literatur und Nachschlagewerken, Tageszeitungen, aber auch der Pauschalreise eines Lehrers (OFD Frankfurt, 13.4.2012, Az: S 2227 A - 3 - St 217).
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