"Corona-Dokumentation" erleichtert Betriebsprüfungen

Corona-Dokumentation: Was ist das?

Ziel einer Corona-Dokumentation ist es, einen Überblick über die behördlichen Auflagen, denen ein Betrieb unterliegt, zu gewinnen und zu dokumentieren. Dazu zählt:

• die vorübergehende Mehrwertsteuersenkung ebenso wie
• behördlich angeordnete Schließtage und -zeiten,
• der Aufenthalt einer festgelegten Anzahl von Kunden im Ladengeschäft,
• die beschränkte Anzahl an Sitzplätzen oder
• der Aufbau von alternativen / digitalen Vertriebskanälen.

Fragen, wie „Von wann bis wann haben bestimmte Regelungen gegolten?“, “Welche Maßnahmen wurden ergriffen?“ und „Welche Auswirkungen hatte das?“, sind jetzt noch relativ leicht zu beantworten, bei einer späteren Betriebsprüfung in 1 oder 2 Jahren kann das aber schon anders aussehen. Eine gute Corona-Dokumentation ist daher hilfreich, um Sachverhalte bei einer späteren Betriebsprüfung aufzuklären. Denn mit Nachfragen wegen „Auffälligkeiten“ seitens des Finanzamts muss später gerechnet werden. So können Kalkulationsdifferenzen beseitigt und mögliche Schätzungen vermieden werden.

Corona-Dokumentation: Wie dokumentieren?

Da eine Corona-Dokumentation nicht verpflichtend ist, gibt es keine Vorgaben hinsichtlich des Aufbaus und des Inhalts. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat aber ein Musterformular entworfen, welches kostenlos zum Download bereitsteht.

Es erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, stellt aber eine gute Starthilfe für die Corona-Dokumentation dar und kann natürlich auch individuell angepasst werden. Bei Bedarf wird es außerdem vom ZDH aktualisiert.

Corona-Dokumentation: Was dokumentieren?

Allgemein sollte eine Corona-Dokumentation folgende Inhalte ausweisen:

• ab wann und wie lange welche Vorschriften gegolten hat,
• welche Auswirkungen die Vorschrift konkret auf den Betrieb hat/hatte, d.h. auf die Geschäftstätigkeit, den Geschäftsablauf sowie auf den Umsatz, die Kosten und den Gewinn
• welche steuerlichen oder sonstigen Corona-Hilfemaßnahmen in Anspruch genommen wurden, um späteren Rückforderungsansprüchen staatlicher Finanzhilfen entgegenzuwirken.

Folgende Aufzeichnungen werden zudem vom ZDH empfohlen:

• Schließtage sowie Sonderöffnungszeiten,
• abweichende Öffnungszeiten aufgrund von Krankheit, Trauer- oder Mitarbeiterausfällen,
• Überhang von Kartenzahlungen im Vergleich zu Bargeldzahlungen (z. B. wenn zum Schutz der Mitarbeiter nur noch Kartenzahlungen akzeptiert werden),
• Lieferengpässe (Dokumentation der betroffenen Waren bzw. Warengruppen),
• Schwund und verderbliche Waren (z. B. vergeblicher Wareneinkauf bei Catering),
• Sachspenden,
• besondere (coronabedingte) Umstände, die zu Umsatzschwankungen führten (z. B. eingeschränkte Kundenerreichbarkeit, Beschränkung der Sitzplätze bei Vor-Ort-Verzehr).

Wenn möglich, sollte der Steuerberater einbezogen werden, um sicherzustellen, dass die Dokumentation inhaltlich auch alle Sachverhalte korrekt abbildet.

Praxis-Hinweis: Kassenführung auch ohne Umsätze

Die Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen natürlich weiterhin erfasst (§ 146 AO Abs. 1 Satz 1 AO) werden, auch wenn ein Betrieb an einem Tag keinen Umsatz macht. Auch dann müssen im Kassenbuch der Anfangs- und der Endbestand der Kasse dokumentiert werden. Ferner sollte eine entsprechende Dokumentation in einem „Nachweisbuch für betriebliche Besonderheiten“ erfolgen.

Fazit: Seien Sie vorbereitet!

Schon jetzt ist die Situation an Corona-Hilfspaketen und Corona-Maßnahmen unübersichtlich, zumal sie von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich ausfallen können. Und keiner kann sagen, wie lange sich das noch hinziehen wird. Zwangsläufig kommt es so bei vielen Betrieben zu „Auffälligkeiten“ in der Buchhaltung bzw. zu Abweichungen im Vergleich zu den Vorjahren oder den von der Finanzverwaltung durchgeführten Analysen. Es ist davon auszugehen, dass es in den kommenden Jahren verstärkt zu Betriebsprüfungen kommen wird, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu prüfen oder die in Anspruch genommenen Corona-Hilfen zu verifizieren. Der Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung kommt deshalb gerade in Zeiten der Corona-Krise eine besondere Bedeutung zu. Daher gilt es, vorbereitet zu sein, um sich und den Betrieb im Falle des Falls zu entlasten.

Das könnte Sie auch interessieren:

Corona-Finanzhilfen: Die wichtigsten wichtigsten Programme und Antragsvoraussetzungen im Überblick