Die Kassenführung – speziell jene mit elektronischen Kassensystemen – steht im besonderen Fokus der Finanzverwaltung. Aktuell wurde ein ausführlicher Anwendungserlass veröffentlicht. Hier die wichtigsten Aussagen für Sie zusammengefasst.
Das BMF ergänzt den Anwendungserlass zur AO um umfangreiche Anmerkungen zu § 146a AO (BMF, Schreiben v. 17.6.2019, IV A 4 – S 0316-a/18/10001). § 146a AO regelt hierbei Ordnungsbestimmungen für die Buchführung und Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme.
Praxis-Hinweis: Keine Pflicht zur Führung einer elektronischen Kasse
Die sich aus § 146a AO ergebenden Regelungen gelten ab 1.1.2020 regelmäßig dann verpflichtend, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird.
Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist
- die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software,
- die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen
- und somit Grundaufzeichnungen erstellt.
Die Regelung gilt also nicht nur für elektronische Kassensysteme, auch wenn diese sicherlich in der Praxis die größte Bedeutung haben, sondern geht weiter.
Weiterhin ist zu beachten, dass es für nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen,
- welche die alten Anforderungen erfüllen, aber nicht aufrüstbar sind,
- eine Übergangsfrist bis 31.12.2022 gibt,
- sodass diese alten Kassensysteme weiterverwendet werden dürfen.
Ganz wichtig ist es aber zu wissen, dass es weiterhin keine Pflicht gibt, eine elektronische Kasse zu führen. Die Finanzverwaltung benennt diese Tatsache jedoch in ihrem Schreiben nur am Rande, sicherlich weil ihr daran gelegen ist, dass grundsätzlich jeder betroffene Steuerpflichtige seine Kasse elektronisch führt. Die Frage ist deshalb, wie lange es noch dauert bis elektronische Kassensysteme verpflichtend vorgeschrieben werden. Derzeit ist dies aber noch nicht der Fall. Trotz verschiedener Mängel ist hierbei das vorliegende Schreiben als ein Einstieg in die verschiedenen Aspekte des § 146a AO durchaus gut zu verwenden und bietet einen guten Überblick über die Regelungen, die (grundsätzlich) ab 1.1.2020 gelten.
Rechtlicher Hintergrund
Nach § 146a AO, der zusammen mit der Möglichkeit einer Kassen-Nachschau (§ 146b AO) in das Gesetz eingefügt worden ist, werden Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme normiert. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen insbesondere durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung gesichert sein. Auch müssen die digitalen Aufzeichnungen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar für die Finanzverwaltung sein (§ 146a Abs. 1 AO). Zudem normiert das Gesetz eine grundsätzliche Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO), eine Verordnungsermächtigung zur Regelung von Einzelheiten (§ 146a Abs. 3 AO) sowie eine Anzeigepflicht für Steuerpflichtige über wesentliche Aspekte des elektronischen Aufzeichnungssystems (§ 146a Abs. 4 AO).
Wesentlicher Inhalt des BMF-Schreibens zu digitalen Kassensystemen
Der wesentliche Inhalt des BMF-Schreibens, das die verschiedenen vorstehend skizzierten Aspekte des § 146a AO näher erläutert, lässt sich wie folgt zusammenfassen:
Abschnitt des BMF-Schreibens | Inhalt |
1. Abschnitt | Allgemeines und Begriffsdefinition Definiert werden – teilweise unter Verweisung auf andere Regelungen – die Begriffe elektronische Aufzeichnungssysteme, elektronische oder computergestützte Kassensysteme, der Schutz durch zertifizierte technische Sicherungseinrichtungen, die Schutzziele, der Vorgang, die Transaktion, der Geschäftsvorfall sowie andere Vorgänge. |
2. Abschnitt | Sachlicher und zeitlicher Anwendungsbereich Klargestellt wird, dass alle elektronischen Aufzeichnungssysteme den Anforderungen der GoBD gerecht werden müssen. § 146a AO gilt indes nur für elektronische Kassensysteme. Die Bestimmung gilt grundsätzlich ab 1.1.2020, es sind aber die oben genannten Übergangsbestimmungen zu beachten. |
3. Abschnitt | Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung Hierzu werden verschiedene Komponenten und Anforderungen benannt. Ein Schwerpunkt der Darstellungen betrifft die Protokollierung. |
4. Abschnitt | Einheitliche digitale Schnittstelle für steuerliche Außenprüfungen und Nachschau Es wird betont, dass eine solche vorhanden sein muss. Hierzu werden die möglichen Formate benannt. |
5. Abschnitt | Anforderungen, die das Gesetz an den Beleg stellt Die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine Rechnung bleiben unberührt. |
6. Abschnitt | Belegausgabe Der Beleg muss ab 1.1.2020 von denjenigen ausgegeben werden, die Geschäftsvorfälle mit Hilfe elektronischer Aufzeichnungssysteme erfassen. Der Beleg kann in Papierform oder elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Letzteres aber nur, wenn der Kunde zustimmt. Die Belegausgabe muss in einem unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs erfolgen. Der Kunde muss den Beleg nicht annehmen. Das Finanzamt kann von der Belegausgabepflicht Befreiungen aus Billigkeitsgründen erteilen. Dies gilt insbesondere beim Verkauf einer Vielzahl von Waren an nicht bekannte Personen. |
7. Abschnitt | Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung Ausfallzeiten sind zu dokumentieren, Ausfälle sind unverzüglich zu beheben. |
8. Abschnitt | Elektronische Aufbewahrung Eine elektronische Aufbewahrung der Aufzeichnungen ist dann zulässig, wenn der spätere Export der Daten gesichert ist. |
9. Abschnitt | Einzelheiten zur Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO. |
10. Abschnitt | Verweise zur Zertifizierung Zur Zertifizierung wird in Abschnitt 10 auf ein gesondertes BMF-Schreiben vom 12.6.2018 und die KassensicherungsVO verwiesen. |
11. Abschnitt | Verbot des gewerbsmäßigen Bewerbens und In- Verkehr-Bringens nach § 146a Abs. 1 Satz 5 AO Das Bewerben oder in den Verkehr bringen von Soft- oder Hardware, die den Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllt, ist verboten. Die Sanktionen eines Verstoßes werden dargestellt. |
12. Abschnitt | Rechtsfolgen Zu den Rechtsfolgen bei Verstoß gegen § 146a AO: Die Erfüllung kann nicht mit Zwangsmaßnahmen erzwungen werden. |
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