Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

Mit dem Merkblatt der OFD Karlsruhe haben Sie die Anforderungen an die Kassenbuchführung auf einen Blick parat, können Fehlerquellen vermeiden, erkennen und sich trotz vieler steuerlich zu berücksichtigender Gesetze und Verwaltungsanweisungen auf Ihr Unternehmen konzentrieren.

Inhalt des Merkblatts zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung 

Das Merkblatt (Informationen zum Thema " Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung", OFD Karlsruhe, Verfügung v. 3.4.2019, S 0315 - St 42) umfasst die wesentlichen Gesetze und Verwaltungsvorschriften, die im Zusammenhang mit der Kassenbuchführung zu beachten sind.


Grundsatz

Ausnahme(n)

Einzelaufzeichnungspflicht, § 146 Abs. 1 S. 1 AO



















-GoBD erfordern die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird.

-nicht nur Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch den Inhalt des Geschäftsvorfalls und den Namen des Vertragspartners

-Einzelaufzeichnungspflicht auch im UStG geregelt, § 22 Abs. 1 Nr. 1 UStG

-Einzelaufzeichnungspflicht gilt für Bilanzierer und Gewinnermittler nach § 4 Abs. 3 EStG

-Umfang der Aufzeichnungspflichten ergibt sich aus § 14 Abs. 4 UStG:

Name und Anschrift des Leistungsempfängers,

Art der verkauften Ware oder erbrachten Dienstleistung,

Verkaufte Menge bzw. Anzahl,

der Einzelverkaufspreis,

ggf. vereinbarte Preisminderungen,

Umsatzsteuersatz,

Umsatzsteuerbetrag,

Datum des ausgeführten Umsatzes (Leistungszeitpunkt)

-für jeden Umsatz ist die Zahlungsart aufzuzeichnen, weil im Kassenbuch nur Barumsätze erfasst werden dürfen

-Verkauf von Waren bzw. Erbringung von Dienstleistungen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird

-unbare Zahlungen sind separat abzubilden (keine Erfassung im Kassenbuch)

-für erbrachte Dienstleistungen sind Einzelaufzeichnungen zwingend zu führen, wenn der Kundenkontakt der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Dienstleistung individuell Einfluss nehmen kann

-wurden trotz Aufzeichnungserleichterungen Einzelaufzeichnungen freiwillig geführt, kann man sich hinterher nicht mehr auf die Aufzeichnungserleichterungen berufen










Offene Ladenkasse(n)
























-Pflicht zur Führung einer Registrierkasse besteht nicht

-auch bei offener Ladenkasse ist Aufzeichnung eines jeden einzelnen Geschäftsvorfalls mit Bezeichnung erforderlich

-Anfertigung eines Kassenberichts zur Überprüfbarkeit der erklärten Betriebseinnahmen auf Richtigkeit und Vollständigkeit

-retrograde Ermittlung des täglichen Kassenbestands (wobei Bargeldendbestand eines Tages mittels Zählens des gesamten vorhandenen Geldbestands ermittelt wird):

    Bargeldendbestand Tag X

+  Ausgaben

+  Entnahmen

./.Einlagen

./. Kassenanfangsbestand

= Tageseinnahmen

-werden mehrere Kassen verwendet, müssen die Kassenberichte einzeln je Kasse erstellt und die Bargeldbestände der dazugehörigen Kasse zuordenbar sein

-Einnahmen, Ausgaben, Entnahmen und Einlagen sind durch Fremd- und Eigenbelege nachzuweisen

-Schätzungen/Rundungen sind nicht zulässig

-wird ein Zählprotokoll erstellt, ist es aufzubewahren

-Standardsoftware (Word, Excel u.ä.) entsprechen nicht dem Grundsatz der Unveränderbarkeit


-Zählprotokoll ist nicht zwingend erforderlich

-am Markt erhältliche Software wird von der Finanzverwaltung nur dann als unveränderbar anerkannt, wenn nachträgliche Änderungen nicht möglich sind oder mit einem entsprechenden Änderungsvermerk gekennzeichnet werden





















Elektronische Registrierkasse(n)







-seit dem 1.1.2017 dürfen nur noch elektronische Registrierkassen verwendet werden, die eine Speicherung aller für die Besteuerung relevanten Daten ermöglichen (BMF-Schreiben vom 26.11.2010, BStBl 2010 I S. 1342)

-Informationen des Kassensystems müssen unveränderbar und vollständig in digitaler Form aufbewahrt werden

-Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre

-fehlende Programmierungsunterlagen und fehlende Protokolle nachträglicher Programmänderungen stellen einen schweren formellen Mangel der Buchführung dar


Verfahrensdokumentation

Für die Verfahrensdokumentation sollte eine Art Musterprotokoll angelegt werden, in welchem die wichtigsten Eckdaten notiert werden: Fabrikat, Seriennummer, Einsatzzeitraum, Anzahl der genutzten Geräte, Einsatzort des Geräts und Ausfallzeiten (durch Stromausfall oder bei WiFi-Kassen ein Internetausfall u.ä.). Darüber hinaus sind die Änderungsdaten, Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen aufzubewahren.

Praxis-Tipp: Bedienungs- und Programmieranleitung parat haben

Es sollte also die Bedienungs- und Programmieranleitung griffbereit aufbewahrt werden, um nicht gleich zu Beginn einer Prüfung dem Finanzbeamten die Möglichkeit zu eröffnen die Kassenbuchführung wegen formeller Mängel zu verwerfen.

Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung

Die Finanzverwaltung hat das Recht auf einen digitalen Datenzugriff, § 147 Abs. 6 AO. Der Unternehmer muss der Finanzverwaltung entweder den unmittelbaren Datenzugriff auf das genutzte Gerät gewähren oder die Daten auf einem Datenträger zur Verfügung stellen. Das gilt auch für Daten, die im Rechenzentrum eines Dritten gespeichert werden. Die Kosten für das Überspielen der steuerrelevanten Daten auf einen externen Datenträger trägt der Steuerpflichtige.

Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen wurde das gleichlautende Gesetz vom 29.12.2016 (BStBl 2017 I S. 21) erlassen. Durch das Gesetz sind die §§ 146a, 146b AO neu hinzugekommen, die weitere Anforderungen an die Unternehmer hinsichtlich der Kassenaufzeichnungen stellen. Das Merkblatt der OFD Karlsruhe enthält tabellarisch die gesetzlichen Änderungen in zeitlicher Abfolge.

Welche Aufzeichnungssysteme über welche (zertifizierten technischen) Sicherheitseinrichtungen verfügen müssen, wurde in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) festgelegt. Die technischen Sicherheitseinrichtungen sind ab dem 1.1.2020 verpflichtend von den Unternehmen einzusetzen. Sollte der Unternehmer eine Registrierkasse benutzen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurde und nicht mit einer Sicherheitseinrichtung aufrüstbar ist, darf die Kasse bis längstens 31.12.2022 genutzt werden. Voraussetzung ist und bleibt, dass es sich um eine Kasse im Sinne des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 handeln muss.

Praxis-Tipp: Für beabsichtigte Anschaffung einer Registrierkasse den Investitionsabzugsbetrag bilden

Sollte der Unternehmer beabsichtigen, sich in den nächsten drei Jahren eine neue Kasse anzuschaffen, kann er im aktuellen Jahr in Höhe von 40 % der voraussichtlichen Anschaffungskosten einen Investitionsabzugsbetrag (IAB) gewinnmindernd bilden. Die Gewinnminderung führt zu einer geringeren Steuerbelastung, wodurch die Einsparung für die Anschaffung der Kasse zurückgelegt werden kann. Es sind die Voraussetzungen des § 7g Abs. 1 EStG zu erfüllen.

Nicht vergessen:

Sollte die Investition spätestens im dritten Jahr nach der Bildung des IAB tatsächlich nicht vorgenommen worden sein, erfolgt eine rückwirkende Gewinnerhöhung im Jahr der Bildung. Wird der IAB im Jahr der ursprünglichen Bildung mangels Anschaffung wieder aufgelöst, wird die Nachzahlung nach Ablauf von 15 Monaten nach dem Ende des Bildungsjahres mit 0,5 % pro Monat verzinst.

Kassennachschau und Mängel an der Kassenführung

Seit dem 1.1.2018 wurde der Finanzverwaltung mit der Kassen-Nachschau nach § 146b AO ein neues Kontrollinstrument an die Hand gegeben. Im Rahmen der Kassen-Nachschau wird die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen überprüft.

Wird seitens der Finanzverwaltung festgestellt, dass die Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist, kann das dazu führen, dass die gesamte Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß verworfen wird.

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