Kommunikation zielgerichtet steuern, Differenzen herausarbeiten, Kompromisse diskutieren und Lösungen herbeiführen. Kommunikationstrainer Heinz-Josef Botthof erläutert die Schlüsselrolle der Moderation in Besprechungen und zeigt, wie Sie selbstbewusst diese Methoden anwenden.
Kommunikation ist ein wesentlicher Teil unserer Arbeit. Oft findet die Kommunikation in größeren Gruppen statt. In diesen Terminen mit häufig heterogenen Besetzungen brauchen wir jemanden, der die Kommunikation steuern kann. Diese Rolle fällt dem Moderator zu.
Gesprächsleitung vs. Moderation
Häufig wird jede Form der Steuerung in einer Besprechung als Moderation bezeichnet. Wir wollen dies hier etwas genauer differenzieren: Die Gesprächsleitung führt durch die Agenda und achtet darauf, den Zeitplan einzuhalten. Ergebnisse und offene Punkte werden festgehalten und am Ende werden klare Aufgabenverteilungen im Sinne von „Wer macht was mit wem bis wann?“ festgelegt. Der Moderator kümmert sich ebenfalls um diese Punkte. Er soll aber auch dafür sorgen, den Kommunikationsprozess in der Gruppe zu steuern. Dazu ist es wichtig, sich genau mit den einzelnen Personen auseinanderzusetzen und die Inhalte grob zu gestalten. Der Moderator legt die Methoden fest, die er in der Sitzung anwenden will. Final fällt ihm noch die Aufgabe der Dokumentation zu.
Bei einer Präsentation hat der Präsentator im Allgemeinen die höchste Fachkompetenz im Raum und vermittelt seine Kenntnisse an das Publikum. Bei der Moderation sitzen die Expertinnen und Experten als Teilnehmer im Raum. Der Moderator benötigt für seine Aufgabe keine fachliche Kompetenz zu den besprochenen Themen. Ein Grundverständnis genügt. Seine anspruchsvolle Aufgabe ist es, die Expertise der Teilnehmer im Raum hörbar zu machen und bestmögliche Lösungen zu erreichen.
Tipp: Wenn Sie erstmals moderieren, teilen Sie sich die Aufgabe mit einer Kollegin oder einem Kollegen.
Abb. 1: Leitung versus Moderation
Die Rolle des Moderators
Alle Punkte, die für einen gelungenen Kommunikationsprozess wichtig sind, werden vom Moderator gesteuert. Im Fokus des Termins stehen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Sie werden in der Besprechung gemeinsam Sachverhalte analysieren und Lösungen erarbeiten. Somit muss der Moderator ein positives Arbeitsklima herstellen, in dem die Teilnehmer bereit sind, ihre Kenntnisse einzubringen.
Die Vorbereitung der moderierten Besprechung
Die ersten Aufgaben erledigt der Moderator, bevor sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu der Besprechung treffen. In der Vorbereitung steckt er die Ziele der Veranstaltung ab, analysiert die Teilnehmer mit ihren Rollen und Funktionen und wählt geeignete Methoden aus, um die Ziele in der Sitzung zu erreichen. Die Abstimmungen stellen einen Korridor, aber keine fixe Linie im Sinne eines strikten roten Fadens dar. Auch die Sitzordnung und die Vorbereitung der Medien bereitet der Moderator vor. Die Sitzordnung wird üblicherweise als Stuhlkreis eingerichtet. So können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in idealer Form miteinander kommunizieren und ohne Barrieren an die Medien gelangen.
Da während der Sitzung keine Hektik aufkommen soll, sollten Sie die Zeit großzügig bemessen.“ Um flexibel auf das Geschehen in der Sitzung reagieren zu können ist es ratsam, vorab verschiedene Varianten durchzuspielen. Schließlich ist eine hohe Flexibilität für Moderatoren von ausschlaggebender Bedeutung.
Abb. 2: Aufgaben vor, während und nach der Moderation
Die Durchführung der Moderation
Bei der Durchführung sorgt der Moderator für eine positive Atmosphäre, in der sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer wohlfühlen. Gemeinsam mit den Anwesenden werden die Ziele des Termins abgestimmt. Sollten sich die Teilnehmer nicht kennen, empfiehlt es sich, mit einer kurzen Vorstellungsrunde zu beginnen. Der Moderator sorgt durch den Einsatz verschiedener Methoden für eine konstruktive Gesprächsatmosphäre. Er achtet darauf, dass zielorientiert diskutiert wird, Beschlüsse gefasst werden, Ergebnisse dokumentiert werden und am Ende eine für alle Teilnehmer zufriedenstellende Lösung gefunden ist.
Der Moderator soll die Diskussionspunkte und insbesondere die Ergebnisse fortlaufend dokumentieren. Er beobachtet und sorgt dafür, dass alle gleichberechtigt ihre Gedanken einbringen und die Gruppe fair miteinander umgeht. Die Ergebnisse stellt der Moderator der Gruppe zur Bewertung vor und lässt die Gruppe die Entscheidungen treffen. Der Moderator selbst bewertet die Ergebnisse nicht. Inhaltlich ist er neutral.
Geben Sie der Gruppe Feedback zum Verlauf und sorgen Sie auch damit für eine positive Arbeitsatmosphäre. Wenn es zu Schwierigkeiten oder Spannungen kommt, sprechen Sie diese Punkte an. Animieren Sie die Gruppe dazu, eine Lösung zu finden. Greifen Sie maximal steuernd ein, treffen Sie aber keine Festlegungen mit Ihrer Meinung. Wenn es sehr lange dauert, machen Sie Lösungsvorschläge.
Wiederholen Sie die erreichten Ergebnisse sowie die getroffenen Vereinbarungen. Schließen Sie die Sitzung mit einem Dank an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer und verabschieden Sie sich mit freundlichen Worten und positiven Aussagen.
Die Nachbereitung der Moderation
Dokumentieren Sie alle Ergebnisse durch ein Foto-Protokoll. Notieren Sie die offenen Punkte und die Ansatzpunkte, wenn es eine Fortsetzung mit dem Team gibt. Versenden Sie die Unterlagen an alle Beteiligten bzw. stellen Sie es in einem gemeinsamen Tool ein.
Die Besonderheiten bei Online-Meetings
Grundsätzlich gelten für Online Termine die gleichen Methoden und Verfahren wie bei Live-Terminen. Vorteilhaft ist es, wenn sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer per Video sehen können. Wenn es keine Video-Übertragung gibt, muss die Moderation sehr klaren Regeln folgen. Beispielsweise werden die Teilnehmer nach Alphabet von A-Z oder umgekehrt zu ihren Beiträgen aufgefordert. Die Ergebnisse werden so visualisiert, dass es alle sehen können, beispielsweise auf dem Computer des Moderators, dessen Bildschirm für alle freigegeben wird.
Der Rollen-Mix Moderator und Experte
Als Controller oder Finance Expert sind wir in Besprechungen häufig in einer Doppelrolle. Zum einen haben wir die Rolle des Experten und gleichfalls sollen wir die Moderation übernehmen. Das funktioniert, die Doppelbelastung ist aber eine echte Herausforderung.
Fazit
Durch Moderation lassen sich Kommunikationsprozesse in Besprechungen effektiver gestalten und auch beschleunigen. In der Rolle des Moderators müssen Sie selbstbewusst auftreten. Die Basis für den Erfolg der Moderation ist die Vorbereitung.