Controlling-Leistungen durch Audits und verständliche Diagramme optimieren

Controlling Audit: Controlling zielorientiert weiterentwickeln
Das Controlling an sich unterliegt keinen gesetzlichen Regeln. Lassen sich Controlling-Abteilungen dennoch in Bezug auf Effektivität und Effizienz objektiv beurteilen? Ja, meint Andreas Großhäuser (Foto 1, rechts), Geschäftsführer der DHB Stahl- und Hartgußwerk Bösdorf GmbH und Mitglied im Arbeitskreis West 1 des ICV. Er hat mit Mitgliedern dieses Arbeitskreises ein Konzept für ein Controlling-Audit erarbeitet und erprobt es derzeit in der Praxis.

Hauptbestandteil der Beurteilung ist ein Fragen- und Kriterienkatalog, mit dem der Reifegrad analysiert und Verbesserungsmöglichkeiten entdeckt werden könnten. Dabei werden 8 Themenbereiche jeweils in Bezug auf den Ist-Status und den mittelfristigen Zielzustand untersucht (s. Abb. 1)

• Arbeitsmittel ist ein Fragebogen mit 100 – 120 Fragen, die in ca. 2 Stunden beantwortet werden sollen. Die Befragung während der Testphase wird in Interviewform durchgeführt, um subjektive Bewertungen einzuschränken.
• Zu jeder Frage kann eine Bewertung zwischen 1 und 10 erfolgen. Die Bewertung wird durch Ausprägungsbeschreibungen der einzelnen Stufen unterstützt.
• Befragt werden sowohl Controller (interne Sicht) als auch Geschäftsleitung und Führungskräfte (externe Sicht als Controlling-Kunden).

Durch den Ergebnisvergleich zwischen Ist-Status und gewünschtem Zielzustand werden die Bereiche mit dem größten Handlungsbedarf entdeckt (s. Abb. 2). Anschließend werden diese Bereiche priorisiert. Für die Bereiche mit der höchsten Priorität sollen Verbesserungsmaßnahmen geplant und umgesetzt werden.

Herr Großhäuser erläuterte die Vorgehensweise am Beispiel eines Unternehmens, bei dem der aktuelle Stand bereits in der Praxis erprobt wurde.

Vom Konzept über den Prototyp zum Roll-out
Das Controlling-Audit-Konzept wurde von Mitgliedern des Arbeitskreises West I des ICVs entwickelt und bisher bei zwei Unternehmen versuchsweise eingesetzt. In einer weiteren Testphase sollen Fragebogen und Auswertung nun mit weiteren Unternehmen validiert und verbessert werden. Dazu ist der AK auch noch auf der Suche nach interessierten Controlling-Abteilungen. Nach Abschluss der Testphase soll der Fragebogen den ICV-Mitgliedern auf der ICV-Homepage zur Verfügung gestellt werden.

Managementberichte: Damit Berichte etwas berichten

Zum Abschluss zeigte Dietmar Pascher (Foto 2), Trainer der Controller Akademie, welche Fehler in zahlreichen Managementberichten gemacht werden. Anhand von realen Beispielen belegte er, dass viele Grafiken schlichtweg unverständlich aufgebaut sind. Dem stellte er das SUCCESS-Prinzip von Dr. Rolf Hichert gegenüber. Das SUCCESS-Prinzip setzt sich wie folgt zusammen:

• Say – Botschaft vermitteln
• Unify – Bedeutung vereinheitlichen
• Condence – Information verdichten
• Check – Qualität sicherstellen
• Enable – Konzept der neuen Reportregeln verwirklichen
• Simplify – Kompliziertheit vermeiden
• Structure – Inhalte gliedern

Dietmar Pascher zeigte quasi live, wie sich Diagramme einfach optimieren lassen:

1. Schreiben Sie eine Botschaft über das Diagramm.
2. Packen Sie zentrale, sich wiederholende Inhalte in den Titel.
3. Nehmen Sie aus dem Diagramm heraus, was nicht unbedingt für die Verständlichkeit hineingehört (z. B. 3-D-Darstellung, Rahmen, Hilfslinien, Farbe, Einheiten).
4. Dokumentieren Sie die Datenquelle in der Fußnote als „vertrauensbildende Maßnahme“.
5. Heben Sie das Grafikelement hervor, auf das sich Ihre Botschaft bezieht. 

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Außerdem präsentierten die Aussteller evidanza, treuenfels und BBO Datentechnik ihre Dienstleistungsangebote. Lutz Diwell, ehemaliger Staatssekretär, berichtete von Entscheidungsfindung und –kommunikation während der Finanzkrise 2008/2009.

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