Controlling und Reporting Excellence bei Bayer MaterialScience

Bayer MaterialScience als Vorreiter im Enterprise Performance Management
"Es wird nun eine BI-Lösung vorgestellt, die Sie nicht glauben würden, wenn Sie sie nicht mit eigenen Augen gesehen haben!" Mit diesen Worten kündigte Mitveranstalter Prof. Jürgen Weber den Vortrag von Dr. Lothar Burow, Head of Corporate BI bei der Bayer AG, an. Bevor die bei Bayer MaterialScience (BMS) entwickelte Controlling- und Reporting-Lösung live vorgeführt wurde, zeigte Dr. Burow die Gesamtentwicklungen der vergangenen Jahre im Controlling bei BMS auf. Diese Entwicklung war es letztlich, die dazu führte, dass BMS 2011 von der Hackett Group als Best Practice im Bereich Enterprise Performance Management ausgezeichnet wurde (S. Abb. 1 in der Bilderserie).

Prozessexzellenz und Controllerrolle als Erfolgsfaktoren
Bis 2008 dauerte der Planungsprozess bei BMS rund 6 Monate, wobei insgesamt 3.000 Kostenstellen und 1.000 Kostenarten mit Hilfe von 8 verschiedenen Applikationen beplant wurden. Im Zuge einer Prozessoptimierung im Jahr 2009 wurde die Anzahl der zu beplanenden Kostenstellenknoten auf 400, die der Kostenartengruppen auf nur noch 18 gesenkt und die 8 unterschiedlichen Applikationen durch ein globales BI-Planungssystem ersetzt. Durch diese Prozessverschlankung konnte die Prozessdauer auf 4 Monate gesenkt und die Anzahl der im Planungsprozess involvierten Mitarbeiter stark reduziert werden.

Als zweiten Erfolgsfaktor bei BMS führte Dr. Burow die Einbindung von Controllern als Business Partner an. Im Rahmen eines Benchmarkings hatte die Hackett Group u. a. die Wahrnehmung der Rolle von Controllern im Unternehmen mit den Erwartungen an sie verglichen. Während bei Wettbewerbern Controller eher als "Hüter der Zahlen" betrachtet wurden und  der von ihnen erwarteten Rolle als Business Partner in nur sehr geringem Maße nachkamen, wies BMS nicht nur eine deutlich stärkere Einbindung des Controllings auf Augenhöhe mit dem Management, sondern auch eine größere Nähe der eingenommenen an die erwartete Rolle auf.

Dynamische Portlet-Lösung statt statischem Dashboard
Anschließend demonstrierte Dr. Burow als dritte Erfolgskomponente des Controllings die angekündigte, innovative BI-Lösung. Während andere Unternehmen bisher nur teilweise grafische BI-Lösungen zum Kennzahlen-Reporting implementiert haben, ist man bei BMS bereits einen Schritt weiter gegangen: Anstelle statischer Dashboards, die dem Management einen Überblick über aktuelle Kennzahlen in einer  „Cockpitdarstellung“ erlauben, besteht die Lösung von BMS darin, jedem Nutzer die personalisierte Gestaltung der Benutzeroberfläche aus einzelnen Komponenten, sog. „Portlets“, zu ermöglichen (S. Abb. 2 in der Bilderserie). Dabei stellt jedes Portlet eine eigene Applikation dar, die in Echtzeit auf Systemdaten zugreift und eine bestimmte, grafisch aufgearbeitete Auswertung liefert. Der Nutzer kann dabei aus einer Vielzahl bereits vorhandener Portlets auf der internen Plattform wählen oder, basierend auf allen im System verfügbaren Daten, neue Portlets für eigene Auswertungen zusammenstellen und diese auf der internen Plattform anderen Usern zugänglich machen.

Der Erfolg des Portlet-Systems wird dadurch bestätigt, dass die bisher nur in der Sparte BMS verfügbare Lösung mittlerweile konzernweit bereitgestellt wird. Bis 2017 soll sie zum Standard im gesamten Bayer-Konzern werden und als Frontend einer harmonisierten Systemarchitektur aller vier Sparten der Bayer AG dienen.

Der Referent
Dr. Lothar Burow (Head of Corporate BI bei der Bayer AG)