Ein frischer Blick auf Finanzplanung und -analyse (FP&A) mit neuen Ideen kann dazu beitragen, dass Budgetierung und Planung größere Akzeptanz bei den Beteiligten erfahren. Die Umsetzung wird durch dedizierte Planungslösungen erleichtert, die Prozesse vereinfachen und die Protagonisten entlasten.
Es gibt sie in fast allen Unternehmen und sie sind jedes Jahr aufs Neue gefürchtet: Ausschweifende Planungsrunden, in denen die finanziellen Rahmenbedingungen für jeden Bereich festgelegt werden. Da ist dann oft von umfangreichen „Excel-Tapeten“ die Rede, die die operativen Bereiche ausfüllen und die Finanzbereiche zusammenführen müssen. Beide sind mit dem Budgetierungs- und Planungsprozess nicht wirklich zufrieden, wie die Studie „Next Generation Business Planning Benchmark Research“ von Ventana Research ergeben hat. Fast zwei Drittel der Befragten beklagte, dass der Planungsprozess nicht effizient und zu lang ist.
Gerade die Verantwortlichen aus den operativen Bereichen haben den Eindruck, dass der Prozess sich nicht flexibel genug an die Herausforderungen ihres Geschäfts anpasst. Außerdem sei die Planung zu politisch und am Ende nur für das Management und den Finanzbereich hilfreich, nicht aber für sie selbst.
Finanzbereich gefordert
Dieser Vorwurf richtet sich auch an den Finanzbereich, der Planung, Budgetierung und Forecasting orchestriert. Der Finanzbereich muss den Prozess anpassen und dafür sorgen, dass sich die Zeit verkürzt, die die operativen Bereiche für die Finanzplanung aufwenden müssen. Außerdem sollte der Finanzbereich in eine beratende Rolle schlüpfen und die operativen Bereiche bei der Planung unterstützen. Mit einem strukturierten Dialog muss er dafür sorgen, dass die operativen Bereiche schneller und einfacher zu den Budgets kommen, die sie für die gesicherte Durchführung ihrer Aufgaben brauchen.
Doch das ist einfacher gesagt als getan. Viele Prozesse sind seit langem eingeführt, die Erwartungen des Managements sind gesetzt: Der Finanzbereich hat die Aufgabe, Planung, Budgetierung und Forecasting durchzuführen und dem Management Zahlen und Analysen zu liefern. Wer hier nicht vorkommt, sind die Business Owner der operativen Bereiche. Hier ist ein wichtiger Ansatzpunkt für den Finanzbereich, den Planungsprozess anzupassen, um sowohl dem Management als auch den Business Ownern einen wirklichen Mehrwert zu bieten.
Neue Denkansätze
Startet man die Überlegungen, wie die Planungs- und Budgetierungsprozesse besser an die Bedürfnisse der Business Owner angepasst werden können, hilft es, sich in deren Arbeitsalltag zu versetzen. Die Verantwortlichen in den operativen Bereichen denken bei der Planung vor allem in Assets. Sie überlegen, welche Ressourcen sie in welcher Größenordnung brauchen, um ihre Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Wie viele Mitarbeitende mit welchen Kenntnissen benötige ich? Welche Geräte und Maschinen vom Computer bis zur Produktionsanlage sind notwendig? Welche Marketing-Kampagnen stehen an, um den Absatz zu sichern?
Startet der Planungsprozess von den erforderlichen Ressourcen her, hilft das den Business Ownern, möglichst einfach in die Planung einzusteigen. Sie agieren in ihrem gewohnten Umfeld und können mühelos die Fragen zu ihrem Bedarf beantworten, da es das ist, womit sie sich auskennen. Ein gutes Planungsprogramm hilft dann, diese Ressourcen in finanzielle Werte zu übersetzen, so wie sie der Finanzbereich und das Management brauchen.
Die Vorteile dieses Vorgehens lassen sich am Beispiel des benötigten Personals sehr schön verdeutlichen. Die Business Owner planen, wie viel Personal sie in welchen Hierarchie-Stufen und mit welchen Fähigkeiten brauchen. Mit Hilfe der Daten der Personalabteilung lassen sich daraus die Kosten für die verschiedenen Vergütungsbestandteile dem Bereich zuweisen. Ist geplant, im Laufe des Geschäftsjahres weiteres Personal einzustellen, um die Wachstumsstrategie abzusichern, so können die Kosten anteilsmäßig aufgeschlüsselt und zugewiesen werden.
Dieses Vorgehen hat zudem den Vorteil, dass bei den Budget-Verhandlungen nicht mehr über abstrakte Zahlen diskutiert wird, sondern darüber, ob das zusätzliche Personal mit den hinterlegten Fähigkeiten wirklich gebraucht wird, um die geplante Arbeit zu erledigen. Bei Budget-Engpässen können die Beteiligten dann beispielsweise darüber diskutieren, Einstellungen zeitlich zu strecken. Auf diese Weise werden Budget-Durchsprachen konkreter und sind sehr viel näher dran am wirklichen Geschäft.
Umsetzung mit Hilfe innovativer Technologie
Es lohnt sich für die Unternehmen, sich diesen Anforderungen zu stellen und die Prozesse für Planung und Budgetierung neu zu denken und neu zu gestalten, denn der Mehrwert für die Unternehmen ist beträchtlich. Häufig stellt sich aber die Frage, wie sie diese Transformation angehen sollen.
Zum Glück gibt es heute innovative Lösungen für Planung, Budgetierung und Forecasting, die Finanzabteilungen bei der Anpassung der Prozesse und der Umsetzung neuer Ideen unterstützen. Allerdings hat Ventana Research in seinem aktuellen „Next Generation Business Planning Benchmark Research“ festgestellt, dass noch etwa 65 Prozent der Unternehmen ihre Planung mit Excel durchführen. Gerade diesen Unternehmen bietet sich hier die Chance, mit einer dedizierten Planungslösung einen großen Schritt in die Zukunft zu tun. Diese entlasten nicht nur die Finanzabteilung bei der Konsolidierung der verschiedenen Planungsdateien, sondern unterstützen auch sehr gezielt die Business Owner bei der Planung.
So bringen moderne Planungslösungen alle Daten auf einer Plattform zusammen und schaffen einen Single Point of Truth. Damit lassen sich dann die oben beschriebenen Assets anlegen und mit den finanziellen Werten hinterlegen. Dazu werden z. B. die geplanten Personalstellen mit den Daten aus der Personalabteilung verknüpft, so dass die finanzielle Dimension der Personalstärke direkt ersichtlich ist.
Außerdem bringen gute Planungslösungen ein integriertes Workflow-Management mit, dass es erlaubt, Planungsschritte und Genehmigungszyklen schnell zu definieren und zu steuern. So wissen die Business Owner, wann sie welche Daten liefern müssen. Eingebettete Chatfunktionen ermöglichen eine schnelle und einfache Absprache aller Beteiligten, was die Planung deutlich beschleunigt.
KPMG als Vorreiter moderner Finanzplanung
Ein Unternehmen, das den Planungsaufwand für die Business Owner reduziert hat, ist KPMG Deutschland. Das Unternehmen nutzt die Intelligent Planning Platform von Board und hat damit ein sogenanntes Frühwarnsystem eingeführt und seine Planungs- und Forecasting-Prozesse deutlich verschlankt. KPMG fokussiert sich beim neuen Forecast-Prozess darauf, nur noch die Änderungen aufzunehmen und spart sich die komplexe Neuplanung. Planabweichungen werden im Frühwarnsystem sofort gemeldet, wenn sie eine definierte Größe überschreiten. Zudem berechnet KPMG hierbei nur noch drei KPIs: Nettoumsatz, Gesamtkosten und benötigte Mitarbeiter (FTE). Dadurch braucht KPMG weniger quantitative Daten, sammelt aber gleichzeitig qualitative Informationen zu den Daten ein.
Planung und Forecasting ist somit nicht mehr ein Ereignis, dass wiederkehrend und zeitintensiv zu bestimmten Zeitpunkten im Jahr ansteht, sondern ein Echtzeit-Prozess, bei dem Änderungen sofort kommuniziert werden können. Der Fokus verlagert sich auf zukunftsorientierte Informationen, die voraussichtliche Abweichungen vom Plan anzeigen. Die Finanzorganisation kommuniziert dem Management nicht nur den aktuellen Forecast für das Gesamtjahr, sondern liefert gleichzeitig Erläuterungen zu den Zahlen, die mit einem digitalen Prozess vom Business strukturiert eingesammelt worden sind. Dies führt zu qualitativ besseren Erkenntnissen, die das Unternehmen in die Lage versetzen, die zukünftigen Entwicklungen besser zu beurteilen und schneller reagieren zu können.
Geringerer Aufwand, höherer Nutzen
Die gezeigten Beispiele machen das Potential deutlich, das eine Investition in FP&A mit sich bringt. Moderne Planungs-Lösungen wie Board helfen, die Prozesse für Planung, Budgetierung und Forecasting schneller, nutzerfreundlicher und effizienter zu machen. Sie bieten außerdem Analyse- und Simulations-Funktionen, mit denen wichtige Erkenntnisse generiert werden können, die Unternehmen gerade in Krisenzeiten resilienter machen.
Für den Finanzbereich lohnt es sich, im Bereich FP&A das Heft des Handelns in die Hand zu nehmen. Eintönige, wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren und die Mitarbeitenden können sich mehr Freiräume für Tätigkeiten schaffen, die einen höheren Geschäftswert generieren. Der Finanzbereich wird aufgewertet und kann sich noch stärker zum Business-Partner entwickeln, der die Business Owner in den operativen Bereichen unterstützt.