In den meisten im- und exportierenden Unternehmen werden zollrelevante Tätigkeiten an verschiedensten Stellen ausgeübt. Häufig ist der Zoll auch im Bereich Versand und Logistik angesiedelt. Eine effiziente und rechtssichere Zollabwicklung ist für Unternehmen unerlässlich.
Eine eigene Zollabteilung im Unternehmen bringt Entlastung der anderen Abteilungen
Die Durchführung von Im- und Exporten unterliegt zahlreichen rechtlichen Regelungen, die von der Überprüfung der Ware bis hin zur Kontrolle des Empfängers und der Wareneigenschaften reichen. In diesem Prozess müssen Unternehmen außerdem verschärfte Sicherheitsmaßnahmen beachten und deren Einhaltung auch dokumentieren. Die Einrichtung einer Zollabteilung kann das Unternehmen bei der Koordination der Zollabwicklung sowie der Überwachung unterstützen und als Ansprechpartner gegenüber den Behörden fungieren. Die Zollabteilung entlastet das Unternehmen dabei nicht nur bei der Erfüllung rechtlicher Pflichten, sondern führt zu einer systematischen Organisation der Unternehmensprozesse.
Aufgaben der Zollabteilung
Die Aufgaben innerhalb der Zollabteilung eines Unternehmens können je nach den betrieblichen Gegebenheiten des Unternehmens variieren. Je nach Größe des Unternehmens ist eine intensive Kommunikation zwischen der Zollabteilung und den einzelnen Unternehmenseinheiten wie Verkauf, Logistik und Finanzbuchhaltung unabdingbar. Zudem müssen die Mitarbeiter der Zollabteilung über erforderliches Fachwissen in den einzelnen Bereichen verfügen, z.B.:
Bereich „Einfuhrabwicklung“
- Einfuhrgenehmigungen,
- Versandverfahren,
- Verbote.
Bereich „Ausfuhrabwicklung“
- Warenursprung,
- Zuordnung der Waren in den Zolltarif,
- Exportkontrolle.
Funktion des Zollbeauftragten
Der/die Leiter/in der Zollabteilung wird häufig „Zollbeauftragter“, „Zollverantwortlicher“ oder „Zollermächtigter“ genannt. Eine gesetzliche Grundlage für einen Zollbeauftragten besteht bisher nicht. Die Tätigkeit ist in der freien Wirtschaft entstanden und ist in den meisten Unternehmen bereits ein fester Bestandteil. Der Zollbeauftragte koordiniert und überwacht die zollrelevanten Prozesse des Unternehmens. Die Geschäftsleitung delegiert dem Zollbeauftragten Aufgaben und erteilt ihm in der Regel eine Weisungsbefugnis. Dennoch obliegt die Verantwortung für die Einhaltung und Überwachung der zollrelevanten Vorschriften immer der Geschäftsleitung. Deshalb sollten die Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereiche des Zollbeauftragten zwingend durch eine interne Stellenausschreibung genau festgelegt und konkretisiert werden. In den meisten Unternehmen wird die Position des Zollbeauftragten von Personen „nebenbei“ wahrgenommen, die bereits in einem ähnlichen Bereich wie dem Versand tätig sind. Für das Unternehmen ist dies meistens vorteilhaft, da Mitarbeiter aus ähnlichen Bereichen meist über die erforderlichen Kenntnisse und das fachkundige Wissen verfügen. Der Zollbeauftragte ist damit nicht nur ein wichtiger Ansprechpartner im Unternehmen selbst, sondern auch für Behörden und Geschäftspartner.
Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter
Seit dem 1.1.2008 können Unternehmen den Status des Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten beantragen, auch „Authorized Economic Operator“ (AEO) genannt. Dabei handelt es sich um einen besonders zuverlässigen und vertrauenswürdigen Wirtschaftsbeteiligten. Der Status berechtigt zu Vergünstigungen sicherheitsrelevanter Zollkontrollen sowie zu Vereinfachungen gemäß der Zollvorschriften. Den Status erlangt man bei der Erfüllung folgender Kriterien:
- Einhaltung von zoll- und steuerrechtlichen Vorschriften,
- ordentlich geführtes Buchführungssystem,
- Zahlungsfähigkeit,
- angemessene Sicherheitsstandards.
Mit der Einführung des AEO-Status soll eine durchgängige internationale Lieferkette gesichert werden, sodass ein einwandfreier Versand einer Ware vom Hersteller bis zum Endverbraucher erfolgt. Der Status des Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ist in allen EU-Mitgliedstaaten gültig und zeitlich unbefristet.