Eigene Compliance-Abteilung oder Compliance-Aufgaben im Unternehmen verteilen? Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Eine funktionierende Compliance-Organisation ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Sie dient einerseits als Frühwarnsystem. Andererseits kann das Management dadurch Organisationsverschulden vermeiden. Die zentrale Frage dabei lautet: Eigene Compliance-Abteilung ja oder nein? Und wenn ja, welches Know-How wird benötigt?

Eine Muster-Compliance-Organisation gibt es nicht. Unternehmen müssen je nach Branche, Geschäftsmodell und Größe nach eigenem Ermessen individuell vorgehen.

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Compliance Abteilung - Aufgaben

Viele Geschäftsführungen beschäftigt die Frage, welcher Bereich im Unternehmen die Compliance-Aufgaben übernehmen soll: Entweder eine bereits bestehende Abteilung, wie etwa Recht, Revision oder Personal, oder aber eine speziell hierfür neu eingerichtete Compliance-Abteilung.

4 von 10 Großunternehmen haben laut Compliance-Barometer 2017 mittleweile eine eigene Compliance-Abteilung. Diese Entwicklung wirkt sich auch auf andere Abteilungen aus: "Insgesamt nehmen entsprechend weniger Mitarbeiter aus der Rechtsabteilung, dem Controlling und dem Risikomanagement Compliance-Aufgaben wahr."

"Eine Verbesserung ist auch bei der Ausstattung und Organisation der Abteilungen
zu verzeichnen. Mehr als die Hälfte der Unternehmen haben ihre personellen und finanziellen Ressourcen der Compliance-Abteilungen erhöht", wie der Compliance-Barometer 2017 betont.

Compliance-Audits als wichtige Aufgabe der Compliance-Abteilung

Haben Unternehmen keine eigene Compliance-Abteilung, sind vor allem Rechtsabteilung, Controlling, Revision und das Risikomanagement für Compliance-Tätigkeiten zuständig.

Es kann zwar sinnvoll sein, operative Einheiten im Einkauf und Vertrieb mit Compliance-Aufgaben zu betrauen, nicht zuletzt, um das Verständnis und die Akzeptanz für Compliance-Prozesse zu steigern. Eine bloße Selbstüberwachung ist allerdings nicht ausreichend, besteht hier doch die Gefahr, dass Compliance-Ziele hinter anderen Zielen zurückstehen.

Daher sollten zusätzlich zu der abteilungsinternen Eigenkontrolle auch immer Compliance-Verantwortliche aus anderen Bereichen Überwachungsfunktionen übernehmen. Wichtiges Instrument sind hierbei Compliance-Audits, in denen systematisch der Ist-Zustand mit den Compliance-Zielen verglichen wird und daraus entsprechender Handlungsbedarf und Maßnahmen zur Verbesserung der Compliance abgeleitet werden können.

Rollenprofile in der Compliance Abteilung

Nicht zutreffend ist die häufig anzutreffende Annahme, Compliance-Verantwortliche müssten immer Juristen sein: Die Hälfte aller Compliance-Mitarbeiter hatte 2016 einen wirtschaftswissenschaftlichen Hintergrund und nur ein gutes Drittel kann eine juristische Ausbildung vorweisen (Compliance-Barometer 2016).

Chief Compliance Officer - Aufgaben

Grundlegend hat der Chief Compliance Officer eine Kontroll- und Aufsichtsfunktion. Dazu gehört:

  • die Entwicklung einer Organisationsstruktur, in der jeder Mitarbeiter die gesetzlichen Regularien einhalten kann, weil sie sinnvoll mit den Unternehmensprozessen verquickt sind,
  • die Einrichtung von Kontrollmechanismen, mit der sich Regelverstöße erkennen und sanktionieren lassen,
  • die Informierung und Sensibilisierung der Mitarbeiter in Bezug auf die gesetzlichen Vorschriften, aber auch auf die Unternehmenskultur.

Im Detail bedeutet das für den Chief Compliance Officer, dass er zusammen mit seinem Team die relevanten Gesetze und Vorschriften identifiziert, ein Regel- und Wertesystem für das Unternehmen konzipiert, den Mitarbeitern Richtlinien an die Hand gibt und sie motiviert, diese einzuhalten, und die Einhaltung überwacht.

Schlagworte zum Thema:  Compliance-Management, Compliance-Organisation

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