Das Hinweisgebersystem ist in vielen Unternehmen und Behörden ein wichtiger Bestandteil des Compliance-Management-Systems.[1]
Praxis-Tipp
Effektives Hinweisgebersystem
Um ein effektives Hinweisgebersystem einzuführen und zu praktizieren, sollte der Arbeitgeber Folgendes berücksichtigen:
- Das Hinweisgebersystem muss die rechtlichen Anforderungen der EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie und anderer Gesetze, insbesondere auch des Hinweisgeberschutzgesetzes, erfüllen. Es sollte insbesondere dem Schutz hinweisgebender Personen vor Nachteilen dienen und Schutz vor böswilliger Denunziation gewährleisten. Das Unternehmen oder die Behörde sollte zudem einen verantwortungsvollen und sorgfältigen Umgang mit allen eingehenden Hinweisen und eine neutrale und objektive Behandlung und sorgsame Prüfung erforderlicher Folgemaßnahmen zusichern und gewährleisten.
- Um Hinweise überhaupt zu ermöglichen, sollte die Existenz und Erreichbarkeit der Hinweisgeberstellen klar und verständlich gegenüber potenziellen hinweisgebenden Personen kommuniziert werden, z. B. im Rahmen von Schulungen. Zudem sollen Anreize dafür geschaffen werden, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an die externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden.[2] Auch aus diesem Grund sollten klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereitgestellt werden.
- Zu diesem Zweck sollten Richtlinien zu dem Hinweisgebersystem und dessen Funktionsweise eingeführt werden. Diese sollte sowohl potenzielle hinweisgebende Personen – zur Einreichung von Hinweisen – als auch die die Hinweise bearbeitenden Mitarbeiter des Unternehmens – zum Umgang mit Hinweisen – adressieren. Diese Verfahrensrichtlinien sollten unter anderem Informationen dazu bereitstellen, unter welchen Umständen eine Meldung erfolgen sollte, wie, auf welchem Weg und gegenüber wem Meldungen erstattet werden müssen und können, ob anonyme Meldungen möglich sind und wie die datenschutzrechtliche Verarbeitung erfolgt. Auch sollte darüber informiert werden, mit welchen Folgen hinweisgebende Personen im Falle von bewussten Falschmeldungen zu rechnen haben.
- Zuletzt sollte sichergestellt werden, dass das Hinweisgebersystem auf allen Ebenen im gesamten Unternehmen oder der Behörde auch gelebt wird, um das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen und seine Compliance bzw. deren wirksame Durchsetzung zu stärken. Denn insbesondere, wenn dies der Fall ist, werden weitere Hinweisgebermeldungen im Interesse des Unternehmens eingehen.
[2] Vgl. § 7 Abs. 3 HinSchG.
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