Internal Investigations: Rechtskonforme Vorgehensweise für die interne und externe Gültigkeit/Akzeptanz von Ermittlungen

Zusammenfassung

Überblick

Durch eine interne Ermittlung im Unternehmen soll strafrechtlich relevantes Fehlverhalten aufgedeckt und ermittelt werden. Allerdings gibt es bisher keinen konkreten Rahmen für die rechtssichere Durchführung interner Ermittlungen. Deshalb sollten Betroffene wie z. B. Compliance-Beauftragte sich im Vorfeld einer möglichen internen Untersuchung bereits mit dem Ablauf auseinandersetzen und ein strukturiertes Konzept erarbeiten.

In dem Beitrag werden mögliche Konstellationen für interne Ermittlungen und die dabei existierenden Herausforderungen beschrieben. Anschließend werden Empfehlungen für rechtssichere Ermittlungen gegeben. Nachfolgend werden die Anforderungen des kommenden Verbandssanktionengesetzes an interne Ermittlungen für mögliche Strafmilderungen erläutert.

1 Schwierigkeiten bei der Durchführung von Internal Investigations

Die Durchführung von "Internal Investigations" oder auch "Internen Ermittlungen" stellt für betroffene Unternehmen häufig eine große Herausforderung dar. Durch eine interne Ermittlung im Unternehmen soll strafrechtlich relevantes Fehlverhalten aufgedeckt und ermittelt werden. Dadurch können für das Unternehmen verschiedene Vorteile entstehen:

• Fehlverhalten kann frühzeitig erkannt und behoben werden.
• Weitere Straftaten können dadurch verhindert oder abgewendet werden.
• Folgeschäden durch das Fehlverhalten können effektiv minimiert werden.

Obwohl durch eine erfolgreiche Durchführung einer internen Ermittlung Vorteile für ein Unternehmen entstehen können, schrecken nach wie vor zahlreiche Unternehmen vor dem Prozess zurück. Der Grund dafür liegt vor allem darin, dass es bisher keinen konkreten Rahmen für die rechtssichere Durchführung interner Ermittlungen gibt. In der Praxis führt das dazu, dass Betroffene fürchten, durch interne Ermittlungen die Rechte ihrer Mitarbeiter zu verletzen oder selber strafbare Handlungen durchzuführen.

Praxis-Beispiel

Befragung des eigenen Mitarbeiters als vermeintlichen "Täter"

Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Befragung des eigenen Mitarbeiters als vermeintlichen "Täter." Führt die Befragung dazu, dass der Mitarbeiter seine Taten gesteht, kann eine solche Aussage im Zweifel vor Gericht unter das Beweisverwertungsverbot fallen, sodass die Aussage des Mitarbeiters nicht verwertbar wäre.

Vor diesem Hintergrund werden interne Ermittlungen häufig nicht durchgeführt und abgelehnt. Aber: Kommt es im Unternehmen zu einem Compliance-Verstoß, sind Unternehmen durch diverse gesellschaftsrechtliche Anforderungen dazu verpflichtet, verbandsinterne Straftaten und Compliance-Verstöße aufzuklären, um weiteren Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Die gesetzlichen Sorgfalts- und Leistungspflichten führen naturgemäß nicht zu einer gesetzlichen Pflicht für die Durchführung von internen Ermittlungen. Allerdings wird es in der Praxis meistens gar nicht anders möglich sein, im Ernstfall einen Compliance-Verstoß zu untersuchen. Deshalb sollten Betroffene sich im Vorfeld einer möglichen internen Untersuchung bereits mit dem Ablauf auseinandersetzen und ein strukturiertes Konzept erarbeiten.

2 Auslöser von internen Ermittlungen

Die Durchführung einer internen Ermittlung kann in der Praxis durch verschiedene Ursachen ausgelöst werden:

• Aufdeckung eines Fehlverhaltens durch das Compliance-Management
• Ein Mitarbeiter meldet einen Verstoß oder einen Verdacht
• Anonyme Hinweise
• Ermittlungsbehörden werden auf das Unternehmen aufmerksam

In der Praxis werden die meisten internen Untersuchungen dadurch ausgelöst, dass durch ein bestehendes Compliance-Management-System Fehlverhalten im Unternehmen aufgedeckt wurde. Interne Untersuchungen sind daher als Bestandteil der Compliance-Organisation eines Unternehmens einzuordnen. Unabhängig von dem konkreten Auslöser einer internen Ermittlung sind bei der Untersuchung von Verstößen grundsätzlich 2 Szenarien möglich:

1. Der Verdachtsfall
2. Der evidente Verstoß

2.1 Der Verdachtsfall

Bei einem Verdachtsfall besteht meistens ein konkreter Grund zur berechtigten Annahme, dass bspw. ein Mitarbeiter des Unternehmens in einen Compliance-Verstoß verwickelt sein könnte. Diese Situation ist im Gegensatz zu dem evidenten Verstoß mit großer Vorsicht zu behandeln, da es sich hier lediglich um einen Verdacht handelt. Im Einzelfall müssen Verantwortliche dann die vorliegenden Indizien oder Beweise sowie die Art und Schwere des Verstoßes abwägen, bevor interne Ermittlungen durchgeführt werden. Stellt sich heraus, dass der Mitarbeiter unschuldig war, wird durch die internen Ermittlungen das Vertrauensverhältnis zwangsläufig nachhaltig geschädigt. Deshalb müssen Verantwortliche nicht nur strukturiert bei den Ermittlungen selbst vorgehen, sondern auch abwägen, ob eine vollständige Untersuchung zwingend erforderlich ist.

2.2 Der evidente Verstoß

Bei einem evidenten Verstoß ist in der Praxis schnelles Handeln erforderlich. In der Regel wird es hier je nach Art und Schwere des Verstoßes für Verantwortliche unabdingbar sein, interne Untersuchungen in die Wege zu leiten. Die Quelle des Fehlverhaltens sowie damit einhergehende Konsequenzen und Schäden müssen schnellstmöglich ermittelt und lokalisiert werden. Aber auch ...