Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems als Projekt / 3.1 Projektinitiierung

Hierzu zählen insbesondere folgende Aktivitäten, die teilweise parallel laufen:

Beauftragung

Im Anschluss an Recherchen, die Auswertung der zusammengetragenen Informationen, eine Bestandsaufnahme im Unternehmen (Wo stehen wir und wo wollen wir hin?) und Vorklärungen (z. B. mit möglichen Akteuren und Unterstützern) sollte eine offizielle Beauftragung – i. d. R. durch die Geschäftsführung – erfolgen.

Beschreiben der Projektaufgabe

Eine ausführliche Beschreibung der Projektaufgabe ist in der frühen Phase der Projektinitiierung noch nicht erforderlich und auch nicht möglich. Sinnvoll ist aber eine Skizzierung der Projektziele sowie wesentlicher Eckpunkte, z. B. die Orientierung an einem bestimmten AMS-Konzept, Vorgaben zur Verknüpfung mit den vorhandenen Managementsystemen sowie zeitliche Vorstellungen.

Definieren und Abstimmen der Projektziele

Klare Ziele konkretisieren das Vorhaben und erleichtern die spätere Steuerung des Projektes sowie die Bewertung der Zielerreichung.

Praxis-Tipp

Transparenz

Der wichtigste Grundsatz bei der Projektinitiierung ist die Schaffung von Transparenz. Hierzu tragen bei:

• eine schriftlich Beauftragung mit der Beschreibung (Skizzierung) der Projektaufgabe sowie der Beschreibung der Projektziele,
• Beschreibung der Projektziele entsprechend der SMART-Methode.

SMART steht für:

• Spezifisch: Ziel so konkret und präzise wie möglich formulieren.
• Messbar: Qualitative und (soweit möglich) quantitative Messgrößen benennen.
• Attraktiv: Bei der Zielformulierung auf motivierende Aspekte (Anreiz für die Erreichung) achten.
• Realistisch: Ziele so formulieren, dass sie mit den bereitgestellten Ressourcen realistisch erreichbar sind.
• Terminiert: Termine mit angeben: Was ist bis wann zu erreichen?