Entwickeln Sie eine klare Haltung zur Erreichbarkeit

Neuere Studien belegen immer wieder, dass der ständige Wechsel zwischen Beruflichem und Privatem viel Energie raubt. Während der Arbeit gehen private Anrufe, E-Mails oder WhatsApp-Mitteilungen ein. Nach Feierabend und am Wochenende sieht es nicht anders aus. Jetzt kommen die Störungen allerdings von der beruflichen Seite. Da helfen klare Regeln. Wie diese aus beruflicher Sicht aussehen können, lesen Sie hier.

Erwartungshaltungen besprechen und Regeln aufstellen

Die digitale Kommunikation weicht Grenzen auf. Dagegen kann man sich und seine Mitarbeiter allerdings schützen. Eine der ersten Maßnahmen sollte es sein, mit dem Team die Erwartungshaltungen hinsichtlich der Erreichbarkeit zu besprechen und verbindliche Regeln dazu aufzustellen.

Feste und verlässliche Zeiten vereinbaren

• Legen Sie garantierte Bürozeiten fest, etwa von 8 bis 17 Uhr.
• Richten Sie außerhalb der Bürozeiten wenn notwendig eine Hotline ein.
• Vereinbaren Sie, zu welchen Zeiten wer genau erreichbar sein muss.
• Erstellen Sie einen Rotationsplan für Einsatz- und Erreichbarkeitszeiten. Wer keinen „Dienst“ hat, kann und sollte die Zeit ausschließlich privat nutzen.
• Legen Sie fest, zu welchen Zeiten E-Mails in der Regel verschickt werden.
• E-Mails außerhalb der regulären Versandzeiten müssen als dringlich gekennzeichnet werden.
• Verzichten Sie auf Erreichbarkeit im Urlaub.
• Kommunizieren Sie Ihre betrieblichen Zeiten der Erreichbarkeit auch an Ihre Kunden.

Zusätzliche Informationen und Hinweise festhalten

• Erstellen Sie einen Leitfaden, in dem beschrieben ist, wie in einem „Notfall“ vorzugehen ist. Wer ist wann worüber zu informieren?
• Überlegen Sie, welches Vorgehen bei Krankmeldungen erfolgen soll. Wer ist dann „erreichbar“?
• Erstellen Sie Listen mit Ansprechpartnern für bestimmte Themen.
• Vereinbaren Sie Stellvertreter für einzelne Aufgaben und Projekte.
• Achten Sie darauf, dass der Betreff von E-Mails eindeutig und so eine klare thematische Zuordnung auf einen Blick möglich ist.