Arbeitsanweisungen

Zusammenfassung

 

Begriff

Eine Arbeitsanweisung stellt eine Vorgabe für die ordnungsgemäße Ausführung einer bestimmten Arbeit dar. Sie beschreibt detailliert und für den Ausführenden (Anwender) verständlich, verbindlich und verpflichtend, wann, wo und auf welche Art eine Arbeit/Tätigkeit (was) auszuführen ist. Sie besitzt häufig den Charakter einer Checkliste. Falls erforderlich werden Schutzbestimmungen in Arbeitsanweisungen benannt. Zu den Arbeitsanweisungen zählen auch Verfahrens- und Betriebsanweisungen.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

In arbeitsteiligen Organisationen sind Arbeitsanweisungen eine wichtige Voraussetzung für eine wirksame Betriebsführung. Um ein gewünschtes Arbeitsergebnis ohne unnötige Abweichungen (z. B. Fehler) erzielen zu können, sind die Arbeitsziele bzw. Arbeitsaufgaben genau, verständlich und verbindlich zu beschreiben bzw. zu vereinbaren. Der Gesetzgeber räumt u. a. deshalb dem Arbeitgeber in § 106 Satz 1 Gewerbeordnung (GewO) ein Direktionsrecht bei der Beauftragung seiner Beschäftigten ein. § 4 Arbeitsschutzgesetz fordert, dass der Arbeitgeber den Beschäftigten bei sicherheitsrelevanten Arbeiten geeignete Anweisungen zu erteilen hat. Arbeitsanweisungen – in welcher Form auch immer – sind dafür ein geeignetes Hilfsmittel (Werkzeug). Spezielle arbeitsschutzbezogene Anweisungen, sogenannte Betriebsanweisungen, fordern insbesondere die Betriebssicherheitsverordnung (§ 12 Abs. 2 BetrSichV), die Gefahrstoffverordnung (§ 14 GefStoffV) und die Biostoffverordnung (§ 14 BioStoffV).

1 Intentionen von Arbeitsanweisungen

Arbeitsanweisungen sind ein Werkzeug der operativen Betriebsführung und fester Bestandteil jedes Managementsystems. Richtig gestaltet und eingesetzt tragen sie dazu bei, dass

  • wesentliche Arbeitsprozesse beschrieben und dabei relevante Forderungen festgelegt werden; den beauftragten Mitarbeitern klar vermittelt wird, was der Beauftragende von ihnen konkret erwartet. Bei Unklarheiten, unzureichenden Kenntnissen, Kompetenzen oder Ressourcen können und sollen die Mitarbeiter nachfragen. Dies trägt zur Prävention bei, d. h. mögliche Fehler, sicherheitswidrige Zustände und Verhaltensweisen und damit Unfälle und Schäden werden vermieden oder zumindest deutlich reduziert;
  • klare Vorgaben verfügbar sind, für eine einheitliche und nachvollziehbare Durchführung der Arbeiten, die Steuerung der Arbeitsprozesse, die Bewertung des Erreichten sowie bei Bedarf die Einleitung eines Verbesserungsprozesses.

Neuen Mitarbeitern bzw. Mitarbeitern, die zum ersten Mal mit einer bestimmten Aufgabe beauftragt werden, dienen Arbeitsanweisungen als Leitfaden für ihre Tätigkeit, bereits eingearbeitete Mitarbeiter nutzen sie eher als Nachschlagewerk.

2 Formen

2.1 Arbeitsanweisungen in engeren Sinne

Für die Aufgaben/Tätigkeiten, die unter Qualitätsgesichtspunkten, wirtschaftlichen Erwägungen, Sicherheitsaspekten sowie externen Forderungen (z. B. von Kunden und dem Gesetzgeber) besonders wichtig sind, sollte ein Unternehmen Arbeitsanweisungen erstellen und abstimmen. Diese betreffen i. d. R. einen bestimmten Arbeitsplatz oder eine Arbeitsmethode (z. B. eine Prüfmethode oder ein Prüfverfahren). Arbeitsanweisungen beinhalten – durch das ihnen zugrundeliegende Wissen – betriebliches Know-how.

Die gängigen Arbeitsanweisungen vermitteln den Beschäftigten

  • die Ziele bzw. den Zweck der Aufgabe/Tätigkeit,
  • den Anwendungsbereich,
  • welche konkreten Arbeitsschritte, in welcher Reihenfolge und womit auszuführen sind,
  • wer für was zuständig ist,
  • welche Qualifikationen erforderlich sind,
  • welche Schutzbestimmungen zu beachten sind sowie
  • was, wo, wie und durch wen zu dokumentieren ist.
 

Praxis-Tipp

Arbeitsanweisungen anwendergerecht gestalten

Formulieren Sie Arbeitsanweisungen so, dass die Anwender sie verstehen und damit arbeiten können. Sofern einzelne Arbeitsschritte textlich schwer zu beschreiben sind, empfiehlt es sich, die Ausführungen durch Bilder, Explosionszeichnungen u. Ä. verständlich zu machen. Arbeitsanweisungen sollten kurz und bündig sein. Statt ausführlicher Ablaufbeschreibungen bieten sich Ablaufdarstellungen (z. B. Flussdiagramme) an.

Enthalten Arbeitsanweisungen Regelungen über die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie über den Gesundheitsschutz, dann ist i. d. R. das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gem. § 87 Betriebsverfassungsgesetz zu beachten.

2.2 Verfahrensanweisungen

Während eine Arbeitsanweisung i. e. S. "nur" einen Arbeitsplatz oder einen überschaubaren Arbeitsbereich betrifft, bezieht sich eine Verfahrensanweisung auf einen Arbeitsprozess (z. B. die Wartung der Produktionsanlagen), der i. d. R. mehrere Arbeitsplätze betrifft, sowie dessen Schnittstelle. D. h., eine Verfahrensanweisung beschreibt

  • die Ziele bzw. den Zweck des Arbeitsprozesses,
  • die festgelegte, systematische und abgestimmte Vorgehensweise,
  • die Schnittstellen zu anderen Prozessen, die Zuständigkeiten, die Erfordernisse (Qualifikationen, Informationen etc.),
  • die zu beachtenden Restriktionen (z. B. Schutzbestimmungen, Vorgaben zur Dokumentation (was, wo, wie und durch wen zu dokumentieren ist ) sowie
  • die Kennzahlen zur Bewertung des Arbeits...

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