Zertifizierung von Arbeitsschutz-Managementsystemen / 4 Ablauf einer akkreditierten Zertifizierung

Hat sich ein Unternehmen nach einem erfolgreichen internen Audit für die Zertifizierung seines Arbeitsschutz-Managementsystems entschieden, eine geeignete Zertifizierungsstelle ausgewählt und mit dieser die Details zur Durchführung der Zertifizierung abgeklärt, so läuft die Zertifizierung entsprechend den in Abb. 2 beschriebenen Schritten ab.

Abb. 2: Ablauf einer Zertifizierung (z. B. eines AMS nach DIN ISO 45001)

Wichtig

Akkreditierte Zertifizier müssen Regeln einhalten!

Eine akkreditierte Zertifizierung hat festgelegte Prozeduren, deren Einhaltung streng überwacht wird. Einem akkreditierten Zertifizier, der gegen diese Prozeduren verstößt, wird die Akkreditierung entzogen. Eine Zertifizierung ist also kein Goodwill (Wohlwollen)!

Wie läuft nun eine solche Zertifizierung ab?

Nachdem ein Unternehmen, das sich zertifizieren lassen möchte, einen zertifizierbaren AMS-Standard (ein AMS-Konzept) ausgewählt hat (in Deutschland sind dies derzeit das SCC-VAZ, das SGU-Personal VAZ (SCP) oder die DIN ISO 45001), sollte es zunächst ein Arbeitsschutz-Management entsprechend diesem AMS-Standard im Unternehmen implementieren und anwenden. Sinnvoll ist es, die betriebliche Anwendung in einem internen Audit zu überprüfen (einige Zertifizierer bieten alternativ oder ergänzend ein optionales Vor-Audit zur Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit an). Parallel zum internen Audit kann das Unternehmen sich einen oder mehrere Zertifizierer (eine akkreditierte Zertifizierungsgesellschaften) aussuchen und sich von diesen ein Angebot unterbreiten lassen. Der Aufwand und damit auch die Kosten für eine AMS-Zertifizierung hängt vor allem von der Anzahl der Standorte, der Mitarbeiterzahl und dem Gefährdungspotenzial des Unternehmens ab. Nachdem die Details zur Zertifizierung abgestimmt und der Vertrag abgeschlossen ist, wird das Zertifizierungsaudit durchgeführt. Den prinzipiellen Ablauf einer akkreditierten Zertifizierung zeigt das Ablaufdiagramm in Abbildung 2.

Das Zertifizierungsaudit läuft dann wie folgt ab:

1. Start der Zertifizierung:
2. Der Initial Visit wird vor Ort durchgeführt. Die Zertifizierungsreife des AMS soll dabei stichprobenartig überprüft werden. Gleichzeitig wird zu diesem Initial Visit die AMS-Dokumentation durch das Auditteam geprüft. Die Dokumentenprüfung erfolgt anhand der Forderungen des zugrundegelegten AMS-Standards/-Konzepts. Erfüllen die Umsetzungen vor Ort oder die AMS-Dokumente nicht die Anforderungen des Standards, sind vom Unternehmen entsprechende Nachbesserungen einzuleiten.
3. Das Audit kann durchgeführt werden, wenn die Dokumentation dem AMS-Standard entspricht. Die Durchführung des Audits erfolgt im Unternehmen vor Ort. Die Auditoren bewerten die Bekanntheit, Anwendung und Wirksamkeit der Maßnahmen. Es werden alle relevanten Stellen im Unternehmen, die Verantwortung im AMS tragen, durch Befragung stichprobenartig einbezogen.
4. Abweichungen sind Nichterfüllungen gegenüber dem Standard oder der eigenen Managementdokumentation. Werden im Audit Abweichungen festgestellt, so müssen die Korrekturmaßnahmen i. d. R. innerhalb von 12 Wochen eingereicht und der gesamte Prozess von der Zertifizierungsstelle abgeschlossen werden.
5. Der Auditbericht wird vom Auditleiter nach dem Audit erstellt. In dem Bericht werden alle das Audit betreffende Informationen vom Auditleiter dokumentiert. Dazu gehören wichtige Informationen zum Unternehmen, wichtige Aussagen zur Funktion des AMS, Anzahl der festgestellten Abweichungen, mögliche Verbesserungspotenziale sowie positive Beobachtungen. Der Auditbericht soll das Unternehmen bei der kontinuierlichen Verbesserung des AMS unterstützen.
6. Ein Follow up Audit ist erforderlich, wenn im Initial Audit Abweichungen festgestellt werden. Das Follow up Audit kann in Abhängigkeit von der Art der Abweichungen entweder beim Zertifizierer durch Prüfung der dokumentierten Korrekturmaßnahmen oder vor Ort durchgeführt werden. Werden die eingeleiteten Korrekturmaßnahmen als ausreichend bewertet, ergeht der Bericht an die Zertifizierungsstelle zur Bewertung. Wird die Frist (siehe Abschn. 4) überschritten oder die Korrekturmaßnahmen als nicht ausreichend bewertet, muss das Audit in der Regel wiederholt werden.
7. Die Bewertung durch die Zertifizierungsstelle erfolgt, wenn die vollständige Auditdokumentation vorliegt. Wenn durch die Zertifizierungsstelle keine Beanstandungen festgestellt wurden, gibt die Zertifizierungsstelle den Prozess zur Zertifikatserstellung frei.
8. Das Zertifikat wird mit einer Laufzeit von 3 Jahren erstellt und dem Unternehmen übergeben.
9. Überwachungsaudits werden während der Laufzeit mindestens jährlich durchgeführt. Sie laufen wie das Audit ab, haben aber geringeren zeitlichen Umfang.
10. Das Re-Zertifizierungsaudit findet vor Ablauf des Zertifikates statt.