Bei vielen Unfallanalysen muss festgestellt werden, dass menschliches Fehlverhalten zum Unfall geführt hat. Analysiert man das Fehlverhalten kann man sehr häufig feststellen, dass bestimmte Schutzmaßnahmen sowie Anweisungen zum Bedienen von Maschinen etc. nicht im ausreichendem Maße bekannt waren. Aussagen des Verunfallten wie "das habe ich nicht gewusst" oder "das hat mir keiner gesagt" kann der Vorgesetzte nur schwer widerlegen, wenn diese Inhalte nicht aus einer Dokumentation der Unterweisung, die der Mitarbeiter unterschrieben hat, hervorgehen.
Die Dokumentation der Durchführung und der Inhalte von Unterweisungen ist auch eine Absicherung für den Vorgesetzten, dass er seiner Pflicht zur Unterweisung nachgekommen ist. Bei schweren oder tödlichen Unfällen fragen Vertreter von Polizei, Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft in der Regel nach durchgeführten Unterweisungen. Wenn diese nicht dokumentiert wurden, kann der Nachweis nicht erbracht werden. Ebenfalls werden die Inhalte der Unterweisung, speziell die notwendigen Schutzmaßnahmen in Verbindung mit dem Unfall, hinterfragt.
Es gibt in der Regel einen Zusammenhang zwischen Zahl und Art von Unfällen sowie Fehlverhalten der Mitarbeiter und der Qualität von Unterweisungen. Zur Qualität von Unterweisungen gehört auch eine entsprechende Dokumentation der Unterweisungsinhalte. In der betrieblichen Praxis zeigt sich sehr häufig, dass Vorgesetzte, die sich gegen eine Dokumentation von Unterweisungen wehren, ihrer Unterweisungspflicht in einer angemessenen Art und Weise nicht ausreichend nachkommen. Wer seiner Unterweisungspflicht gewissenhaft nachkommt, dem fällt es auch leichter, dies zu dokumentieren.
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