Unterweisung im Arbeitsschutz: Grundlagen und Fakten

Voraussetzung für einen erfolgreichen Arbeitsschutz im Unternehmen ist, dass alle Beschäftigten mögliche Gefährdungen kennen und Schutzmaßnahmen richtig und effektiv anwenden. Hierfür sind Unterweisungen unentbehrlich. Die wichtigsten Grundlagen und Fakten zum Thema Unterweisung im kompakten Überblick.

Der Gesetzgeber fordert für alle Arbeitnehmer eine zumindest jährliche Unterweisung. Bei diesen Unterweisungen muss der Arbeitgeber über mögliche Gefahren und Gefährdungen am Arbeitsplatz aufklären und darüber informieren, wie sich der Mitarbeiter zu verhalten hat, um Unfall- und Verletzungsrisiken zu minimieren.

Unterweisung gemäß Arbeitsschutzgesetz

Die gesetzliche Grundlage für die Unterweisung ist § 12 Arbeitsschutzgesetz. Demnach muss der Arbeitgeber seine Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen. Darauf aufbauende Verordnungen wie § 12 Betriebssicherheitsverordnung oder § 14 Gefahrstoffverordnung konkretisieren diese Forderung im Hinblick auf spezielle Themen.

Erstunterweisung und regelmäßige Folgeunterweisungen

Jeder Neuangestellte erhält in der Regel an seinem ersten Tag im Unternehmen, aber auf alle Fälle vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn, eine Erstunterweisung. Diese gliedert sich in einen allgemeinen und einen arbeitsplatzbezogenen Teil, wobei der allgemeine Teil zuerst durchgeführt wird. Die Erstunterweisung wird durch den Arbeitgeber oder eine vom ihm beauftragte Führungskraft bzw. einem für den Inhalt der Unterweisung qualifizierten Mitarbeiter durchgeführt.

Im arbeitsplatzbezogenen Teil werden dem neuen Mitarbeiter konkrete Informationen über sichere Arbeitsausführung und gesundheitsorientiertes Verhalten am zukünftigen Arbeitsplatz vermittelt. Ergänzend erhält er auch Informationen über den Arbeitsbereich/Abteilung, so zum Beispiel über Arbeitsabläufe und deren Gefährdungen. Der arbeitsplatzbezogene Teil richtet sich nicht nur an neu eingestellte Personen, sondern auch an länger im Unternehmen beschäftigte Mitarbeiter, die an einen anderen Arbeitsplatz oder in einen anderen Arbeitsbereich versetzt wurden.

Die zumindest jährlichen Folgeunterweisungen haben nicht die Aufteilung in einen allgemeinen und einen arbeitsplatzbezogenen Teil. Sie wiederholen wichtige Inhalte und stellen neue Gefährdungen und Schutzmaßnahmen vor.

Zeitpunkt und Fristen für die Unterweisung

Die Unterweisung der Versicherten muss während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen, d. h. abhängig von der Größe des Betriebes und der jeweiligen Gefährdung, erfolgen. Bei unveränderter Gefährdungssituation und Arbeitsaufgabe ist die Unterweisung mindestens jährlich zu wiederholen, damit die die Beschäftigten die Unterweisungsinhalte auffrischen und ihr Wissen erweitern können.

Treten innerhalb der Jahresfrist weitere Unterweisungsanlässe ein, zum Beispiel Unfälle, Beinaheunfälle oder die Einführung neuer Arbeitsmittel, muss eine zusätzliche und auf den jeweiligen Anlass bezogene Unterweisung durchgeführt werden.

Kürzere Unterweisungsintervalle als ein Jahr können aufgrund spezieller Arbeitsschutzvorschriften vorkommen. Ein Beispiel ist das Jugendarbeitsschutzgesetz, das jedes halbe Jahr eine Unterweisung für jugendliche Beschäftigte (unter 18 Jahren) fordert. Weicht der Arbeitgeber von den gesetzlich bestimmten Intervallen erheblich ab, muss er dies nachvollziehbar begründen können, ansonsten können ihm rechtliche Folgen drohen.

Unterweisungen brauchen Praxisbezug

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Beschäftigten arbeitsplatzbezogen zu unterweisen. Dies bedeutet, dass die Unterweisung auf die spezifische Arbeitssituation zugeschnitten sein muss. Dabei hat der Unterweisende beispielsweise an Maschinen und Anlagen das geforderte und angemessene sichere Verhalten zu demonstrieren und sicherzustellen, dass die Unterweisungsteilnehmer die Sicherheitsmaßnahmen verstanden haben und in der Praxis korrekt umsetzen können.

Eine weitere Voraussetzung für die Inhalte der Unterweisung: Sie müssen kontinuierlich an die Gefährdungsentwicklung im Betrieb, wie sie in der jeweiligen aktuellen Gefährdungsbeurteilung festgestellt wurde, angepasst werden.

Präsenzunterweisung – Digitale Unterweisung

Diese Voraussetzungen erfüllt in der Regel nur eine mündliche Unterweisung, also eine Präsenzunterweisung in den Räumlichkeiten des Unternehmens. Die Unterstützung mit elektronischen Medien soll und kann nicht die persönliche Unterweisung und das Mitarbeitergespräch durch den jeweiligen Vorgesetzten vor Ort ersetzen. Daher verbleibt beim Unterweisenden immer die Verpflichtung, sich selbst zu vergewissern, dass bei dem Beschäftigten keine Unklarheiten über die Gefährdungen und das von ihm erwartete Verhalten mehr bestehen.

Allerdings haben technische Entwicklungen sowie die besondere Lage in der letzten Zeit (Homeofficearbeit während der Lockdown-Phasen) die Situation zumindest teilweise verändert. Viele Beschäftigte müssen von Orten außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens unterwiesen werden und durch die Nutzung von interaktiven Konferenz-Videosystemen ist der direkte und ständige Austausch zwischen Unterweisenden und Unterwiesenen mittlerweile technisch möglich. Digitale Unterweisungen werden damit zukünftig eine weitaus wichtigere Rolle spielen als bislang.

Wann und wo soll unterwiesen werden?

Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen unterweisen. Die Unterweisung ist also in jedem Fall Teil der Arbeitszeit. Die Entscheidung, an welchem Ort Unternehmen ihre Unterweisungen durchführen, ist grundsätzlich dem Arbeitgeber bzw. dem durchführenden Vorgesetzten überlassen. Gewöhnlich sind es Konferenz- und Besprechungsräume oder sonstige soziale Räumlichkeiten, in denen Unterweisungen in den Betrieben stattfinden.

Wer muss im Betrieb unterweisen?

Grundsätzlich ist es die Aufgabe des Arbeitgebers, Unterweisungen in seinem Betrieb durchzuführen. Er darf diese Verantwortung aber auch delegieren. Daher werden Unterweisungen in der Praxis zumeist nur in kleinen Unternehmen durch den Arbeitgeber selbst ausgeführt. In mittleren und großen Unternehmen dagegen delegiert der Arbeitgeber diese Plicht gewöhnlich an andere Führungskräfte oder an andere qualifizierte und fachkundige Personen.

Zumeist handelt es sich bei den Unterweisenden um die direkten Vorgesetzten der Unterweisungsteilnehmer. Der Arbeitgeber hat jedoch immer die Gesamtverantwortung für die Durchführung. Fachkräfte für Arbeitssicherheit und andere Sicherheitsfachkräfte können den Unterweisenden bei der Durchführung unterstützen (übernehmen in der Praxis in nicht wenigen Fällen auch einen Großteil der Unterweisungsdurchführung), dürfen die Unterweisung aber aus rechtlichen Gründen nicht allein durchführen. Der Arbeitgeber darf auch eine externe, also nicht zum Unternehmen gehörige Person beauftragen, wenn er sie für qualifiziert genug hält. In jedem Fall muss der Unterweisende schriftlich vom Arbeitgeber beauftragt werden.

Qualifikation des Unterweisenden

Es liegt ausschließlich am Arbeitgeber, zu entscheiden, wer von seinen Führungskräften die notwendigen Qualifikationen und ausreichende Erfahrung für die Unterweisung der Beschäftigten besitzt. Dabei muss er sich nicht immer an für jedermann nachvollziehbaren „objektiven“ Kriterien orientieren: Zum Beispiel dürfte er einen fachkundigen Vorgesetzten für die Unterweisung der Flurförderfahrzeugfahrer des Betriebes beauftragen, auch wenn der selbst keinen „Staplerschein“ besitzt.

Dürfen sich Beschäftigte selber unterweisen?

Der Arbeitgeber darf zwar die Verantwortung für die Unterweisung an eine Führungskraft oder eine fachlich gleichwertig qualifizierte Person übertragen, nicht jedoch an andere Beschäftigte ohne Führungsverantwortung und fachliche Kompetenz. Auch im Rahmen von digitalen Unterweisungen bzw. Schulungen mittels E-Learning-Systemen ist eine „Selbst-Unterweisung“ der Beschäftigten ausgeschlossen.

Schriftliche Dokumentation der Unterweisung gefordert

Die Pflicht zur Dokumentation der durchgeführten Unterweisung ergibt sich aus § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1. Wie genau die Dokumentation der Unterweisung erfolgen muss, wird nicht definiert. Unterschieden werden kann jedoch grundsätzlich zwischen zwei Dokumentationsarten: der manuellen und der elektronischen Dokumentation.

Die Dokumentation muss unbedingt vom Unternehmen aufbewahrt werden, um, beispielsweise im Falle einer Rechtsstreitigkeit, einen konkreten Nachweis über die Durchführung vorweisen zu können. Allerdings bestimmt keine Vorschrift, wie lange genau diese Dokumentation archiviert werden muss.

Müssen Unterweisungen nachgeholt werden?

Jeder Beschäftigte muss an den für ihn bestimmten Unterweisungen teilnehmen. Ist er zum Zeitpunkt der Unterweisung krank oder aus anderen Gründen nicht im Unternehmen, muss er diese zu einem späteren Zeitpunkt nachholen. Der Arbeitgeber muss für diese Person daher einen neuen Termin zur Unterweisung ansetzen.

Unterweisungen auch in der Probezeit?

Auch Beschäftigte in der Probezeit oder mit einem befristeten Arbeitsverhältnis dürfen und müssen an Unterweisungen teilnehmen. Für sie gelten damit selbstverständlich auch dieselben Unterweisungsinhalte und Fristen.

Wer unterweist Leiharbeiter?

Mitarbeiter, die im Zuge der Arbeitnehmerüberlassung in einem Betrieb arbeiten, sind laut Arbeitsrecht Mitarbeiter des jeweiligen Zeitarbeitsunternehmen. Sie werden jedoch im Entleiher-Unternehmen – im Gegensatz zu Fremdarbeitern – wie alle anderen Beschäftigten auch in die dortigen Arbeitsprozesse vollständig eingebunden, der Arbeitgeber des Entleiher-Unternehmens ist ihnen daher auch weisungsbefugt. Daraus ergibt sich, dass dieser Unternehmer auch zuständig für die Unterweisung seiner Leiharbeiter ist. Die Inhalte und Fristen für die Unterweisungen sind dieselben wie bei den festangestellten Beschäftigten.


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