Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems – Schri ... / 2 Vorgehensweise bei der Regelung der Zuständigkeiten

Die rechtlichen Verpflichtungen im Arbeitsschutz adressieren – wie oben bereits ausgeführt – primär den Arbeitgeber bzw. Unternehmer. Er trägt die Verantwortung für die Umsetzung und damit auch für die Regelung der Zuständigkeiten. Unternehmen, die ein AMS praktizieren, regeln die Zuständigkeiten im Rahmen des Aufbaus des AMS sowie der Aufrechterhaltung (Regelkreis: Anwendung der Regelung, Überprüfung von deren Wirksamkeit, Verbesserung bei Bedarf und Anwendung der ggf. verbesserten Regelung). Hierfür einen Vorschlag zu erarbeiten, zählt zu den Aufgaben der Projektgruppe "Einführung/Weiterentwicklung des AMS".^[1] Ein Arbeitsschutzmanagement sieht eine systematische Regelung der Zuständigkeiten im Arbeitsschutz vor. Abb. 1 zeigt die empfohlene Systematik.

Abb. 1: Systematik der Regelung der Zuständigkeiten

Es wäre fatal, Musterlösungen für die Regelung der Zuständigkeiten einfach zu übernehmen oder die Zuweisung der Zuständigkeiten ohne die jeweiligen Akteure im Arbeitsschutz (die Aufgaben- und Funktionsträger) bzw. Vertreter der jeweiligen Akteursgruppe vorzunehmen. Deshalb und weil die Projektgruppe eine steuernde und unterstützende Funktion hat (Steering Board), sollte der Projektleiter im Rahmen der Diskussion der Aufgabenstellung und wesentlicher Eckpunkte für die Regelung der Zuständigkeiten, die Gründung und Beauftragung einer weiteren Arbeitsgruppe, der Arbeitsgruppe "Zuständigkeiten im Arbeitsschutz" vorschlagen.

Die Aufgaben dieser Arbeitsgruppe sind:

• Ermittlung der für das Unternehmen relevanten Pflichten und Aufgaben im Arbeitsschutz sowie anderer Anforderungen.

  Hierfür sind die für das Unternehmen gültigen öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen, internen Vorgaben sowie ggf. speziellen Anforderungen von Kunden, Partnern, Versicherungen etc. auszuwerten.

• Festlegung eines Verfahrens für die regelmäßige Aktualisierung der für das Unternehmen relevanten Pflichten und Aufgaben im Arbeitsschutz (die DIN ISO 45.001 verwendet hierfür die Bezeichnung "aufrechterhalten".).

  Hier ist festzulegen, wie und wer Veränderungen bei den für das Unternehmen gültigen öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen, interne Vorgaben etc. ermittelt und den für die Umsetzung verantwortlichen Führungskräften zur Kenntnis gibt. Darüber hinaus ist die Regelung der Zuständigkeiten in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu integrieren.

• Bestimmen der Akteure (Aufgaben- und Funktionsträger) im Arbeitsschutz, also Personen bzw. Personengruppen, die im Unternehmen Aufgaben für die Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit übernehmen.

  Die Akteure ergeben sich einerseits aus den öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen sowie andererseits aus dem Organigramm des Unternehmens.

• Den Pflichten und Aufgaben im Arbeitsschutz die zuständigen Personen (die Aufgaben- und Funktionsträger) zuordnen.

  Hierfür empfiehlt sich die Erstellung einer Zuständigkeitsmatrix.

• Zuständigkeitsmatrix bzw. die Zuständigkeiten mit den Akteuren (Aufgaben- und Funktionsträger) im Arbeitsschutz bzw. Vertreter dieser Akteursgruppen abstimmen.

  Dies kann durch die Einbeziehung von Vertretern der Akteursgruppen oder entsprechende Info-/Diskussions-Maßnahmen erfolgen.

• Zuständigkeiten zuweisen.

  Dies kann beispielsweise in Form einer Ergänzung der vorhandenen Aufgabenbeschreibungen (z. B. Stellen- oder Funktionsbeschreibungen) erfolgen.

• Beschäftigte zu sicherem und gesunden Arbeiten verpflichten.

  Beispielsweise durch eine ausdrückliche Verpflichtung aller Beschäftigten durch den Unternehmer bzw. die oberste Leitung.

• Festlegung eines Verfahrens für die Anpassung der Zuständigkeiten bei Bedarf.

  Anpassung in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess integrieren.

• Festlegung eines Verfahrens zur Sicherstellung der Wahrnehmung der Pflichten und Aufgaben im Arbeitsschutz.

Wie die Arbeitsgruppe bei der Bearbeitung dieser Aufgaben vorgehen kann, wird ausführlich im Beitrag "Festlegen der Zuständigkeiten im Arbeitsschutz" beschrieben.

Praxis-Tipp

So gehen Sie vor:

1. Setzen Sie sich mit der Thematik "Regelung der Zuständigkeiten" auseinander.

2. Stellen Sie Informationen und Arbeitshilfen zusammen, z. B.:

   • Checkliste Pflichten und Aufgaben im Arbeitsschutz
   • Checkliste Aufgaben- und Funktionsträger im Arbeitsschutz
   • Vorlage Aufgaben- und Funktionsmatrix
   • Vorlagen zur Bestellung/Beauftragung von Aufgaben und Funktionsträgern
   • Arbeitshilfen der Berufsgenossenschaft
3. Besprechen Sie die Aufgabe "Regelung der Zuständigkeiten" mit der Projektgruppe, diskutieren Sie Eckpunkte und die Umsetzung. Regen Sie dabei die Gründung der Arbeitsgruppe "Zuständigkeiten im Arbeitsschutz" an.

4. Gründen und beauftragen Sie bzw. ein Mitglied der Projektgruppe die Arbeitsgruppe "Zuständigkeiten im Arbeitsschutz".

   Für die Beauftragung können Sie die Checkliste "Beauftragung der Arbeitsgruppe 'Zuständigkeiten im Arbeitsschutz'" und für die Einweisung die Präsentation "Einweisung der Arbeitsgruppe 'Zuständigkeiten im Arbeitsschutz'" verwenden.

5. Passen Sie die zusammengestellten Informationen und Arbeitshilfen bei Bedarf unternehmensspezifisch a...