Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems – Schri ... / 1 Dokumentationserfordernisse und -pflichten

Dass Unterweisungen zu protokollieren, Arbeitsschutzakteure wie z. B. die Fachkraft für Arbeitssicherheit schriftlich zu bestellen sowie die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilungen und die sich daraus ergebenden Schutzmaßnahmen zu dokumentieren sind, wird in der betrieblichen Praxis durchaus verstanden und auch akzeptiert. Schwerer tun sich insbesondere kleine und mittlere Betriebe mit der Pflicht, "viele" weitere Dokumente anzufertigen und über gewisse Zeiträume aufzubewahren. Vor allem dann, wenn der Sinn und die Notwendigkeit von Aufzeichnungen und Dokumenten für sie nicht ersichtlich sind sowie die Dokumentation ihnen – anscheinend – nicht nützt, sondern im Gegenteil ggf. gegen sie verwendet werden kann. Sie wird – häufig unreflektiert – als unnötige Belastung und überbordende Bürokratie angesehen, was die Aufgeschlossenheit und das Engagement gegenüber einem systematischen Arbeits- und Gesundheitsschutz und damit einem AMS hemmt.

Praxis-Tipp

Vorherrschende Sichtweise ernst nehmen

Setzen Sie sich im Rahmen der AMS-Einführung frühzeitig mit den Bedenken "noch mehr dokumentieren zu müssen" ernsthaft auseinander.

1.1 Dokumentation

Unter Dokumentation versteht man das gezielte Sammeln, strukturierte Zusammenstellen, Konservieren und Nutzbarmachen von festgelegten Informationen (Daten), wie externe Anforderungen (Verpflichtungen), Entscheidungen, Vereinbarungen, Festlegungen, Anweisungen, Beschreibungen, Aufzeichnungen und Nachweise. Ziel ist es, die hinterlegten Informationen bei Bedarf (zu einem späteren Zeitpunkt) – ohne großes Suchen – verfügbar zu haben.

Praxis-Beispiel

Nutzung von Firmenfahrzeugen

Der Chef einer Sanitär- und Heizungsfirma hat jedem Obermonteur einen firmeneigenen Kleintransporter mit entsprechender Ausstattung für dienstliche Fahrten übergeben. Aus der Halterhaftung (§ 21 StVG) resultiert die Notwendigkeit sicherzustellen, dass die Fahrer die erforderliche Fahrerlaubnis besitzen (regelmäßige Führerscheinkontrolle). Aus der Gefährdungsbeurteilung folgt die Notwendigkeit einer jährlichen Unterweisung zum Thema Ladungssicherung.

Dokumentation: Beim Aufbau des AMS werden in einer dokumentierten Information (Verfahrensanweisung 14-2018 "Nutzung der Firmenfahrzeuge nur mit gültiger Fahrerlaubnis") festgelegt:

• die Pflichten jedes Fahrers – insbesondere die Meldepflicht beim Verlust der Fahrerlaubnis und die Zusicherung, dass ein Verlust kein Kündigungsgrund ist,
• die Zuständigkeit für die regelmäßige Überprüfung der Fahrerlaubnisse sowie die Unterweisung,
• die Aufnahme des Themas Ladungssicherung in den Unterweisungsplan,
• die Vorgehensweise bei der Überprüfung der Fahrerlaubnisse und
• die einzusetzenden Formulare.

Diese Verfahrensanweisung sowie die Formulare sind elektronisch hinterlegt. Einsichtberechtigt sind der Unternehmer, alle Führungskräfte und der AMS-Beauftragte; änderungsberechtigt ist nur der AMS-Beauftragte.

1.2 Dokumentation: Notwendiges Übel oder Erfolgsfaktor?

Im Informationszeitalter ist der richtige Umgang mit Informationen (Daten) sehr wichtig. Da im Arbeits- und Gesundheitsschutz traditionell die Notwendigkeit der Dokumentation mit externen Forderungen begründet wurde/wird und jede unzureichende Umsetzung durch die Dokumentation bzw. die fehlende Dokumentation augenscheinlich wird, trifft man im Management vielfach auf eine eher reservierte Haltung, wenn es um die Dokumentation im Arbeits- und Gesundheitsschutz geht. Dabei ist diesen Personen aus anderen Bereichen durchaus bekannt, dass eine professionell organisierte Dokumentation ein Grundstein (Auswertung von Informationen) für jeden Erfolg ist.

Ein Beispiel für die reservierte Haltung war die Präsentation des oben skizzierten Good-Practice-Beispiels zur Nutzung von Firmenfahrzeugen bei einer Innungsversammlung. Die überwiegende Mehrheit der Kollegen des Handwerksunternehmers brachten zunächst ihre Skepsis zum Ausdruck und konnten erst von der Notwendigkeit der Dokumentation überzeugt werden, als der Unternehmer über seine Erfahrungen berichtete.

Wichtig

Auf das richtige Verkaufen kommt es an!

Die Dokumentation im Arbeits- und Gesundheitsschutz muss besser verkauft werden! Der Schlüssel hierfür ist der Nutzen.

Ein AMS ist ein informationsbasiertes System. Bei der Einführung eines Arbeitsschutzmanagements sollte dies, die Praktikabilität und der Nutzen vermittelt werden.

Wichtig erscheint auch die Auseinandersetzung mit den unterschiedlichen Interessenlagen hinsichtlich der Dokumentation im Arbeits- und Gesundheitsschutz:

• Intentionen des Unternehmens

  Mit der Dokumentation verfolgt ein Unternehmen v. a. folgende Ziele:

  • Schaffung einer klaren Grundlage für das betriebliche Handeln der einzelnen Akteure: durch bekannt gemachte Ziele, Stellen- bzw. Funktionsbeschreibungen, schriftliche Bestellungen bzw. Beauftragungen, geregelte Zuständigkeiten, Arbeitspläne, definierte Aufgaben, beschriebene Vorgehensweisen, schriftliche Anweisungen, Schilder, festgelegte Informations- und Kommunikationsnotwendigkeiten sowie festgelegte Nachweise;
  • Bereitstellung von Informationen (Daten) zum Steuern (Managen) des betrieblichen Arbe...