Fachbeiträge & Kommentare zu Steuerrecht

Die aufzeichnungspflichtigen und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen[1] können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.[2] Dies muss aber den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen und es muss sicherges...mehr

Handelsrechtlich sind nur Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. geordnet aufzubewahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungsfristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten. Wichtig Einzelunternehmen, OHG, KG, stille Gesellschaft Bei Einzelunternehmen ist der Inhaber aufbewahrungspflichtig, bei der...mehr

11.1 Rückstellung dem Grunde nach Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Denn bei der Aufbewahrungspflicht handelt es sich um eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung.[1]. Die Passivierungspflicht besteht über den Maßgeblichkeitsgrundsatz[2] sowohl in der Handelsbilanz a...mehr

11.2.1 Berücksichtigungsfähige Kosten Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten.[1] Bei der Berechnung sind folg...mehr

Begriff Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfris...mehr

Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.[1] Auch Steuerpflichtige, die nach § 4 Abs. 3 EStG als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen, sind verpflichtet, Aufzeichnungen und Unterlagen aufzubewahren.[2] 4.1 Speicherung auf Bild- oder Datenträger ist zulässig Die a...mehr

Für Privatpersonen besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, außer bei Personen mit positiven Überschusseinkünften von mehr als 500.000 (750.000 – vgl. Tz. 15) EUR und bei Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Jedoch sollte dieser Personenkreis schon im Hinblick auf die Gewährleistungsfrist von 2 Jahren Belege und Kontoauszüge länger aufbewahren. Belege, ...mehr

Wer aufzubewahrende Unterlagen auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger vorlegt, ist verpflichtet[1], Hilfsmittel bereitzustellen um die Unterlagen lesbar zu machen. Das Finanzamt kann auch verlangen, dass die Unterlagen ganz oder teilweise ausgedruckt oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen erstellt werden. Der Unternehmer muss digitalisierte Unterlagen über ...mehr

Steuerberater können für die Kosten der Aufbewahrung von Mandantendaten und Handakten im DATEV-Rechenzentrum keine Rückstellung bilden. Laut BFH[1] fehlt es an einer öffentlich-rechtlichen wie auch an einer zivilrechtlichen Verpflichtung zur Datenaufbewahrung durch den Steuerberater.mehr

Einige Bundesländer haben Unternehmen, Händler und Gastwirte bei der technischen Umstellung der Kassensysteme mehr Zeit gegeben. Die Finanzverwaltungen der Bundesländer beanstanden Kassensysteme ab dem 1.4.2021, wenn der Einbau einer Sicherungseinrichtung unterblieben ist. Eine Ausnahme bestand für Kassenmodelle, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1. 1.2020 angeschafft wurde...mehr

Für Personen mit Überschusseinkünften bestehen ebenfalls Aufbewahrungspflichten. Beträgt die Summe der positiven Überschusseinkünfte (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Einkünfte aus Kapitalvermögen, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr, müssen die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschussei...mehr

Eine maschinelle Auswertbarkeit[1] ist bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen gegeben, die mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen, eine Volltextsuche ermöglichen, auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weitesten Sinne ermöglichen, z. B. Bildschirmabfragen, die ...mehr

Im Falle eines Systemwechsels, einer Systemänderung, z. B. Änderung der OCR-Software, Update der Finanzbuchhaltung etc., oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ist es nur dann nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems über die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, wenn die au...mehr

Steuerrechtlich gilt die Besonderheit, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das bedeutet, dass beispielsweise nach einer begonnenen Betriebsprüfung (Außenprüfung) nicht nur die Festsetzungsverjährung für die Festsetzungsfrist für Steuern, auf die sich die Prüfung er...mehr

Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht, muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Hieraus muss der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig u...mehr

Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. Für die Abzinsung ist der Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend.[1] Da die Aufbewahrungspflicht aber mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt, ergibt sich hier kein Abzinsungszeitraum.mehr

Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung aus dem Produktivsystem einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies regelt der neue § 147 Abs. 6 S. 6 AO und der Anwendungserlass zur Abgabenordnung in Art. 97 § 19b Abs. 2 AEAO. Diese Erleichterung gilt erstmals für aufzeichnungs- und aufbe...mehr

Für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen – auch in elektronischer Form – sind einzig und allein der Kaufmann/Unternehmer/Freiberufler und Personen mit hohen Überschusseinkünften (Steuerpflichtige) verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführu...mehr

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als "Transportmittel", z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält sie sonst keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papi...mehr

Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Denn bei der Aufbewahrungspflicht handelt es sich um eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung.[1]. Die Passivierungspflicht besteht über den Maßgeblichkeitsgrundsatz[2] sowohl in der Handelsbilanz als auch in der Steuerbilanz. Bei d...mehr

Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Unternehmer muss hierzu eine Organisationsanweisung erstellen, die u. a. regelt: wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung, welches Schriftgut gescannt wird, ob ein...mehr

Kaufleute und bilanzierende Gewerbetreibende, Gewerbetreibende, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, und Freiberufler müssen nachfolgende Unterlagen aufbewahren: Die grundlegenden Buchführungs- und Abschlussunterlagen:[1] Handelsbücher (handelsrechtlich) bzw. Bücher und Aufzeichnungen (steuerrechtlich), Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Er...mehr

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.mehr

Die Rückstellung kann nach 2 Methoden berechnet werden: 1. Möglichkeit: Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren. 2. Möglichkeit: Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten können mit dem Fakto...mehr

Die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten ist auch über eine Cloud möglich. Im BMF-Schreiben v. 28.11.2019 [1] wird die Cloud als Speichermedium genannt. Aber Vorsicht! Der Server sollte sich grundsätzlich in der Bundesrepublik oder einem Mitgliedstaat der Europäischen Union befinden. Befindet sich der Server in keinem Mitgliedstaat der Europäischen Union (Drittstaat), ist zu...mehr

Es ist möglich, dass Rechnungen auch außerhalb des Gemeinschaftsgebiets und Drittstaatenelektronisch aufbewahrt werden.[1] Achtung Daten müssen auswertbar sein Die Vorlage von Papierbelegen und Kontenausdrucken reicht nicht mehr. Diese Regelung wird von der Finanzverwaltung auf alle ab dem Jahr 2002 erstellten Buchführungen und anderen Unterlagen angewandt. Bei vorher erstellten...mehr

Im Datenverarbeitungssystem erzeugte Daten, z. B. Grund(buch)aufzeichnungen in Vor- und Nebensystemen, Buchungen, generierte Datensätze zur Erstellung von Ausgangsrechnungen, oder darin empfangene Daten, z. B. EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch), müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden. Im DV-System erzeugte Dokumente, z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsr...mehr

Wurden in 2013 die letzten Aufzeichnungen für das Jahr 2012 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, so können die 2012er Unterlagen ab dem 1.1.2024 vernichtet werden. Denn unter Berücksichtigung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist beginnt die Frist mit Ablauf des Kalenderjahrs 2013 und endet mit Ablauf des Kalenderjahrs 2023. Ab dem 1.1.2024 können alle Unterlagen für das J...mehr

Aus eigenem Interesse sollten folgende Unterlagen rund 30 Jahre aufbewahrt werden: Urteile Mahnbescheide Prozessakten Vielfach kommt es vor, dass diese Unterlagen auch nach Jahrzehnten noch einmal als Nachweis gebraucht werden. In diesem Fall kann die Aufbewahrung einen entscheidenden Vorteil haben. Für bestimmte Unterlagen gibt es keinen Vernichtungszeitpunkt. Diese sollten desh...mehr

Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (Scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Werden gescannte Dokumente per OCR-Verfahren um Volltextinformationen angereichert, so ist dieser Volltext über die Dauer der...mehr

Das Bundeskabinett hat die vorgelegten Eckpunkte vom Bundesjustizministerium für ein neues Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beschlossen. Damit soll ein wesentlicher Beitrag zum Abbau von bürokratischen Hürden geleistet und ein Vorhaben aus dem Koalitionsvertrag umgesetzt werden. Mit den Maßnahmen sollen die Wirtschaft, Bürgerinnen und Bürger sowie die Verwaltung entlastet...mehr

Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten.[1] Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen: Einmaliger ...mehr

Die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz darf den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten.[1] Der BFH hat diese Auffassung mit Urteil vom 11.10.2012 bestätigt.[2] Praxis-Beispiel Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrung in digitaler Form Der Einzelunternehmer bewahrt seine Geschäftsunterlagen in digitaler Form am Arbeitsplatz des Büromitarbeiter...mehr

Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde bei dem Datenzugriff aktiv unterstützen.[1] Dabei entstehende Kosten hat der Steuerpflichtige selbst zu tragen.[2] Eine Kostenübernahme durch die Finanzverwaltung erfolgt nicht. Wichtig Vorsicht bei Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen Eine Außenprüfung umfasst das Recht der Finanzverwaltung, die Überlassung der gespeicherten U...mehr

Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht aufbewahrt bzw. nicht ausreichend lange aufbewahrt, muss auch mit großen Nachteilen in Zivilprozessen rechnen. Die vernichteten Unterlagen haben keine Beweiskraft mehr. Insbesondere bei Überschuldung, drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit kann die Vernichtung von Belegen mit einer Freiheitsstrafe geahndet werden.[1] Dane...mehr

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung (Überführung/Umwandlung von Daten eines Datenformats...mehr

Kontoauszüge werden zunehmend nur in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu s...mehr

Die Finanzbehörde hat das Recht, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (DV-System) erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Wichtig Datenzugriff nur während der Außenprüfung Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Um...mehr

Die Anlagenbuchführung ist ein Bestandteil des Rechnungswesens und als solche eine Nebenbuchhaltung der Finanzbuchhaltung. Diese kann traditionell auf Papier oder – heute weit überwiegend – unter Einsatz der EDV geführt werden. Bei einem Anlagenverzeichnis auf Papier werden sämtliche Wirtschaftsgüter auf Inventarbögen oder Karteikarten erfasst. In der EDV-Anlagenbuchhaltung ...mehr

Für die persönliche Zurechnung kommt es auf das materielle Steuerrecht an (vgl. § 39 AO), für die Zurechnung von Einkünften insb. auf die individuelle Verwirklichung des Tatbestands der Einkunftserzielung (BFH v. 18.5.2004 – IX R 42/01, BFH/NV 2005, 168; BFH v. 7.6.2006 – IX R 14/04, BFH/NV 2006, 2053), für die Zurechnung gewerblicher Gewinne auf das Vorliegen einer Mitunter...mehr

Die Gewinne aus einer betriebsintern veranstalteten Verlosung und der vom Arbeitgeber überlassenen Lotterielose werden beitragsrechtlich entsprechend ihrer steuerrechtlichen Beurteilung behandelt. Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt liegt deshalb nicht vor, soweit die Einnahmen lohnsteuerfrei sind.[1] Mithin gehören die nicht lohnsteuerfreien Gewinne aus einer betriebsintern ...mehr

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Die Besteuerung erfolgt im Falle der gesonderten (ggf. und einheitlichen Feststellung) in zwei Schritten. Die Grundlagen der Besteuerung (z.B. bestimmte Einkünfte) werden in einem gesonderten Verfahren ermittelt und durch einen gesonderten Bescheid festgestellt, dem Feststellungsbescheid. Davon getrennt wird der eigentliche Steuerbescheid, in dem die zu zahlende Steuer festg...mehr

Der Begriff des Schadensersatzes ist im Steuerrecht nicht eigens definiert. Grundsätzlich gilt hierbei die allgemeine Definition, dass es sich um einen Ersatz für einen erlittenen Schaden handelt. Es wird im Bereich des Steuerrechts jedoch oft auch von Entschädigungen[1] gesprochen. Diese werden als "Schaden"-Ersatz für entgangene oder entgehende Einnahmen[2], für die Aufgabe o...mehr

Nach § 1 Abs. 3a Satz 1 GrEStG gilt, soweit eine Besteuerung nach § 1 Abs. 2a, 2b und 3 GrEStG nicht in Betracht kommt, als Rechtsvorgang nach § 1 Abs. 3 GrEStG auch ein solcher, auf Grund dessen ein Rechtsträger unmittelbar oder mittelbar oder teils unmittelbar, teils mittelbar eine wirtschaftliche Beteiligung von mindestens 90 % an einer Gesellschaft, zu deren Vermögen ein...mehr

Inzwischen gehen dem Vernehmen nach bei den Finanzämtern täglich "waschkörbeweise" Einsprüche gegen die Feststellungen der Grundsteuerwerte auf den 1.1.2022 ein, mit denen insbesondere verfassungsrechtliche Zweifel an den neuen Regelungen geltend gemacht werden. Dabei gehen die einspruchsführenden Steuerpflichtigen hinsichtlich der Frage der Verfassungsmäßigkeit der neuen Gr...mehr

Die Begünstigungsvorschriften erstrecken sich im Einzelnen auf folgende Vorgänge: Übergang eines Grundstücks von mehreren Miteigentümern[2] oder von einem Alleineigentümer[3] auf eine Gesamthand. Achtung Einbringung von Gesellschaftsanteilen § 5 GrEStG ist grundsätzlich auf alle steuerbaren Erwerbsvorgänge des § 1 GrEStG anwendbar, auch auf die fiktiven Erwerbsvorgänge nach § 1...mehr

2.6.1 Finale Verluste einer EU-Freistellungsbetriebsstätte Laut EuGH steht die unionsrechtliche Niederlassungsfreiheit dem Untergang der sog. "finalen" Verluste von EU-Freistellungsbetriebsstätten nicht entgegen (EuGH, Urteil v. 22.9.2022, C-538/20, Rs. W). Dem folgte der BFH und verneinte die Berücksichtigung finaler Verluste einer Betriebsstätte bei der Körperschaft- und de...mehr

7.7.1 Grenzüberschreitende Finanzierungsbeziehungen Mit Wirkung ab dem VZ bzw. EZ 2024 soll mit § 1 Abs. 3d AStG eine Norm zur außerbilanziellen Korrektur von bei inländischen Steuerpflichtigen anfallenden Aufwendungen aus grenzüberschreitenden Finanzierungsbeziehungen eingeführt werden. Eine außerbilanzielle Korrektur erfolgt danach, wenn der Steuerpflichtige nicht glaubhaft m...mehr

Laut EuGH steht die unionsrechtliche Niederlassungsfreiheit dem Untergang der sog. "finalen" Verluste von EU-Freistellungsbetriebsstätten nicht entgegen (EuGH, Urteil v. 22.9.2022, C-538/20, Rs. W). Dem folgte der BFH und verneinte die Berücksichtigung finaler Verluste einer Betriebsstätte bei der Körperschaft- und der Gewerbesteuer (BFH, Urteil v. 22.2.2023, I R 35/22 (I R ...mehr